Hoe gebruik ik ‘Financial portfolio planning’

Het scherm is opgebouwd uit twee secties. De bovenste sectie bevat alle portfolio-items met daarbij de financiële gegevens. Het onderste gedeelte bevat de totalen per financiële categorie.

In het bovenste gedeelte wordt ook de planning van de portfolio-items getoond als blauwe en grijze balken. De blauwe balken zijn van portfolio-items waar nog geen project bij gestart is. De grijze balken zijn de planning van portfolio-items waar een project bij gestart is.

Ordening: middels deze iconen kan de ordening van de portfolio-items veranderd worden naar thema, portfolio funnel of één lijst.

Getal weergave: hier kun je instellen hoe de waarden getoond moeten worden: zoals ingegeven (x1), als duizendtallen (x1,000) of als miljoenen (x1,000,000)

Filteren: door hier te klikken, komt aan de linkerzijde een panel waarin alle mogelijke filters ingesteld kunnen worden. De filtering heeft alleen effect op de portfolio-items die aan de bovenkant van het scherm staan. De totalen aan de onderkant van het scherm blijven altijd over het geheel van alle portfolio-items.

Invoer en Analyse: hier kunnen alle typen geld ten opzichte van elkaar afgezet worden ten behoeve van invoer en analyse van gegevens. Als voorbeeld een aantal logische combinaties:

• Planned (portfolio) versus (Empty): hiermee ontstaat de mogelijkheid om de eerste grove schatting bij portfolio-items in te vullen. Omdat het hier de eerste grove inschatting betreft, is er nog geen project en doe je deze eerste grove schatting op het portfolio. Doel is om voor de middellange en lange termijn een gevoel bij de kosten te krijgen. Dat helpt bij het balanceren c.q. prioriteren van het portfolio.
• Budget versus Planned (portfolio): in het onderste gedeelte van het scherm staat per financiële categorie de hoeveelheid geld die voor dit portfolio gereserveerd is, afgezet tegen het budget dat aan de diverse portfolio-items is gegeven. Door het budget naast de geplande kosten per portfolio-item te zetten, ontstaat de mogelijkheid om deze grove op het portfolio geplande kosten over te nemen als budget. In het onderste gedeelte van het scherm kun je dan zien of het toekennen van budget aan dit specifieke portfolio-item past binnen het totaal aan beschikbaar geld op de langere termijn: bijvoorbeeld handig voor het maken van jaarplannen. Ook kan het toekennen van het budget dienen als startpositie voor een project.
• Budget versus Planned: in een project worden de financiën nauwkeurig gepland. Door de geplande kosten af te zetten tegen het gegeven budget ontstaat inzicht in eventuele afwijkingen. Indien de afwijking akkoord is, kunnen de geplande kosten met één druk op de knop overgenomen worden als nieuw budget.
• Budget versus Forecast: een stapje formeler is het om in de rapportage vanuit het project naar het portfolio te werken met Forecast. Waar geplande kosten meer iets is van de projectleider, is de forecast bedoeld als formele terugkoppeling van de verwachte kosten.
• Budget versus Actual: als de realisatie van de kosten wordt vastgelegd in de FCC is het zinvol om periodiek te kijken naar het verschil tussen budget en deze gerealiseerde kosten. Dit geeft een indicatie of je qua kosten nog op koers ligt.

Jaren weergave: met deze slider kun je bepalen hoeveel jaren er in dit financiële grid worden getoond.

Weergave periode: hier kun je selecteren of de periodes in maanden, kwartalen of jaren weergegeven moeten worden.

Quick filter: als je snel wil filteren op een bepaald portfolio-item dan kun je hier de naam of een deel van de naam invoeren.

Scenario mode: als je deze switch naar rechts beweegt, wordt het scherm in scenario mode gezet. Hierdoor krijg je de knoppen die bij de scenario mode horen. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk om opgeslagen scenario’s op te roepen of de opgeslagen scenario’s te managen. Ook is het mogelijk om een reeds gemaakt scenario toe te passen.

Filter op financiële categorie: onder in het scherm staan de financiële categorieën. Door hier te klikken op de filterbalk kun je een financiële categorie kiezen. Zowel het scherm aan de bovenkant met de portfolio-items als het onderste deel van het scherm met de financiële categorieën wordt dan op deze keuze gefilterd. Het is mogelijk om hier meerdere financiële categorieën tegelijk te kiezen.

Snel bedragen invoeren

Bedragen kunnen snel onder een portfolio-item ingevoerd worden.
Kies hier de juiste financiële categorie en vul het bedrag in. Het bedrag wordt dan automatisch verdeeld over de geplande looptijd van het portfolio-item.

1. Kies het type geld dat je wil invoeren.
2. Kies de financiële categorie waarop je het geld wil invoeren.
3. Voer het bedrag in.
4. Het bedrag wordt automatisch evenredig verdeeld over de geplande periode van het portfolio-item.

Let op! Het kan zijn dat je niet bij ieder type geld een waarde kunt invoeren. Dat heeft te maken met de financiële configuratie van het portfolio. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de bestedingen altijd worden ingelezen vanuit het financiële systeem en niet handmatig mogen worden ingevoerd.

Overnemen van de waarden van het ene type geld naar het andere type geld

Met één druk op de knop kun je de waarden van een bepaald type geld overnemen naar een ander type geld. Hierdoor kun je bijvoorbeeld de kosten die gepland zijn op een project eenvoudig omzetten naar het budget dat je vrijgeeft voor dit project.

1. Kies de typen geld die je over wilt nemen: links het type waarin het bedrag moet worden overgenomen, rechts het type dat als bron dient.
2. Druk op de 3 blauwe puntjes waarna een kleine pop-up verschijnt. Klik op de boodschap in deze pop-up om de bedragen over te nemen.
3. Kies of je de wijziging wilt toepassen, annuleren of op wilt slaan als een scenario.