Met workflows kun je portfolio-items beheren en bijwerken door teams om invoer te vragen. Je kunt de ingediende gegevens bekijken en rapporteren over de resultaten.
Teams kunnen invoer leveren via Excel, een aparte FCC-instantie of je eigen FCC-omgeving. Dit maakt een duidelijke samenwerking en gestructureerde gegevensverzameling binnen het hele portfolio mogelijk.
De volgende processtappen worden achtereenvolgens uitgelegd:
Bijdragende teams configureren
In de teams app spelen bijdragende teams een centrale rol. Deze teams zijn verantwoordelijk voor het bijwerken van gegevens, het geven van feedback en de samenwerking tussen verschillende onderdelen van de organisatie.
Voordat workflows kunnen worden gebruikt om statusupdates aan te vragen en te beheren, moeten bijdragende teams eerst worden ingesteld in de teams app. In dit proces maak je teams aan en wijs je managers toe.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Managers toewijst aan de team app,
- Een nieuw team maakt,
- Leden van een team managen.
Bijdragende teams koppelen aan de portfolio en portfolio-items
Zodra de bijdragende teams geconfigureerd zijn, is de volgende stap ze te verbinden met de relevante portfolio en de bijbehorende portfolio-items.
In FCC wordt dit gedaan door een canvas te configureren met het juiste segment en de juiste velden. Door het segment “Bijdragende teams” toe te voegen, kunnen teams direct worden gekoppeld aan doelstellingen.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Bijdragende teams toevoegen aan de portfolio,
- Een canvas configureert voor de portfolio-items om bijdragende teams toe te voegen,
- Portfolio-items koppelt aan bijdragende teams.
Workflows configureren
Met workflows in FCC kun je gestructureerde input verzamelen van teams die een bijdrage leveren. Voordat teams kunnen beginnen met het indienen van gegevens, moet elke workflow goed worden geconfigureerd om te definiëren welke informatie vereist is en hoe deze is gestructureerd.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Workflows configureren,
- De gewenste gegevens voor de workflow creëert.
Statusupdates van portfolio-items opvragen bij bijdragende teams via workflows
Zodra een workflowconfiguratie is aangemaakt, kun je deze starten om statusupdates of extra input te vragen van teams die bijdragen.
In FCC verbindt het initiëren van een workflow de workflowconfiguratie en maakt het mogelijk om de voortgang van elk team bij te houden. De gevraagde invoer verschijnt in de teams app, zodat teamleden kunnen reageren.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Een nieuwe workflow start.
Gegevens indienen
De gevraagde gegevens invullen en ze opsturen naar de portfolio voor acceptatie.
Gegevens indienen via Excel
Nadat een workflow is gestart, kunnen bijdragende teams reageren door op verschillende manieren gegevens in te sturen. Een van de methoden is het gebruik van Excel.
In FCC kunnen teams hun gegevens offline voorbereiden en vervolgens direct in het systeem plakken met de Excel-uploadfunctie.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Gegevens indienen via Excel
Ingezonden gegevens accepteren of weigeren
Nadat bijdragende teams hun invoer via een workflow hebben ingediend, is het belangrijk om de gegevens te bekijken. Met FCC kun je ingediende gegevens accepteren of weigeren.
Geaccepteerde gegevens worden onderdeel van de officiële gegevens, terwijl afgekeurde invoer kan worden verduidelijkt en opnieuw kan worden ingediend door het team.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Accepteer of verwerp ingediende gegevens.
Rapporteren en analyseren van ingediende gegevens
Zodra de teams die bijdragen hebben ingediend en hun invoer via workflows hebben afgerond, is de volgende stap om inzicht te krijgen in de verzamelde gegevens. FCC biedt gestructureerde weergaven voor het bekijken van alle ingediende en geaccepteerde gegevens.
In de lijstweergave kunt u de zichtbare kolommen aanpassen aan de kolommen die zijn gedefinieerd in uw workflowconfiguraties.
Deze interactieve gids laat je zien hoe je:
- Analyseer de ingediende gegevens.
