Import/export module

Configuratie – exporteren , stap 1: definieer een exporttaak

Configuratie – exporteren , stap 2: selecteer de gegevens die moeten worden geëxporteerd

Configuratie – exporteren , stap 3: de exporttaak uitvoeren

Ga naar het tabblad Algemeen, klik op Nu uitvoeren, of:
selecteer in de sectie Exporttaken de regel van de taak die u wilt uitvoeren en klik op Nu uitvoeren

Configuratie – exporteren , stap 4: controleer het logboek

Ga in Importeren/Exporteren naar het tabblad Logboek, of:Open de exporttaak en ga naar het tabblad Logboek

Opmerking: grote taken kunnen even duren; als de taak niet in het logboek staat, controleer het dan na een paar minuten opnieuw.

Configuratie – gegevens importeren, stap 1: een importtaak definiëren

Configuratie – gegevens importeren, stap 2: een importbestand maken

Maak het importbestand in Excel. Voldoe aan de vereisten (dia 5)
Sla het Excel-bestand op als ‘Excel Workbook’. Hier kunnen later aanpassingen worden gedaan.
Open het Excel-bestand en sla het op als CSV-bestand (MS-DOS)*.
Controleer visueel op inconsistenties door het CSV-bestand te openen in Kladblok. Werk het Excel-bestand bij indien nodig.
Upload het CSV-bestand in de importtaak.
Gegevens importeren, opmerking over het importeren van speciale tekens
- Klik, in het dialoogvenster Opslaan als, op Extra, klik vervolgens op Webopties. Ga in het pop-upvenster naar Tabbladcodering en selecteer Unicode (UTF-8). Klik op Opslaan.
- Opmerking: Gebruik Notepad++ om te controleren of de UTF-codering inderdaad is toegepast; zo niet, ga dan naar de tab Codering, klik op ‘converteren naar UTF8’ en klik op Opslaan.

Configuratie – gegevens importeren, stap 3: selecteer het importbestand

Optie 1: Bestand op server
- Controleer of het bestand beschikbaar is
- Het bestand moet toegankelijk zijn voor Fortes Change Cloud
  - (on-premise: een windows gebruiker waarmee de Tomcat server wordt gestart)

Optie 2: Bestand op documentenlijst
- Ga naar de tab Documentenlijst Klik op “+”, selecteer het bestand en klik op OK

Configuratie – gegevens importeren, stap 4 veldmapping configureren & importvoorwaarde instellen

Geef het ’type import’ en de (unieke) referentie op
Afhankelijk van het gegevenstype van de importtaak, zijn er verschillende types van import beschikbaar , bv.
- Voor boekingsregels: maak altijd een nieuwe invoer aan/ als de invoer al bestaat, maak dan eerst een tegenboeking aan, maak dan een nieuwe invoer aan/ als een invoer al bestaat, sla dan over
- Voor portfolio-items: maak altijd een nieuw item aan/ maak een nieuw item aan als er geen overeenkomst is met een bestaand item/ als er geen overeenkomst is, maak dan geen nieuw item aan

Gegevens importeren, stap 4: veldmapping configureren: nieuwe boekingen

Selecteer de kolom Bronveld, de kolomnamen uit het importbestand
Velden gemarkeerd met een * zijn verplicht
- –> à kies een vaste waarde als deze niet aanwezig is in het bestand, zoals Owner

Referentie* verwijst naar de unieke overeenkomst die nodig is om gegevens correct te importeren.
Het bronveld bevat het unieke kenmerk voor elke geïmporteerde gegevensrij in het importbestand (meestal verstrekt door de applicatie waaruit de gegevens afkomstig zijn)
Bijpassend referentieobjecttype verwijst naar het objecttype (project, product, item, etc.) waartoe het unieke bijpassende referentieveld behoort.
Het overeenkomende referentieveld is het PTB-veld dat overeenkomt met het bronveld. Unieke waarden zijn vereist, het gebruik van het veld ‘ID’ wordt beschouwd als de beste practice.
Vereiste overeenkomst: er is een exacte overeenkomst tussen het bron- en referentieveld nodig om een specifieke rij te importeren.

Gegevens worden geïmporteerd op basis van de referentie
Voorbeeld: actuals toevoegen als items op plan-items
- Projecten hebben een projectcode (custom veld Projectcode)
- De (relevante) plan-items hebben een kostenplaats (custom veld Kostenplaats)
- De projectcode en kostenplaats zijn opgenomen in het te importeren bestand

Om bestaande boekingen bij te werken is een unieke referentie nodig
Als een item nog niet bestaat, wordt een nieuw item toegevoegd
Als er al een boeking bestaat,
- er wordt een tegenboeking gedaan (bestaande waarde)
- er wordt een nieuw item gemaakt (waarde in importbestand)

Voorbeeld: bijwerken van actuals op plan-items
- Projecten hebben een projectcode (custom veld Projectcode)
- De (relevante) plan-items hebben een kostenplaats (custom veld Kostenplaats)
- De projectcode en kostenplaats zijn opgenomen in het te importeren bestand
- Boekingen hebben een unieke referentie (custom veld Boekingsnummer)

Configuratie – gegevens importeren, stap 5: de importtaak uitvoeren

Ga naar het tabblad Algemeen, klik op Nu uitvoeren, of:
- selecteer in de sectie importtaken de regel van de taak die u wilt uitvoeren en klik op Nu uitvoeren

Configuratie – gegevensimport, stap 6: het logboek controleren

Ga in Importeren/Exporteren naar het tabblad Logboek, of: open de importtaak en ga naar het tabblad Logboek
- Opmerking: grote taken kunnen even duren; als de taak niet in het logboek staat, controleer het dan na een paar minuten opnieuw.

Voorbeeld 1: Nieuwe portfolio-items importeren

Selecteer in het tabblad Veld mapping de optie “Geïmporteerde Portfolio-items worden altijd aangemaakt als een nieuw Portfolio-item“.
Specificeer parent match voor import in juiste portfolio
Geef de veld mapping op voor het importeren van de beschikbare datum in het importbestand

Voorbeeld 2: Gerealiseerde kosten importeren op projecten

Kies gegevenstype: Boekingen
Importvoorwaarde instellen
- Maak altijd nieuwe boekingen
- Bestaande boekingen bijwerken (tegenboekingen)
- Bestaande boekigen worden overgeslagen

Veld mapping instellen. Verplichte velden:
- Referentie (zorgt ervoor dat de invoer is gekoppeld aan het juiste PTB-object)
- Tijdlijn unit (bijv. geld of uren)
- Type (Besteed, Budget, Verplicht, enz.)
De import kan worden teruggedraaid door de logging te verwijderen.