Het was al mogelijk om logboek-items (bv. een Issue of een Risico) op een Portfolio of in een Project te beheren. De registratiemogelijkheden zijn uitgebreid. Als je een logboek-item aanmaakt of wijzigt kunnen uitgebreide gegevens ingevuld worden in een pop-up.
Logboeken toevoegen / verbergen op een PORTFOLIO
Op het Portfolio zijn het Risico- en Issues-logboek beschikbaar.
Let op! Dit zijn risico’s en Issues die alleen betrekking hebben op het specifieke Portfolio. Dus niet de risico’s en issues van de Portfolio-initiatieven/Projecten.
De personen met de rechten van Manger of Ondersteuner kunnen de logboeken toevoegen/verbergen. Dit door op het configureer-icoon (onder in de linker balk) te klikken.
Selecteer of deselecteer Issues en/of Risico’s en druk op ‘Opslaan’.
Logboeken toevoegen / verbergen op een PROJECT
Op het Portfolio zijn het Risico-, Issues-, Kwaliteit-, Wijzigingen- en Leerpunten-logboek beschikbaar.
Welke logboeken beschikbaar zijn in een Project hangt af van wat ingesteld is in het Projectmodel waarmee het Project is aangemaakt. Ieder Project is namelijk aangemaakt met als basis een Projectmodel.
In een Projectmodel worden de zichtbare logboeken ingesteld: en alleen die logboeken zijn dan zichtbaar bij alle Projecten die met dat model zijn aangemaakt. De eigenaar van het Projectmodel (bv. de Systeembeheerder) kan een Projectmodel aanpassen.
In het Projectmodel is een instelling beschikbaar waardoor de zichtbaarheid van logboeken door de Projectleider nog aangepast kan worden:
Optie: ‘Projectmanagers kunnen de zichtbaarheid van tabbladen overrulen’. Is deze optie aangevinkt, dan kunnen Projectleiders zelf logboeken zichtbaar maken of verbergen.
Logboek-items Toevoegen, Verwijderen of Wijzigen
Door op de iconenbalk (links op het scherm) op het betreffende logboek-icoon te klikken verschijnt het gewenste logboek-scherm met daarop de al aangemaakte items.
Nieuwe logboek-items kunnen aangemaakt worden door op ‘Toevoegen’ te klikken. Er wordt dan een nieuwe lege regel aan de lijst toegevoegd.
Druk in de zojuist toegevoegde lege regel op de lege ‘Omschrijving’. Een pop-up verschijnt.
Op deze pop-up kunnen gegevens ingevuld of gewijzigd worden:
- Standaard beschikbare velden: het bovenste gedeelte van het scherm bevat de standaard FCC velden die horen bij het gekozen logboek.
- Custom velden: dit zijn velden die bij de configuratie speciaal voor jouw organisatie zijn ingericht. Let op de verticale scroll bar achter de Custom velden. Deze verschijnt als er meer velden zijn dan direct op het scherm getoond kunnen worden. Gebruik de scroll bar om deze velden zichtbaar te maken.
- Documenten: Documenten kunnen bijvoorbeeld door te slepen uit de Windows verkenner toegevoegd worden. Ook kunnen linkje naar documenten die bijvoorbeeld in een DMS zijn opgenomen worden toegevoegd.
- Acties: acties horende bij het logboek-item kunnen in een Project toegevoegd worden. Deze acties worden ook getoond in het Kanban-bord dat in de Projecten-app aanwezig is. Let op: Acties kunnen niet aan logboek-items van het Portfolio toegevoegd worden.
Een Logboek-item kan verwijderd worden door deze te selecteren (klik op de vink-box vooraan de regel). Boven de lijst met logboek-items verschijnt dan de knop ‘Verwijderen’. Druk daar op om alle geselecteerde logboek-items te verwijderen.
