Strategisch financieel management bij portfolio- en projectmanagement (PPM) is een proces waarbij financiële middelen worden toegewezen aan projecten o.a. op basis van hun strategische waarde.
Het doel is om de financiële middelen van de organisatie te optimaliseren en de strategische doelstellingen te bereiken.
Dit proces omvat het identificeren van de juiste projecten, het bepalen van hun strategische waarde, het beoordelen van hun financiële haalbaarheid en het toewijzen van financiële middelen op basis van deze beoordeling. Het proces omvat ook het monitoren van de prestaties van projecten om ervoor te zorgen dat ze op schema liggen en dat de financiële middelen effectief worden gebruikt.
Middels een nieuw financieel grid dat zowel beschikbaar is in portfolio’s als projecten worden de drie niveaus aan elkaar gekoppeld. Verschillende typen geld kunnen eenvoudig met elkaar vergeleken worden bv. ‘Budget versus Forecast’ of ‘Gepland versus Besteed’. Middels scenarioplanning kan de impact van diverse situaties geanalyseerd worden voordat ze geëffectueerd worden. Zo ontstaat eenvoudig inzicht en de mogelijkheid voor financiële sturing op alle niveaus.
Financial Portfolio Planning
3 maanden tot 3 jaar (of langer) vooruit.
Door ver vooruit te kijken, weet je hoeveel geld grofweg in de toekomst nodig is. Hierdoor kun je vroegtijdig bepalen of er voldoende financiële middelen aanwezig zijn voor de projecten die de organisatie wil uitvoeren. Het vroeg onderkennen van potentiële financiële problemen geeft tijd om ze op te lossen.
Zet de benodigde capaciteit en benodigde hoeveelheid financiële middelen af tegen de bijdrage dat een (potentieel) project levert aan de doelstellingen en thema’s van de organisatie. Dit geeft het inzicht dat nodig is voor het stellen van de prioriteit.
Financial Project Planning
3 maanden tot 1,5 jaar vooruit.
Zodra een project gestart wordt, kan de projectleider een detailplanning maken. Deze detailplanning leidt tot een nauwkeurig beeld van de benodigde kosten in de tijd. Dit gedetailleerde beeld kan teruggekoppeld worden aan het portfolio zodat de ‘Financial Portfolio Planning’ kan worden aangescherpt.
Op basis van deze detailplanning kan vanuit het Portfolio een budget aan het Project toegekend worden.
De financiële situatie wordt periodiek middels een actuele prognose gerapporteerd aan het portfolio.
Financial Project Execution
Dagelijkse projectbesturing.
Tijdens het uitvoeren van het project dienen de financiën gemanaged te worden. Gedurende de uitvoering komen er bijvoorbeeld bestedingen binnen die afgezet kunnen worden tegen de geplande kosten.
Een afwijking kan leiden tot een wijziging in de ‘Financial project planning’ die weer kan leiden tot een wijziging in de ‘Financial portfolio planning’. Te grote afwijkingen zullen mogelijk leiden tot een RFC. Deze RFC’s kunnen bijvoorbeeld door de daarvoor aanwezige procedures in de organisatie afgehandeld worden.
Tip: gebruik bij de afhandeling van een wijzigingsverzoek de in FCC ingebouwde functionaliteit voor ‘Goedkeuringsworkflows’. Dat zorgt ervoor dat het formele proces wordt gevolgd en dat de vastlegging over de besluiten in de tool plaatsvindt.
