Over de Uren-app Algemeen – Urenverantwoording
Met de Uren-app kan een gebruiker in de Fortes Change Cloud de urenverantwoording uitvoeren. Dit door het invullen van weekstaten. Bestede uren kunnen geboekt worden op zowel Project Activiteiten (PA’s) als op Niet Project Activiteiten (NPA’s).
Urenverantwoording is mogelijk vanaf de PC in de Fortes Change Cloud en vanaf een mobiele device.
Een ingevulde weekstaat kan door de gebruiker worden ingediend. Op dat moment wordt een goedkeuringsworkflow gestart. Hierbij kan bijvoorbeeld de Projectleider de PA-uren die geschreven zijn op haar/zijn project accorderen en de lijnmanager de NPA-uren (zoals verlof, cursus, werkoverleg) accorderen.
Afgekeurde weekstaten worden met commentaar van de beoordelaar opnieuw aangeboden aan de gebruiker. De gebruiker kan de afgekeurde regels in de weekstaat corrigeren en opnieuw indienen. Voordat gebruik kan worden gemaakt van de Urenverantwoording dient deze geconfigureerd te worden. De configuratie kan alleen door Systeembeheerders uitgevoerd worden.
Uren verantwoorden met de Uren-app
Zodra je de Fortes Change Cloud opent wordt jouw persoonlijke startpagina getoond.
Op deze pagina staan onder andere alle weekstaten die ingevuld dienen te worden.
Een ander manier om de weekstaten te benaderen is via de App-selector (in de linker bovenhoek van het scherm).
En dan op de Uren-app klikken.
Dan verschijnt een pagina met per openstaande weekstaat een tegeltje
Open een weekstaat door erop te klikken met de linkermuisknop.
Invullen geopende weekstaat
Heb je al eerder weekstaten ingediend, dan staan de laatste items waarop je uren hebt verantwoord al voor-ingevuld. Je kunt dan eenvoudig de bestede uren op die items invullen: klik op het dag-veld achter het item en vul een getal in.
Ontbreekt er een item waarop je uren wil verantwoorden, dan kun je die toevoegen door op de volgende knop te klikken (rechtsboven in het scherm):
Er verschijnt een pop-up die de door jou geselecteerde items van de afgelopen weken laat zien. Staat het item waarop je uren wil verantwoorden niet in die lijst, dan kun je een zoekwoord in de zoekbalk invoeren.
Items die overeenkomen met de zoekterm worden getoond. Klik op het vinkveld voor het item en vervolgens op de knop ‘Regel toevoegen’ om het geselecteerde item aan de weekstaat toe te voegen.
Controleer dat je alle uren hebt verantwoord
In de weekstaat wordt boven de items het totaal van de verantwoorde uren per dag getoond:
Afronden – Goedkeuring aanvragen
Als de uren voor de betreffende week zijn verantwoord kan Goedkeuring op de weekstaat aangevraagd worden. Druk daarvoor op de volgende knop (rechtsboven in het scherm):
In de weekstaat kunnen regels staan waar een poppetje voor staat.
Dat wil zeggen dat het uren zijn die geschreven zijn op een Project en dat de Projectleider deze verantwoorde uren zal goedkeuren.
De regels zonder dit poppetje worden door de Lijnmanager goedgekeurd.
Activeren van de Uren-app op mobiele device
Voor mobiele devices (Telefoon, Tablet) is een uren-app beschikbaar. Deze is NIET via de gebruikelijke app-stores te installeren, maar door de volgende stappen uit te voeren:
- Ga naar de uren-app in de Fortes Change Cloud. Dit via de APP-selector
En dan op de Uren-app klikken.
En dan op de Uren-app klikken.
- Kopieer de URL van de Uren-app in de Fortes Change Cloud.
– Selecteer boven in de adres-balk van de browser de gehele URL
– Klik rechtermuisknop: met de muis op de geselecteerde URL
– Er komt een pull-down menu: kies voor de optie “Kopiëren
- Stuur deze URL naar de mobiele device.
Plak de gekopieerde URL in bijvoorbeeld een mail of Whatts app/Signal/.. bericht en zorg dat deze op je mobiel te raadplegen is.
- Open de Fortes Change Cloud op de mobiele device door op de URL te klikken.
De Fortes Change Cloud wordt in de browser op je mobiele device geopend.
Zodra je inlogt kom je direct in de Uren-app.
- Installeer de speciale Mobile Hours-app.
Als je voor de eerste keer de URL op de mobiele device opent in de browser verschijnt bovenstaande scherm. Onder in beeld staat:
Klik hier op. De volgende pop-up verschijnt:
Klik op ‘Installeren’ om de app op je mobiele device te installeren.
Als het goed is wordt het proces van installatie nu automatisch afgerond en is de app te gebruiken.
Configureren van Uren-verantwoording
Algemeen
Voordat gebruik kan worden gemaakt van de Urenverantwoording dient deze geconfigureerd te worden. In deze configuratie wordt bepaald op welke items uren mogen worden verantwoord:
bijvoorbeeld alleen op Projecten of alleen op Fasen of juist gedetailleerd op producten in een Projectplanning. En mag je dan schrijven op al afgeronde producten of alleen op nog lopende producten, en wie moet paraferen etc. etc. Kortom er moet eerst nagedacht worden over wat je wil bereiken met tijdschrijven en dat bepaalt de configuratie en dat bepaalt waarop gebruikers uren kunnen verantwoorden.
Daarnaast kan per resourcepool aangegeven worden of de medewerkers in die pool uren moeten verantwoorden of niet en welke configuratie zij daarbij gebruiken.
Wie kan de Configuratie van Tijdsregistratie maken
De Tijdsregistratie-configuratie kan alleen door Systeembeheerders uitgevoerd worden.
Activeren van de nieuwe uren-app
Begin 2022 (FCC versie 12) is er een nieuwe versie van de Uren-app beschikbaar gekomen. Deze heeft naast functionele verbeteringen een moderne lay-out en is daarmee geschikt voor mobiele devices.
De Systeembeheerder van de Fortes Change Cloud kan de nieuwe Uren-app activeren door:
- Klik op ‘Configuratie’ (tandwiel rechts boven in het scherm)
- Kies onder ‘Opties’ voor ‘Tijdregistratie’
- Kies onder ‘Tijdregistratie’ voor ‘Instellingen’
- Het volgende scherm wordt getoond:
