Kanban
Introductie
Wat is het tabblad Kanban?
Het tabblad Kanban in de Project-app visualiseert het werk binnen een project als kaarten die door lijsten (kolommen) stromen. Elke kaart staat voor een taak; de lijst waarin de kaart staat, laat zien in welke fase de taak zich bevindt. Het bord is ontwikkeld voor optimale integratie met de projectplanning: het bevat niet alleen kaarten die je zelf toevoegt, maar toont ook automatisch kaarten die afkomstig zijn uit de projectplanning (taken op plan-items) en uit logitems zoals Risico's.
Wie gebruikt het?
Projectmanagers, teamleads en teamleden die werk plannen, prioriteren en volgen. Rechten bepalen wie het bord mag inrichten (bijvoorbeeld canvassen beheren) en wie het alleen mag gebruiken.
Welke waarde levert het op?
- Een duidelijk overzicht van de status en doorstroom van taken (van links naar rechts).
- Eén bord dat handmatig toegevoegd werk, gepland werk en vervolgacties uit logs combineert.
- Prioriteiten zichtbaar gemaakt door kaarten te ordenen en te rangschikken.
- Persoonlijke en teamweergaven via filters en opgeslagen weergaven.
Werken met het Kanban-bord
Lijsten inrichten
Begin met het maken van lijsten op het Kanban-bord. Maak ze zo gedetailleerd als nodig, maar houd het bord eenvoudig genoeg om bij je project te passen. Enkele voorbeelden ter inspiratie:
- Basisgebruik: 'To do', 'Doing', 'Done'.
- Softwareontwikkeling: 'Backlog', 'Ready', 'Coding', 'Testing', 'Approval', 'Done'.
- Marketing: 'Aangevraagd werk', 'Wachten op toewijzing', 'Toegewezen aan schrijver', 'Toegewezen aan redacteur', 'Eindproductie', 'Gepubliceerd'.
Kaarten toevoegen
Kaarten verschijnen op drie manieren op het bord:
- Handmatig: klik op + Kaart toevoegen in de lijst waar je de kaart wilt plaatsen.
- Vanuit de projectplanning: klik op het plan-item in de projectplanning en voeg taken toe aan het Kanban-bord van het plan-item. Deze taken verschijnen ook op het tabblad Kanban, met een label dat aangeeft bij welk plan-item ze horen.
- Vanuit logitems: kaarten kunnen ook afkomstig zijn uit logitems zoals Risico's, zodat vervolgacties uit logs automatisch zichtbaar zijn op het bord.
Let op: De koppeling tussen planning en bord werkt maar in één richting. Kaarten die op het Kanban-bord zijn aangemaakt, kunnen achteraf niet aan de Gantt-planning worden gekoppeld; taken moeten vanuit het plan-item in de planning worden toegevoegd om eraan gekoppeld te zijn.
Kaarten importeren
Kanban-items kunnen ook in bulk worden aangemaakt via de Import/export-module, net als portfolio-items in de portfolio funnel. Beheerders maken een importtaak aan met gegevenstype plan-item en kunnen Kanban-items importeren onder een plan-item, een logtype of het project zelf. Zie Importeren en exporteren voor meer informatie.
Kaarten in bulk toevoegen door een lijst te plakken
Je kunt ook rechtstreeks op het tabblad Kanban een lijst met kaarten toevoegen, bijvoorbeeld door rijen te plakken die uit Excel zijn gekopieerd:
- Klik op het
⋮menu rechtsboven op het bord. - Selecteer Projectinformatie importeren.
- Plak je Excel-gegevens in het dialoogvenster.
- Koppel de kolommen aan de juiste velden.
- Bevestig de import. De items worden automatisch aan het bord toegevoegd.
Kaarten prioriteren en rangschikken
Geef prioriteit aan door de volgorde van de kaarten te wijzigen: plaats de kaarten met de hoogste prioriteit bovenaan in hun lijst. Om automatisch te rangschikken, klik je op het opties-menu rechtsboven in een lijst en selecteer je Rangschikken op veldwaarde om de kaarten te ordenen op basis van een relevante veldwaarde.
Eigenaren aan kaarten toevoegen
Klik op een kaart en klik op + onder Eigenaar. Door een eigenaar toe te voegen, wordt iemand verantwoordelijk voor de kaart en krijg je inzicht in de verdeling van werk over personen.
Filters, weergaven en persoonlijke Kanban-borden
Gebruik filters om een specifieke set kaarten te tonen en sla veelgebruikte filters op als weergave. Dit maakt ook persoonlijke Kanban-borden mogelijk: stel een filter in op Eigenaar met de waarde huidige gebruiker, en het bord toont alleen de kaarten van wie er ook kijkt. Opgeslagen als weergave, geeft dit elk teamlid met één klik een persoonlijk bord. Zie voor meer informatie het artikel Filters en weergaven.
Extra informatie op kaarten tonen met canvassen
Kaarten kunnen extra informatie tonen via canvassen: compacte, configureerbare panelen die op de kaart zelf worden weergegeven (velden, lijsten, opgemaakte tekst en afbeeldingen). Canvassen worden per lijst gekoppeld via Canvassen configureren, zodat elke fase precies de informatie kan tonen die daar relevant is. Voor een toelichting op canvassen, sjablonen en segmenttypen, zie het artikel Canvassen.
Best practices
- Houd lijsten eenvoudig: begin met een paar lijsten en voeg er pas meer toe als je proces daarom vraagt.
- Voeg taken waar mogelijk toe vanuit de planning: taken die via plan-items zijn toegevoegd, blijven gekoppeld aan de planning; kaarten die op het bord zijn toegevoegd, kunnen achteraf niet worden gekoppeld.
- Gebruik rangschikking voor focus: houd de kaarten met de hoogste prioriteit bovenaan, of rangschik lijsten op een veldwaarde.
- Geef elke kaart een eigenaar: dit maakt verantwoordelijkheden en werkbelasting in één oogopslag zichtbaar.
- Maak een persoonlijke weergave: een opgeslagen weergave met Eigenaar = huidige gebruiker werkt als een persoonlijk bord voor elk teamlid.
- Gebruik canvassen spaarzaam: toon alleen de informatie die gebruikers echt nodig hebben op de kaart.
Veelgestelde vragen
Kan ik een kaart op het Kanban-bord koppelen aan de Gantt-planning?
Nee. De koppeling werkt in één richting: taken die aan een plan-item in de planning zijn toegevoegd, verschijnen op het bord, maar kaarten die op het bord zijn aangemaakt, kunnen achteraf niet aan de planning worden gekoppeld.
Waarom zie ik kaarten die ik niet zelf heb toegevoegd?
Het bord toont automatisch taken uit plan-items in de projectplanning en kaarten die afkomstig zijn uit logitems zoals Risico's.
Kan ik kaarten in bulk importeren?
Ja. Beheerders kunnen Kanban-items importeren via de Import/export-module, vergelijkbaar met het importeren van portfolio-items in de portfolio funnel.
Hoe maak ik een persoonlijk Kanban-bord?
Stel een filter in op Eigenaar met de waarde huidige gebruiker en sla deze op als weergave. Iedereen die de weergave opent, ziet alleen zijn eigen kaarten.
Kan ik hetzelfde canvas aan meerdere lijsten toevoegen?
Ja. Selecteer alle relevante lijsten in de canvasconfiguratie. Zie het artikel Canvassen.
Meer hulp nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de hulp in de applicatie.