Voor het gebruik van Goedkeuringsworkflows dient in het Canvas van een Portfolio-item of Project het ‘Goedkeurings-segment’ opgenomen te zijn. Dit staat uitgelegd in het artikel Goedkeuringsworkflows configureren.
Als dit is gedaan, dan kun je als gebruiker een Goedkeuringsworkflow starten door bij dit segment op ‘+ TOEVOEGEN’ te drukken.
Op dat moment komt er een pop-up waarin het goedkeuringsverzoek kan worden aangemaakt:
Belangrijk om in te vullen:
- Titel: duidelijke titel die ook als er meerdere Goedkeuringsworkflows zijn gestart nog iets zegt.
- Categorie: kies welk type Goedkeuringsworkflow je wil starten
- Afhankelijk van de gestarte workflow kan het zijn dat er specifieke personen gekoppeld moeten worden. In dit voorbeeld zijn dat de leden van de Stuurgroep.
- Bijlage: hier kan één of meerdere documenten gekoppeld worden aan de workflow.
- Bericht aan eigenaren van standaardtaken: hier kun je nog wat achtergrondinformatie neerzetten.
Druk je op ‘Toevoegen’, dan wordt de workflow gestart. Op basis van de volgorde die in de workflow is geconfigureerd krijgen personen een mail met een link naar de gestarte workflow.
Om de status te volgen kun je op het canvas van het Portfolio-item of Project de Goedkeuringsworkflow aanklikken. Er opent dan een pop-up met alle informatie over de status van deze workflow.
Vanuit dit statusscherm kunnen ook de volgende handelingen verricht worden:
De aanvrager van de workflow en de Coördinator van de Workflow-groep kunnen desgewenst de workflow afbreken. Daarna kan deze eventueel gearchiveerd worden.
Als een medewerker die Advies moet geven of moet Goedkeuren dit (tijdelijk) niet kan, kan door op ‘Wijzigen’ te drukken het verzoek doorgezet worden naar de vervanger van deze persoon.
