Door de projectdynamiek krijg je een nauwkeuriger (capaciteits)planning vanuit de projecten. Daarmee kan enerzijds de ‘Capacity Planning’ vanuit het Portfolio tussen de 3 maanden en 1,5 jaar in meer detail en actualiteit gevoed worden en anderzijds input gegeven worden aan ‘Resource Scheduling’ voor specifieke inzet van individuen op de korte termijn (0 tot 3 maanden).
Configuratie ter voorbereiding op Resource Planning
Om het proces Resource Planning uit te kunnen voeren dient in de FCC het tabblad ‘Capaciteitsplanning op skills aan de Projectmodellen toegevoegd te worden.
Het tabblad ‘Capaciteitsplanning op skills’ bevat het werkscherm voor het proces Capacity Planning. In dit tabblad kunnen alle type (project)uren (Allocatie, Gepland, Aanvraag en Besteed) tegen elkaar afgezet worden.
Waar: in de Projectmodellen
Door wie: door de functioneel beheerder van de FCC en de Manager/Ondersteuner van de Organisatorische Eenheid waarin het projectmodel staat.
Hoe: in het Projectmodel staat linksonder in het scherm een configuratie-icoon:
Als je op het configuratie-icoon klikt zie je een lijst met alle Project-tabbladen. Kies ‘Capaciteitsplanning op skills’.
Plan het Project in detail
De eerste stap is het maken van een detail Projectplanning. Dit kan in het tabblad ‘Projectplanning’.
Plan de benodigde skill capaciteit
Aan de plan-items in de planning kan capaciteit toegevoegd worden. Dit kan in het tabblad ‘Resource planning’.
Vraag resources aan bij de Resourcepool
Als gebruik wordt gemaakt van het proces ‘Resource Scheduling’, dan kan specifieke capaciteit aangevraagd worden bij de resourcepools. Dit kan in het tabblad ‘Resource Allocatie’.
Terugkoppeling, analyse en rapportage
In het project is nu de planning gemaakt en de capaciteitsbehoefte gepland.
Wordt er tijd geschreven dan kan de bestede tijd vergeleken worden met de geplande capaciteit. Dit kan leiden tot verandering in de planning of capaciteitsbehoefte.
Mogelijk heeft het Project inmiddels capaciteit in de vorm van een Allocatie vanuit het Portfolio gekregen. Het verschil van wat gegeven is als Allocatie en wat nu nodig is als Gepland kan in het tabblad ‘Capaciteitsplanning op skills’ bekeken worden.
Wijkt het Geplande substantieel af van de Gealloceerde capaciteit, dan zal afstemming met de diverse gremia hierover nodig zijn (b.v. Stuurgroep, Portfoliomanagement, Changeboard).
In het Portfolio kan de Portfoliomanager ook de geplande uren versus de gealloceerde en eventueel aangevraagde uren (zie tip 2) zien. Zie onderstaande tips om het wijzigingsproces vorm te geven.
Tip 1: gebruik de ingebouwde Goedkeuringsworkflow
Gebruik de ingebouwde Goedkeuringsworkflow om het wijzigingsproces te formaliseren en de besluitvorming hierover vast te leggen. Aan zo’n workflow kan een document gekoppeld worden: b.v. een uit de FCC gegenereerde Excel met daarin een beschrijving van de wijziging en de consequenties.
Tip 2: Vraag de uren aan bij het Portfolio.
Om aan de Portfoliomanager duidelijk te maken dat er een expliciete behoefte is aan verandering van de gealloceerde capaciteit kan een aanvraag van capaciteit gedaan worden vanuit het Project.
Zet boven in het tabblad ‘Capaciteitsplanning op skills’ tegenover elkaar ‘Gepland’ vs ‘Aanvraag’
Klik op de 3 puntjes achter de projectnaam en kopieer ‘Gepland’ naar ‘Aanvraag’
Pas de wijziging toe (knop rechter bovenhoek) zodat deze zichtbaar wordt in het Portfolio.
Door daarnaast de Goedkeuringsworkflow te gebruiken (zie tip 1) wordt ook de besluitvorming geborgd in FCC.
