Figuur: De 3 niveaus van Resource Capacity Planning
Voor welk doel welke FCC-inrichting
Voordat Resource Capacity Planning wordt ingericht in de FCC is het belangrijk om te bedenken voor welk doel het ingezet wordt. De planningshorizon is daarin heel bepalend.
Capacity Planning
3 maanden tot wel 3 jaar vooruit
Wil je inzicht in capaciteit ver vooruit (jaren), dan doe je dat vanuit het Portfolio en op skill/teams (niet op individuen). Je kijkt naar de capaciteit op basis van een globale planning van de portfolio-items en grove inschatting van uren.
Deze benadering helpt bv. bij het opstellen van jaarplannen en het maken van analyses over mogelijkheid om bepaalde veranderingen de komende jaren op te pakken. Daarbij voorkomt dit dat bij voorbaat te veel projecten starten zonder dat daar (grofweg) voldoende capaciteit voor is. Omdat starten van projecten te maken heeft met prioriteitstelling dient de discussie hierover ook vanuit het Portfolio gevoerd te worden. Lange termijn inzicht in beschikbaarheid van skill’s/teams is daarbij essentieel.
Resource Planning
3 maanden tot 1,5 jaar vooruit
Betrek je de Projectdynamiek erbij, dan krijg je een nauwkeuriger (capaciteits)planning vanuit de projecten. Daarmee kan enerzijds de ‘Capacity Planning’ vanuit het Portfolio tussen de 3 maanden en 1,5 jaar in meer detail en actualiteit gevoed worden en anderzijds input gegeven worden aan ‘Resource Scheduling’ voor specifieke inzet van individuen op de korte termijn (0 tot 3 maanden).
Resource Scheduling
0 tot 3 maanden vooruit
Wil je nauwkeurig inzicht in de inzet van individuen op zowel de veranderopgaven als de lijnwerkzaamheden, verlof, opleidingen etc., dan ga je aan de slag met resourcepools. Best practice is dat dit goed werkt voor de korte termijn: 0 tot 3 maanden vooruit. Kenmerkend hierbij is een aanvraag- en allocatie-proces: aanvraag door de projectleider vanuit het Project en allocatie door de lijnmanager vanuit de Resourcepool. Combineer je dit met tijdschrijven, dan ontstaat een lerende organisatie: hoeveel uur voor wie gepland à wat is daadwerkelijk geschreven à wat kunnen we daarvan leren om in de toekomst nog beter te plannen.
Figuur: Overzicht van waar, in welke periode en door wie welk niveau van Resource Capacity Planning wordt toegepast
Processen en inrichting
Ieder niveau van Resouce Capacity Planning heeft een eigen (best practice) proces. Aan de hand van deze processen wordt aangegeven hoe hierbij de FCC ingericht kan worden. De FCC is een hele flexibele software omgeving voor verandermanagement. Inrichten kan dan ook op vele manieren. Ons advies is om de inrichting eerst aan de hand van deze best practice uit te voeren. Hierdoor leer je wat mogelijk is en wat past bij de organisatie. Door de flexibelheid van de software ben je in staat om door voortschrijdend inzicht zelf variaties op de inrichting aan te brengen.
Figuur: Overzicht processtappen per Resource Capacity Planning niveau
Stappen van inrichten
Richt alleen de zaken in die meerwaarde genereren voor jouw organisatie. Wij zien bijvoorbeeld dat in organisaties die ‘Capacity Planning’ (in het Portfolio) en het plannen op skill/team in Projecten (‘Resource Planning’) goed hebben ingericht minder noodzaak ervaren om ‘Resource Scheduling’ (nauwkeurig plannen op individuen in Resourcepools) in te richten.
Onderstaand als leidraad een stappenplan voor het inrichten van Resource Capacity Planning.
