Dit artikel
Dit artikel beschrijft de instellingen voor het uitwisselen van data tussen portfolio-items en projecten. Het artikel is bedoeld voor functioneel beheerders en vergt enige kennis over het inrichten van de Fortes Change Cloud.
Portfolio-items en Projecten
In een portfolio worden portfolio-items (veranderitems) aangemaakt. Deze kunnen in uitvoering worden genomen als project. Zodra dat gebeurt zijn er twee objecten namelijk een ‘Portfolio-item’ en een ‘Project’. Deze twee zijn van hetzelfde object-type namelijk ‘Project’. Daardoor hebben zij dezelfde velden ter beschikking. De twee objecten staan met elkaar in verbinding waardoor gegevens onderling uitgewisseld kunnen worden. B.v. de waarde van velden, de overall planning van het project, logboekinformatie of voortgangsinformatie over de uitvoering van het project.
Veld-synchronisatie en Publicatie
Er vindt op twee manieren gegevensuitwisseling plaats tussen het portfolio-item en het project, namelijk:
- Veld-synchronisatie: instellingen hoe gegevens van eenzelfde veld tussen portfolio-item en het bijbehorende project worden uitgewisseld. Eenmaal ingesteld wordt iedere veldwijziging direct op de ingestelde wijze gesynchroniseerd.
- Publicatie: dit is een mechanisme om periodiek gegevens te rapporteren van het project naar het bijbehorende portfolio-item. Publiceren wordt door de projectmanager uitgevoerd. Dit door in het project op een knop te drukken. Hierdoor wordt gevalideerde data vanuit het project naar het portfolio-item overgedragen op het moment dat de projectleider dat wil. Met publicatie kan het portfolio-item geactualiseerd worden met data van velden, de projectplanning maar ook subsets van logboek-items, financiële gegevens zoals de Prognose en de bijdrage die tot nu toe aan een bepaalde doelstelling is geleverd (Baten realisatie).
Dus bij ‘veld-synchronisatie’ wordt informatie direct bij wijziging van de data gesynchroniseerd. Terwijl bij publicatie data-uitwisseling niet direct plaatsvindt, maar zodra de projectleider dat wil middels een druk op de knop.
Daarbij is het mogelijk om bij ‘veld-synchronisatie’ twee kanten op gegevens uit te wisselen: van portfolio-item naar projecten en andersom. Terwijl bij publicatie er sprake is van eenzijdige gegevensuitwisseling: van project naar portfolio-item
Het is dan ook van belang dat je bij het inrichten van de Fortes Change Cloud bedenkt bij welke velden direct gegevens moeten worden uitgewisseld en bij welke velden dat pas bij publicatie moet plaatsvinden. Dat vergt een andere veldinstelling: zie hoofdstuk over Veld-synchronisatie.
Veld-synchronisatie
Bij synchronisatie gaat het erom de waarde van een veld in een portfolio-item al dan niet gelijk te trekken met de waarde van datzelfde veld in het gekoppelde project.
De Fortes Change Cloud bevat standaard velden (zoals naam, omschrijving, startdatum etc.). Daarnaast kunnen zelf velden worden toegevoegd. Dat noemen we ‘Eigen velden’ (of Custom velden). Voor beide velden kan de wijze van synchroniseren ingesteld worden. De standaard velden hebben een default instelling die maar bij enkele velden veranderd kan worden. Eigen velden hebben ook een default instelling maar kunnen allemaal veranderd worden.
Waar kan de veld-synchronisatie ingesteld worden
Het is best practice om de veld-synchronisatie in te stellen in het portfolio-model. Hierdoor werkt de veld-synchronisatie voor alle portfolio’s die met dat portfolio-model zijn aangemaakt identiek.
De veld-synchronisatie kan ook in een portfolio ingesteld worden. Daarmee worden de ingestelde veld-synchronisaties in het portfolio-model overruled voor dat ene portfolio.
Wie kan de veld-synchronisatie instellen
Veld-synchronisatie aanpassen in het portfolio-model:
- Manager en Ondersteuner: de gebruiker die rechten heeft als manager of ondersteuner op de Organisatorische Eenheid waarin het portfolio-model staat kan de veld-synchronisatie wijzigen.
- Systeembeheerder: daarnaast kunnen de gebruikers die rechten als Systeembeheerder hebben in de Fortes Change Cloud (FCC) dit aanpassen.
Veld-synchronisatie aanpassen in een portfolio:
- Manger en Ondersteuner: in een portfolio kunnen de personen met de rechten van Manager en Ondersteuner op dat portfolio de veld-synchronisatie aanpassen.
- Systeembeheerder: daarnaast kunnen de gebruikers die rechten als Systeembeheerder hebben in de Fortes Change Cloud (FCC) dit aanpassen.
Werkwijze voor het instellen van de veld-synchronisatie
- Open het portfolio-model: het portfolio-model staan binnen een Organisatorische Eenheid op het tabblad ‘Modellen’.
- Ga in het portfolio-model naar het tabblad ‘Rapportage’
- Klik op de knop ‘Wijzig veld configuratie’: rechts boven in het scherm
- Kies het juiste tabblad:
Er zijn twee tabbladen. Het ene tabblad bevat de ‘Eigen velden’ (custom velden), het andere tabblad bevat de Systeem velden (de standaard FCC-velden).
- Edit: zet het tabblad in wijzigings-mode
Dit door op het icoon met het pennetje te klikken.
De volgende paragraaf geeft aan welke instellingen voor de veld-synchronisatie mogelijk zijn.
! De veld-synchronisatie instellen in een portfolio werkt identiek: alleen begin je bij stap 2.
Welke instellingen voor de veld-synchronisatie zijn mogelijk
Aan eigen velden kan een categorie-naam meegegeven worden. Dat is handig omdat op diverse plekken in de FCC de velden met dezelfde categorie-naam bij elkaar weergegeven worden. Ook bij de instellingen voor de veld-synchronisatie wordt de categorie-naam getoond en zijn de velden hierop gesorteerd.
De volgende instellingen voor veld-synchronisatie zijn mogelijk:
- Een wijziging bij het portfolio-item werkt automatisch door naar het project
De waarde die in een veld in het portfolio-item wordt ingevuld wordt overgenomen in hetzelfde veld in het project. Het is bij deze instelling niet mogelijk om de waarde van het veld in het project aan te passen: read only.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Wijzigbaar | Aangepast | Beschikbaar | Niet wijzigbaar | Gesynchroniseerd |
- Een wijziging bij het project werkt automatisch door naar het portfolio-item
Deze werkt precies andersom dan instelling 1. Nu is het project leidend en volgt het veld in het portfolio-item de waarde die in het project is gekozen. Het veld kan niet worden ingevuld of aangepast in het portfolio-item.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Niet wijzigbaar | Gesynchroniseerd | Beschikbaar | Wijzigbaar | Aangepast |
- Een veld is wijzigbaar bij het portfolio-item totdat het project gestart wordt. Daarna werkt een wijziging bij het project automatisch door naar het portfolio-item
Een variant op 1 en 2 is dat zolang er nog geen project is de waarde in het portfolio-item aangepast kan worden maar zodra er een project bij dit portfolio-item gestart is kan de waarde alleen nog door het project aangepast worden. Wijziging in de waarde in het project wordt doorgegeven aan het portfolio-item.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Wijzigbaar voor start project | Gesynchroniseerd na start project | Beschikbaar | Wijzigbaar | Aangepast |
- Wijzigingen worden niet gesynchroniseerd
Deze instelling wordt gebruikt in combinatie met ‘Publicatie’. Het veld in het portfolio-item kan een andere waarde hebben dan hetzelfde veld in het project. Als dit veld is opgenomen in de (maand)rapportage, dan wordt de waarde in het portfolio-item overschreven zodra de (maand)rapportage in het project wordt gepubliceerd. Waardes uit het model worden ook meegenomen.
Let op: heb je deze instelling bij velden die niet zijn opgenomen in de (maand)rapportage dan kunnen de waarden tussen het portfolio-item en het project blijvend van elkaar gaan verschillen!
Tip: gebruik je publicatie dan is het verstandig om in het canvas aan de portfolio-kant aan te vinken dat het veld NIET wijzigbaar is.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Wijzigbaar | — | Beschikbaar | Wijzigbaar | — |
- Veld niet beschikbaar in het Portfolio-item of het project
Dan is er geen sprake van synchronisatie of publicatie
Het kan zijn dat een veld alleen aan één van de kanten relevant is. Dan kun je dit veld als niet beschikbaar markeren. Maak je gebruik van canvassen dan kun je al kiezen om een veld wel of niet te tonen. Deze instelling voegt dan niet veel toe.
In onderstaande voorbeeld is het veld alleen beschikbaar in het portfolio-item en niet beschikbaar in het project.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Wijzigbaar | — | Niet beschikbaar | Niet wijzigbaar | — |
Aanpassingen rechtstreeks in het portfolio: dus niet in het model
Zoals gezegd is het aan te raden om de veld-synchronisatie aan te passen in het portfolio-model. Mocht je er toch voor gekozen hebben om de aanpassingen in een specifiek portfolio door te voeren dan werkt dat op dezelfde manier als voorgaand beschreven.
Er is één verschil: je kunt per veld terug naar de instelling zoals die in het portfolio-model is. Dit door ‘Geen lokale configuratie’ te kiezen.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Geen lokale configuratie | Geen lokale configuratie | Geen lokale configuratie | Geen lokale configuratie | Geen lokale configuratie | Geen lokale configuratie |
Zodra je deze instelling opslaat verdwijnt de tekst ‘Geen lokale configuratie’ en wordt de instelling van dit veld zoals die in het portfolio-model staat getoond.
Publicatie: van Project naar Portfolio-item
Naast de veld-synchronisatie kunnen gegevens vanuit een project ook middels publicatie naar een portfolio-item geschreven worden. Hiervoor moet de ingebouwde rapportage functie gebruikt worden.
Door deze manier van rapporteren komt er alleen gevalideerde informatie vanuit het project naar het portfolio: de projectmanager moet per slot van rekening bewust op de knop ‘Publiceer naar portfolio’ drukken.
In het portfoliomodel kun je rapportages inrichten: b.v. een maandrapportage.
Op die rapportage plaats je de velden en componenten (zoals risico’s, issues, bijdragen aan doelstellingen) die middels publicatie vanuit het project gesynchroniseerd moeten worden naar het portfolio-item.
| Portfolio | Project | ||||||
| Categorie | Interne naam | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag | Beschikbaarheid | Wijzigbaarheid | Gedrag |
| Fortes | Afdeling | Beschikbaar | Wijzigbaar voor start project | Aangepast | Beschikbaar | Wijzigbaar | Aangepast |
Let op: Alleen de velden die opgenomen zijn in de rapportage worden gepubliceerd naar het portfolio-item. Dat geldt ook voor bv.:
- Risico’s, issues
- Planning
- Gegevens uit het financiële grid
Goed om te weten
Altijd de ‘Publiceer naar portfolio’- knop beschikbaar
Zodra vanuit een portfolio een rapportage-verzoek wordt gestuurd naar een project komt in het project (op het tabblad ‘Portfoliorapportage’) de knop ‘Publiceer naar portfolio’ beschikbaar. Nadat ‘gepubliceerd’ is verdwijnt deze knop totdat er een nieuw verzoek voor rapportage wordt verstuurd vanuit het portfolio. Wil je deze knop permanent beschikbaar houden zodat je niet telkens een rapportageverzoek hoeft te sturen dan voer je bij de ‘Geavanceerde systeeminstellingen’ de volgende toggle in: Feature.EnableAlwaysPublishToPortfolio à Aangepaste waarde = true
Dit kan alleen de Systeembeheerder uitvoeren!
Logboeken, planitems en financiën publiceren
In de rapportage van project naar portfolio kunnen ook logitems, planitems en financiën gepubliceerd worden. Zie hiervoor andere notities die specifiek hiervoor gemaakt zijn.
