Autorisatie

Autorisatie – de basis gedachte

De Fortes Change Cloud kent in drie* soorten basisrollen voor gebruikers:

1. Systeembeheerder: deze persoon mag alles in de tool.
2. Normale gebruiker: deze persoon kan niets in de tool totdat deze gebruiker een specifieke rol (Manager, Lezer, Lid) krijgt op gebieden (portfolio, project, resourcepool, etc.).

Zodra iemand wordt opgevoerd in de Fortes Change Cloud dient aangegeven te worden wat voor basisrol de gebruiker heeft.
Gebruikers kunnen alleen door een medewerker met de basisrol ‘Systeembeheerder’ opgevoerd worden.

Toekennen van Specifieke Rollen op Portfolio, Project, Mappen, etc.

Een medewerker met de basisrol ‘Normale gebruiker’ kan niets in de tool totdat deze gebruiker een specifieke rol (Manager, Lezer, Lid) krijgt op gebieden (Portfolio, Project, Mappen, etc.).

Overal in de Fortes Change Cloud kun je medewerkers een specifieke rol geven. Hiervoor kom je de volgende knoppen tegen:

of

Op basis van de gegeven specifieke rollen krijgen medewerkers het recht om bepaalde handelingen te verrichten in de tool: managerechten, leesrechten of als Lid beperkte schrijfrechten.

De rechten werken globaal overal zoals in onderstaande tabel is aangegeven.

Rol	Rechten
Manager	Mag alles op het specifieke gebied zoals: gebruikers specifieke rollen geven, structuur aanpassen, lay-outs van schermen aanpassen, alles lezen
Ondersteuner	Kan hetzelfde als een ‘Manager’
Lezers	Mag alles binnen het specifieke gebied lezen
Leden	Kunnen een specifieke rol toebedeeld krijgen binnen het specifieke gebied.
Coördinator	Kan over het algemeen hetzelfde als een ‘Manager’

Rollen per gebied

Per gebied (Portfolio, Projecten, Mappen, etc.) zal dit iets afwijken. Hieronder is per gebied aangegeven welke rollen gebruikt kunnen worden en wat ze inhouden.

Lees ook het volgende artikel: Overerving rechten vanuit organisatie-eenheid naar projecten, en mappen

Rollen op Organisatorische Eenheden (OE)

Afhankelijk van welke functionele componenten zijn geactiveerd in de OE kunnen de volgende specifieke rollen toegekend worden (zie onderstaande afbeelding en tabel):

Deze toegekende rollen hebben een effect op wat een gebruiker kan zien:

• Een OE manager/ondersteuning/lezers: zien alle tabbladen 
• Een OE lid: ziet alleen de functionele tabbladen
• Een coördinator/lezer van een functionele module: ziet alleen de functionele tabbladen

Rol	Rechten
Managers	Mappen aanmaken en archiveren in de OE Map-manager(s) toewijzen aan een nieuwe map binnen de OE Map-lezer(s) toewijzen aan een nieuwe map binnen de OE Rollen beheren op het niveau van de OE Toegang tot informatie van alle mappen en projecten binnen de OE Verander afbeelding en tekst op dashboard OE Bij een OE van het type ‘Resource Management’: – Beschikbaarheid van resources beheren – Het toewijzen van project en niet-project werk – Het toewijzen en verwijderen van Niet-project Activiteitensets uit de OE – Het toewijzen van uren aan projecten en niet-project activiteiten
Ondersteuning	Dezelfde toegangsrechten als de manager
Lezers	Toegang tot de informatie van alle mappen en projecten binnen de OE   Bij een OE van het type ‘Resource Management’: – Lezen van de resourcepools van de OE – Lezen van alle toewijzingsverzoeken, tijdtoewijzingen en beschikbaarheidsgegevens van de betreffende OE
Leden	Kan worden toegewezen aan individuele mappen, projecten of portfolio’s als lezer of managers binnen de OE. Opmerking: voordat toegang tot Portfolio’s kan worden verleend, moeten gebruikers eerst lid zijn van Portfolio Management

Rollen op mappen

Rol	Rechten
Managers	Maken, verplaatsen en archiveren van projecten en projectmodellen op toegewezen niveau Submappen aanmaken, verplaatsen en archiveren Gearchiveerde projecten en projectmodellen op het toegewezen niveau verwijderen en terugzetten Een projectmanager aan een nieuw project toewijzen Rollen beheren (managers en lezers) van toegewezen niveau Maken, bewerken en verwijderen van issues, documenten, risico’s etc. binnen het toegewezen niveau Leest alle informatie binnen eigen en onderliggende niveaus Instellen van toleranties voor de projecten binnen de toegewezen map / projectlijst Aanpassen lay-out van map / projectlijst dashboard
Ondersteuning	Dezelfde toegangsrechten als de manager
Lezers	Lees alle informatie binnen eigen en onderliggende niveaus

Rollen in het Portfolio

Rol	Rechten
(Portfolio) Manager	Portfolio-items aanmaken en archiveren Managers, lezers en leden toewijzen als eigenaar aan individuele portfolio-itemsToegang tot alle portfolio’s en hun gegevens Portfolio-items aanmaken en archiveren binnen portfolio Verwijder en herstel gearchiveerde portfolio-items Starten van Projecten vanuit een Portfolio-item Een projectmanager toewijzen bij het starten van een Project vanuit een Portfolio-item De indeling van het portfoliodashboard wijzigen Portfolio versies opslaan Canvassen definiëren en aanpassen. Financiële categorieën aanmaken/beheren. Portfolio-doelstellingen definiëren/beheren Skills en Capaciteit selecteren/opvoeren/beheren binnen capaciteitsplanning op het portfolio
Ondersteuning	Dezelfde toegangsrechten als de manager
Lezers	Alle informatie in het Portfolio kan gelezen worden Alles informatie in de Projecten die vanuit het Portfolio gestart zijn kan gelezen worden.
Leden	Kan worden toegewezen aan individuele portfolio-items als eigenaar. Daarmee kan een lid dat specifieke portfolio-item muteren en documenten daaraan toevoegen. Alleen informatie van het Portfolio-item waar het Lid aan toegekend is kan gelezen en bewerkt worden. Andere Portfolio-items zijn niet zichtbaar. Opmerking: om toegang te krijgen tot portfolio’s, moeten gebruikers eerst lid zijn van Portfolio Management

Let op! Om een Project te starten vanuit een Portfolio-item moet een gebruiker ‘Manager’ of ‘Ondersteuning’ als specifieke rol hebben op de ‘map’ binnen de Organisatorische Eenheid waarin het ‘Projectmodel’ staat en waarin het Project wordt aangemaakt.

Rollen op Projecten

Rol	Rechten
(Project) Manager	Beheer alle informatie binnen het eigen project Bewerken projectplan, planning, logs, etc. Bewerken projectteam De algemene status van het eigen project instellen Aanpassen van lay-out project dashboard en canvassen
Ondersteuning	Dezelfde toegangsrechten als de manager
Lezers en Stuurgroepleden	Alle informatie in een project lezen Voeg Issues toe aan het Issue-logboek
Leden	Leest alle informatie binnen een project, behalve informatie over projectkosten. Voeg Issues toe aan het Issue-logboek

Binnen een Project zijn Producten/Plan-Items waaraan en waarop Leden een specifieke rol kunnen krijgen:

Rol	Rechten
Eigenaar	Deliverables (documenten) aan een product toevoegen Nieuwe log items toevoegen (issues, risico’s, wijzigingen, acties, kwaliteitsbeoordelingen) met betrekking tot het product. Editen van alle product specifieke en aangepaste velden
Reviewer	Deliverables (documenten) aan een product toevoegen Nieuwe log items toevoegen (issues, risico’s, wijzigingen, acties, kwaliteitsbeoordelingen) met betrekking tot het product. Editen van alle product specifieke en aangepaste velden

Rollen op Resourcepools

Rol	Rechten
Coördinator	Heeft de volgende rechten op alle resources binnen alle onderliggende organisatorische eenheden: – Bepalen van beschikbaarheid van middelen – Toewijzen van project- en niet-projectwerk
Lezer	Heeft de volgende rechten op alle resources binnen alle onderliggende organisatorische eenheden: – Toegang tot alle resources op de onderliggende organisatorische eenheden. – Leesrechten tot alle toewijzingsverzoeken, tijdtoewijzingen, en beschikbaarheidsgegevens

Rollen op Agile Teams

Rol	Rechten
Manager	Verander Agile Team naam Leden beheren Labels beheren Lijsten (aanmaken, wijzigen naam, verplaatsen en archiveren) Kaarten (aanmaken, naam wijzigen, verplaatsen, bijlagen toevoegen/verwijderen, labels toevoegen/wijzigen en archiveren) Tabblad portfoliorapport (openen, bewerken en publiceren) Gearchiveerde en herstelde kaarten
Teamleden	Zelfde rechten als Manager, behalve: – Geen toegang om leden te beheren – Geen toegang tot Portfolio-rapportage tab

Groepen Autoriseren

Naast het autoriseren van Individuele gebruikers op Portfolio’s, Projecten, Mappen etc. kun je Groepen van gebruikers bundelen en in één keer autoriseren.

Dit gebruik is aan te raden als er duidelijk gedefinieerde groepen gebruikers in de organisatie zijn die op diverse plekken in de Fortes Change Cloud dezelfde rechten moeten krijgen. Wordt iemand in die groep vervangen, dan hoef je maar op één plek de medewerker uit de groep te halen en de vervanger er in te zetten waarna de vervanger direct dezelfde rechten heeft als zijn voorganger.

Groepen kunnen aangemaakt worden onder Gebruikersbeheer.
Let op!

• Dit kan alleen door medewerkers met de rol Systeembeheerder
• Er is één bijzondere gebruikersgroep: ‘alle gebruikers’.
  Deze is voor-ingericht, en bevat automatische alle gebruikers. Kun je bijvoorbeeld gebruiken in de OE-rol ‘leden’

Voorbeeld
Er zijn zes MT-leden die leesrechten op zowel de Portfolio’s als de Projecten moeten hebben.

Klik als Systeembeheerder op het Configuratie-icoon (rechts in de bovenhoek)

• Gebuikersbeheer
  • Tabblad ‘Groepen’
    • aanmaken van een ‘Nieuwe gebruikersgroep’

Druk op de knop “Creëer groep” zodat de nieuwe gebruikersgroep wordt aangemaakt.

De nieuwe gebruikersgroep staat nu in de lijst met Gebruikersgroepen

Klik op de naam van de Gebruikersgroep om medewerkers toe te voegen of te verwijderen.

Er verschijnt een pop-up waarin de knop ‘Voeg toe / Verwijder’ staat. Druk op deze knop. In de pop-up die dan verschijnt kunnen medewerkers toegevoegd of verwijderd worden.

Nadat je op de OK knop hebt gedrukt is het opgeslagen en de groep beschikbaar voor gebruik. De Groep kan bijvoorbeeld als Lezer aan een Portfolio worden gekoppeld.

Externe Gebruikers

Let op! Om gebruikers op te kunnen voeren als ‘Externe gebruiker’ dient module 16 door de Fortes Support geactiveerd te worden op uw omgeving.

Een ‘Externe gebruiker’ kan alleen toegewezen worden aan Producten, Issues en Risico’s in een Project en kan daarnaast Tijdschrijven. De Producten, Issues of Risico’s waar deze persoon aan gekoppeld is kunnen worden ingezien zonder dat het Project wordt geopend. De inhoud (bv. voortgangsinformatie) kan bij deze items gemuteerd worden.