Teamcapaciteitsplanning
Introductie
Wat is het tabblad Teamcapaciteitsplanning?
Het tabblad Teamcapaciteitsplanning in de Project-app is het werkscherm voor capaciteitsplanning op projectniveau, gebaseerd op Teams in plaats van Skills. Het zet de verschillende typen projecturen, zoals Allocatie, Gepland, Aanvraag en Besteed, per Team en per periode tegen elkaar af. Zo wordt zichtbaar of de capaciteit die het project nodig heeft, overeenkomt met de capaciteit die het project heeft gekregen.
Door de projectdynamiek levert het project de meest nauwkeurige en actuele capaciteitsplanning. De hier geplande capaciteit voedt de Teamcapaciteitsplanning van het portfolio met gedetailleerde, actuele vraag voor de middellange termijn.
Wie gebruikt het?
- Projectmanagers, om de benodigde capaciteit per Team te plannen en afwijkingen te signaleren.
- Portfoliomanagers, om de geplande en aangevraagde uren van het project terug te zien in het portfolio.
- Resource-/teammanagers, om de projectvraag te gebruiken als input voor het inzetten van teams.
Welke waarde levert het op?
- Inzicht in of de toegewezen teamcapaciteit de geplande capaciteit van het project dekt.
- Een formele route om extra teamcapaciteit aan te vragen bij het portfolio.
- Vergelijking van geplande versus werkelijke uren zodra tijd is geschreven.
Het bord begrijpen
Het bord werkt hetzelfde als Teamcapaciteitsplanning in het portfolio, maar dan beperkt tot één project en de bijbehorende plan-items, en volgt dezelfde logica als Skillcapaciteitsplanning, met Teams in plaats van Skills. Het is een FCC-planninggrid; zie het artikel Grid voor de gedeelde bedieningselementen. De werkbalk bevat een capaciteitstypeselector (bijvoorbeeld Allocatie) met een vergelijkingsdropdown om er een tweede type tegenover te zetten, een eenheidselector (bijvoorbeeld uren), een tijdschaalselector met periodeschuif, een optie Filter team en een tandwielicoon voor de configuratie.
Instellen
Het tabblad Teamcapaciteitsplanning moet beschikbaar zijn in het project. Dit wordt geconfigureerd in het Projectmodel: klik op het configuratie-icoon linksonder in het scherm en selecteer het tabblad Capaciteitsplanning op teams. Dit wordt doorgaans gedaan door de functioneel beheerder van FCC of de manager van de organisatie-eenheid waarin het projectmodel zich bevindt.
Werken met de Teamcapaciteitsplanning
Stap 1: Plan het project in detail
Capaciteit wordt gepland op de plan-items van het project. Begin met een gedetailleerde projectplanning in het tabblad Projectplanning; de plan-items uit de planning vormen de rijen waarop capaciteit wordt gepland.
Stap 2: Plan de benodigde teamcapaciteit
Voeg de benodigde capaciteit per Team toe aan de plan-items in de planning. De geplande uren worden opgeteld per Team en per periode, zodat de totale vraag van het project zichtbaar wordt.
Stap 3: Vergelijk toegewezen versus geplande capaciteit
Inmiddels heeft het project mogelijk capaciteit ontvangen vanuit het portfolio in de vorm van een Allocatie. Zet Allocatie tegenover Gepland in de werkbalk om het verschil te zien tussen wat is gegeven en wat nodig is. Als de geplande capaciteit substantieel afwijkt van de toegewezen capaciteit, is afstemming met de juiste gremia nodig (bijvoorbeeld stuurgroep, portfoliomanagement, wijzigingsraad).
Stap 4: Vraag extra capaciteit aan bij het portfolio
Om de portfoliomanager te signaleren dat er een expliciete behoefte is aan een wijziging van de toegewezen capaciteit, kan vanuit het project een aanvraag worden gedaan:
- Zet in de werkbalk Gepland tegenover Aanvraag.
- Klik op het
⋮menu achter de projectnaam en kopieer Gepland naar Aanvraag. - Pas de wijziging toe met de knop rechtsboven. De aanvraag is nu zichtbaar in het portfolio.
Tip: gebruik de ingebouwde Goedkeuringsworkflows om het wijzigingsproces te formaliseren en de besluitvorming vast te leggen.
Stap 5: Vergelijk geplande versus werkelijke uren
Zodra er tijd is geschreven in het project, zet je Gepland tegenover Besteed om de werkelijke uren te vergelijken met de geplande capaciteit. Afwijkingen kunnen leiden tot wijzigingen in de planning of in de capaciteitsbehoefte.
Capaciteitstypen
Het bord gebruikt de standaard FCC-capaciteitstypen (Allocatie, Gepland, Aanvraag, Ruwe schatting, Besteed). Zie Capaciteitstypen begrijpen in het artikel Skillcapaciteitsplanning voor een toelichting op elk type en de vergelijkingen die ze ondersteunen. Dezelfde typen gelden hier, gebaseerd op Teams.
Best practices
- Houd de planning actueel: de capaciteitsplanning is alleen zo nauwkeurig als de projectplanning waarop ze is gebaseerd.
- Vergelijk regelmatig: beoordeel Allocatie versus Gepland op een vaste cadans, zodat afwijkingen vroegtijdig worden afgestemd.
- Gebruik Aanvraag voor formele wijzigingen: kopieer Gepland naar Aanvraag in plaats van informeel om meer capaciteit te vragen. Dit maakt de vraag zichtbaar in het portfolio.
- Combineer met goedkeuringsworkflows: borg de besluitvorming over capaciteitswijzigingen in FCC.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik het tabblad Teamcapaciteitsplanning niet in mijn project?
Het tabblad moet zijn geactiveerd in het projectmodel. Neem contact op met je functioneel beheerder.
Waar komen de toegewezen uren vandaan?
Uit het portfolio: de portfoliomanager wijst capaciteit toe aan het project in de Teamcapaciteitsplanning van het portfolio.
Hoe ziet het portfolio mijn aanvraag?
Na het kopiëren van Gepland naar Aanvraag en het toepassen van de wijziging zijn de aangevraagde uren zichtbaar voor de portfoliomanager in de Teamcapaciteitsplanning van het portfolio.
Wat is het verschil met Skillcapaciteitsplanning?
Teamcapaciteitsplanning werkt precies als Skillcapaciteitsplanning, maar de aanbodzijde is georganiseerd per Team in plaats van per Skill.
Meer hulp nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de hulp in de applicatie.