Hoe gebruik ik de capaciteitsplanning?

De capaciteitsplanning stelt je in staat de benodigde capaciteit voor een project in te plannen en te vergelijken met de beschikbare capaciteit. Zo is gelijk duidelijk of de benodigde capaciteit voldoet!

De capaciteitsplanning en de mijlpalenplanning gebruiken dezelfde planning. Een verandering in de één is dus ook een verandering in de ander. Is de mijlpalenplanning al ingevuld? Sla dan de eerste stappen over.

1. Plan portfolio-items door ze naar de juiste periode te slepen. Klik en sleep het uiteinde van een gepland portfolio-item om de geplande periode langer of korter te maken.
   • Let op dat de capaciteitsplanning en de mijlpalenplanning dezelfde planning gebruiken en dat het aanpassen van de planning in de één ook de planning verandert in de ander.
2. Orden de geplande items volgens de Gantt principes; plaats de items die het eerst beginnen boven aan en zorg dat de geplande items een lijn van links boven naar rechts onder vormen (VOORBEELD). Lees meer over het gebruik van een Gannt grafiek op Wat is de beste manier om een Gantt grafiek te gebruiken?
3. Voeg sub-items toe om een portfolio-item op te delen in verschillende belangrijke elementen. Sub-items kunnen worden gebruikt om sub-processen op te nemen in de planning, maar ook om belangrijke mijlpalen weer te geven.
   • Klik op de + naast een portfolio-item om een sub-item toe te voegen aan het portfolio-item.
4. Voeg dependencies toe tussen portfolio-items om aan te geven dat een portfolio-item gestart kan worden wanneer een andere is afgelopen. Het toevoegen van dependencies schept duidelijkheid in de planning en creëert overzicht.
   • Voeg een afhankelijkheid toe door te klikken in het uiteinde van een portfolio-item, de cursor met de dependency te slepen naar het gewenste portfolio-item en de muis los te laten.
   • Wanneer een afhankelijkheid rood is start het tweede item voor het einde van het eerste item. Is een dependency zwart, dan klopt de planning!
5. Voeg skills toe aan het huidige portfolio door te klikken op SKILLS TOEVOEGEN. Dit zijn de skills of rollen die ingepland kunnen worden in de capaciteitsplanning.
6. Vul de beschikbaarheid van de skills in om inzicht te krijgen in de beschikbare capaciteit. Klik op het kalender icoon en vul de begin- en einddatum en het aantal fte of uren in.
   • Denk goed na hoe je de beschikbaarheid in wilt vullen! Je kunt er voor kiezen om per regel 1 fte in te vullen, zodat er makkelijk rekening kan worden gehouden met de individuele beschikbaarheid van een persoon met een skill. Echter, je kunt er ook voor kiezen om de totale beschikbaarheid in een periode op één regel in te vullen.
7. Plan de skills in door op het skill-toevoegen icoon naast een portfolio-item te klikken en de gewenste skill(s) toe te selecteren.
   • Verander het getal in de balk om het benodigde hoeveelheid van de skill aan te passen.
   • Gebruik shift + klik om een balk in tweeën te splitsen.
   • Gebruik ctrl + klik om een balk te verwijderen.
8. Optimaliseer de planning door de momenten waar er meer skills nodig zijn dan er beschikbaar zijn te minimaliseren. Als de benodigde skills hoger zijn dan de beschikbare skills wordt dit aangegeven door een rode balk in het skills overzicht. Deze balk geeft aan wanneer de hoeveelheid benodigde skills te hoog is, en hoe veel meer capaciteit nodig is om aan de vraag te voldoen.