Wat is Enterprise Portfolio Management?
Het uitgangspunt van EPM is dat je met één blik over meerdere portfolio’s scenario’s op capaciteit (skill/team) of geld kunt maken. Hierdoor krijg je gecentraliseerd grip op je strategische capaciteit en op het gemeenschappelijke change budget. Hiervoor staan diverse hulpmiddelen, zoals uitgebreide filtering en rapportage, via onze Insights (PowerBI) ter beschikking.
Een voorbeeld: in jouw organisatie is een groep met projectmanagers die voor meerdere portfolio’s wordt ingezet. De portfolio’s met (potentiële) projecten waarvoor deze projectmanagers worden ingezet kunnen bij elkaar in één Enterprise Portfolio getoond worden. Vervolgens kan de beschikbare capaciteit over de diverse projecten gealloceerd worden. Dit kan bijvoorbeeld op basis van prioriteit of bijdrage aan strategische thema’s.
Hoe werkt Enterprise Portfolio Management?
Enterprise Portfolio Management kan in een paar stappen gerealiseerd worden.
- Maak een Enterprise Portfolio aan
- Klik links-boven in het scherm op de app-selector.
- Kies vervolgens voor ‘Portfolio’
Let op: je ziet alleen de knop ‘Portfolio’ als je al toegekend bent aan een portfolio.
- Kies daarna de optie ‘+ Enterprise portfolio toevoegen
- Sla de Enterprise Portfolio op: in de dialoog kun je het nieuwe Enterprise Portfolio een naam geven, opslaan in een zo genoemde ‘Organisatie Eenheid’ en een primaire eigenaar toekennen.
Let op: je kunt een Enterprise Portfolio alleen opslaan in een Organisatie Eenheid waarin Portfoliomanagement geactiveerd is en waarop jij rechten hebt.
- Koppel bestaande portfolio’s aan een Enterprise Portfolio
- Zodra je een Enterprise Portfolio hebt kunnen bestaande portfolio’s hun gegevens daarin zichtbaar maken. Dit doe je door in het bestaande portfolio aan te geven dat deelgenomen wordt aan een bepaald Enterprise Portfolio. Een portfolio kan aan meerdere Enterprise Portfolio’s deelnemen.
- Deze constructie zorgt ervoor dat een Enterprise Portfolio niet direct inzage heeft op een portfolio. Het recht voor inzage moet expliciet gegeven worden door het betreffende portfolio.
Hoe neem je deel aan een Enterprise Portfolio?
- Open het portfolio dat deel gaat nemen
- Als je administrator of manager/ondersteuner van het portfolio bent dat wil deelnemen heb je de mogelijkheid te dat aan te geven.
Klik in de rechter menubalk op het icoon ‘Enterprise Portfolio’s’. In het scherm dat dan tevoorschijn komt kun je op ‘+ Enterprise portfolio toevoegen’ klikken: kies het gewenste Enterprise Portfolio om aan deel te nemen.
- Door de rechter menubalk open te klikken (druk op ‘<<’-knop boven in de menubalk) kun je zien aan welke Enterprise Portfolio’s deelgenomen wordt of als je in het Portfolio zit welke Portfolio’s deelnemen.
- Door de rechter menubalk open te klikken (druk op ‘<<’-knop boven in de menubalk) kun je zien aan welke Enterprise Portfolio’s deelgenomen wordt of als je in het Portfolio zit welke Portfolio’s deelnemen.
- Opvoeren van beschikbaarheid en budget.
- In het Enterprise Portfolio worden de gegevens van de deelnemende portfolio’s getoond: bv. de geplande uren of kosten. Het idee achter het Enterprise Portfolio is dat centraal over portfolio-items (projecten) van meerdere portfolio’s de capaciteit van bepaalde skills/teams of het financiële budget (per financiële categorie) wordt toegekend. Daarom dien je in het Enterprise Portfolio de beschikbare capaciteit (als type=Capaciteit) of geld (als type=Reserved) op te voeren (onder in het scherm).
- Configuratie en werkwijze van de schermen in het Enterprise Portfolio is gelijk aan dezelfde schermen in een normaal portfolio. Hiervoor zijn in de knowledge base artikelen beschikbaar.
- In het Enterprise Portfolio worden de gegevens van de deelnemende portfolio’s getoond: bv. de geplande uren of kosten. Het idee achter het Enterprise Portfolio is dat centraal over portfolio-items (projecten) van meerdere portfolio’s de capaciteit van bepaalde skills/teams of het financiële budget (per financiële categorie) wordt toegekend. Daarom dien je in het Enterprise Portfolio de beschikbare capaciteit (als type=Capaciteit) of geld (als type=Reserved) op te voeren (onder in het scherm).
- Maak een scenario planning. Als de beschikbare capaciteit en/of budget ingevoerd is kan deze verdeeld worden over de portfolio-initiatieven van de verschillende deelnemende portfolio’s. De verdeling kan opgeslagen worden als een scenario.
- Toekennen van capaciteit en budget op basis van een scenario. Als een scenario naar tevredenheid is uitgewerkt bespreek je die met de deelnemende portfolio’s. Daarna kun je een scenario toepassen en wordt de allocatie van capaciteit en/of budget toegepast in het Enterprise Portfolio maar ook in de deelnemende portfolio’s.
