Let op: het is alleen mogelijk om vooraf geconfigureerde Goedkeuringsworkflows te starten. Deze worden geconfigureerd in de ‘Goedkeuringsworkflows-app’.
De volgende 3 stappen dienen uitgevoerd te worden voordat Goedkeuringsworkflows gebruikt kunnen worden:
Wie mogen Goedkeuringsworkflows configureren
Alleen de in het tabblad ‘Configuratie’ opgegeven leden kunnen Goedkeuringsworkflows configureren.
- Manager: deze personen kunnen binnen de Goedkeuringsworkflows-app alles.
- Coördinatoren: kunnen door de ‘Manager’ toegewezen worden aan een Goedkeuringsworkflow-Groep. Binnen een dergelijke groep kunnen zij:
- Goedkeuringsworkflows definiëren die later door gebruikers van de FCC gebruikt kunnen worden.
- gestarte goedkeuringsverzoeken beheren: onjuiste verzoeken kunnen worden afgebroken en gearchiveerd.
Om te beginnen dient een Systeembeheerder een ‘Manager’ te koppelen aan de Goedkeuringsworkflow-app. Dit door:
- de Goedkeuringsworkflow-app te openen
- naar tabblad ‘Configuratie te gaan
- op de knop ‘Leden’ te klikken
- op het ‘+’-teken klikken en de persoon die ‘Manager’ van deze app wordt uit de naam met gebruikers te kiezen.
Zodra de gekoppelde ‘Manager’ daarna de FCC start en op de app-selector klikt (links bovenin het scherm) verschijnt in het pull-down menu het icoon voor de Goedkeuringsworkflows-app. Door de app te openen kan de gekoppelde ‘Manager’ vervolgens andere ‘Managers’ en ‘Coördinatoren’ op dezelfde wijze als hierboven beschreven staat toevoegen.
Configureren van Groepen, Rollen en Categorieën
Gebruikers kunnen alleen vooraf geconfigureerde Goedkeuringsworkflows gebruiken. Dit configureren vindt plaats in de ‘Goedkeuringsworkflows-app’.
Hoe kunnen Goedkeuringsworkflows geconfigureerd worden
- In de ‘Goedkeuringsworkflows-app’ kunnen Groepen worden aangemaakt.
- In deze Groepen kunnen Goedkeuringsworkflows (categorieën genaamd) geconfigureerd worden.
- In zo’n Goedkeuringsworkflow kun je aangeven welke rollen/personen wanneer in het proces (na elkaar of tegelijkertijd) hun goedkeuring of advies moeten geven.
De hier geconfigureerde Goedkeuringsworkflow wordt onder een duidelijke naam opgeslagen. Vanaf dan is de geconfigureerde workflow door de gebruikers van de Fortes Change Cloud te kiezen bij het starten van een Goedkeuringsworkflow.
Groepen maken
Het idee achter het gebruik van Groepen is dat daarin alle Goedkeuringsworkflows die horen bij bijvoorbeeld één portfolio of organisatie-eenheid geconfigureerd en beheerd kunnen worden.
In de ‘Goedkeuringsworkflows-app’ tabblad ‘CONFIGURATIE’ kunnen Groepen aangemaakt worden. Druk hiervoor op de knop ‘+ Groep toevoegen’
Als je een Groep aanmaakt kan daar ook een Coördinator aan gekoppeld worden. Deze persoon kan dan alleen voor die Groep workflows configureren en gestarte workflows beheren.
Rollen en Goedkeuringsworkflows configureren
Let op: Categorieën = Goedkeuringsworkflows
Rollen
In Goedkeuringsworkflows beoordelen mensen op basis van hun rol. Deze rollen worden opgenomen in de te configureren Goedkeuringsworkflows.
Het is best practice om de vaste rollen (zoals portfoliomanager of MT-leden) op deze manier te koppelen aan mensen. Dit omdat als de rol wordt overgenomen door een andere medewerker je hier eenvoudig de naam kunt omwisselen waarmee direct in alle nog lopende en te starten Workflows de juiste persoon is opgenomen.
Bij minder vaste rollen (zoals bv. stuurgroep leden die bij ieder project anders kunnen zijn) doe je dit niet. Bij de configuratie van de workflow is per stap in te stellen of je met rollen of met te kiezen personen wil werken.
Een rol-definitie is altijd 1-op-1 met een persoon. Zijn er bijvoorbeeld 2 architecten die betrokken worden bij goedkeuringen, dan maak je 2 rollen aan: één voor Architect A en één voor Architect B.
Bij het vastleggen van een Rol vul je in:
- Naam: duidelijke naam van de rol die voor iedereen herkenbaar is.
- Goedkeurder: naam van de persoon die nu gekoppeld is aan deze rol
- Reserve goedkeurder: optioneel kun je aan reserve goedkeurder opnemen. Als de primaire goedkeurder (tijdelijk) niet in staat is om het verzoek af te handelen, dan kan de coördinator dit doorzetten naar de reserve goedkeurder.
Categorieën (Goedkeuringsworkflows) configureren
Na de voorbereidingen kunnen nu de daadwerkelijke Goedkeuringsworkflows geconfigureerd worden. Deze kan bestaan uit maximaal 5 sequentiële stappen. Per stap kunnen meerdere rollen/personen gekoppeld worden die parallel of sequentieel mogen beoordelen of adviseren.
Hoe de workflow geconfigureerd kan worden laat zich het beste uitleggen aan de hand van onderstaande voorbeeld.
Bijgaand een voorbeeld van een Wijzigingsverzoek-workflow met 3 sequentiële stappen:
De medewerkers met de rol ‘Controller’ en ‘Enterprise architect’ wordt in deze eerste stap gevraagd Parallel (onafhankelijk van elkaar) Advies te geven.
Zodra beide specialisten hun advies hebben ingediend start Stap 2.
Met de adviezen van de beide specialisten uit Stap 1 worden de stuurgroep leden van het project gevraagd om na elkaar (sequentieel) goedkeuring te geven. Hier zijn geen specifieke Rollen met namen ingevuld omdat de bezetting van de stuurgroep per project anders kan zijn. Hier ben je immers bezig met het generieke configureren van de workflow. Belangrijk is om hier een duidelijk label op te voeren zodat de gebruiker weet welke personen moeten worden ingevuld.
Start je vanuit een project deze workflow, dan wordt de gebruiker gevraagd wie de stuurgroep leden zijn die moeten beoordelen.
Een laatste toets in dit voorbeeld vindt plaats door de persoon met de Rol Portfoliomanager. Als deze persoon ook akkoord is, is deze Goedkeuringsworkflow geheel doorlopen.
Opnemen van het ‘Goedkeurings-segment’ in het canvas van het Portfolio en Project-model
Goedkeuringsworkflows kunnen zowel vanuit Portfolio-items als vanuit de Projecten gestart worden. Ongeacht aan welke kant de workflows gestart worden zijn ze direct aan beide kanten (zowel Portfolio-item als bijbehorend Project) te zien.
In het canvas dat gebruikt wordt bij Portfolio-items en Projecten kan een segment voor de Goedkeuringsworkflow worden opgenomen (zie voor meer informatie over canvassen: ‘Hoe maak ik een canvas aan in de portfolio-funnel’)
Let op: voor Projecten dien je het canvas-segment voor Goedkeuring op te nemen in het ‘Project Model’
Kies bij het definiëren van een canvas na het aanklikken van ’SEGMENT TOEVOEGEN’ bij ‘Type’ voor ‘Goedkeuring’. Het volgende configuratiescherm verschijnt dan:
Belangrijk om hier in te vullen is:
- Groep: kies hier de Groep met de Goedkeuringsworkflows die je in dit portfolio wil gebruiken.
- Categorieën: binnen een Groep kunnen diverse Goedkeuringsworkflows (=Categorieën) beschikbaar zijn. Normaal gesproken kies je ervoor dat alle beschikbare workflows gebruikt kunnen worden maar je kunt dit ook inperken door een selectie te maken.
- Versnelde beoordeling toestaan: Hiermee kun je de procedure verkorten als de workflow afgekeurd wordt en opnieuw aanboden wordt. De rollen van de stappen die al uitgevoerd zijn kunnen gekozen worden zodat deze parallel aan elkaar alleen de wijzigingen kunnen goedkeuren. Dit versnelt de workflow bij het tweede keer doorlopen.
Notificaties worden met e-mail aan de betrokkenen verzonden. In deze notificaties is een link naar de workflow opgenomen.
