Financiële planning
Inleiding
Wat is het tabblad Financiële planning?
Het tabblad Financiële planning in de Project-app is waar de financiën van het project per Financiële categorie en per periode worden gepland, gevolgd en gerapporteerd. Het zet de verschillende financiële classificaties — zoals Budget, Gepland, Prognose, Aanvraag en Besteed — tegenover elkaar, zodat direct duidelijk is of het project nog binnen het budget past dat het van de portfolio heeft gekregen.
Het tabblad werkt in essentie hetzelfde als de Financiële planning in de portfolio, toegespitst op één project. Samen koppelen ze de financiële planning op portfolio- en projectniveau: de portfolio wijst een budget toe, het project plant en prognosticeert, en afwijkingen vloeien terug naar de portfolio.
Wie gebruikt het?
- Projectmanagers, om kosten te plannen, een prognose te geven en budgetwijzigingen aan te vragen.
- Financieel controllers, om budgetnaleving en werkelijke cijfers te bewaken.
- Portfoliomanagers, om de prognoses en aanvragen van het project terug te zien in de portfolio.
Welke waarde levert het op?
- Inzicht in geplande versus begrote en werkelijke kosten per Financiële categorie.
- Een formele route om verwachte kosten te rapporteren (Prognose) en budgetwijzigingen aan te vragen (Aanvraag).
- Vroegtijdige signalering van afwijkingen, voordat ze problemen worden op portfolioniveau.
Het bord begrijpen
Het bord toont de Financiële categorieën van het project op een timeline. Het is een FCC-planningsgrid; zie het artikel Grid voor de gedeelde bedieningselementen. De werkbalk bevat een selector voor financiële classificatie (bijvoorbeeld Budget) met een vergelijkingsvervolgkeuzelijst om er een tweede classificatie tegenover te zetten, een tijdschaalselector met periodeschuif, een filter voor Financiële categorie, een eenheidsvermenigvuldiger en een tandwielicoon voor de financiële configuratie.
Instellen
De instelling van de financiële planning vindt grotendeels plaats aan de portfoliokant: de Financiële categorieën worden beschikbaar gesteld in de portfolio, en de financiële configuratie bepaalt per financiële classificatie of deze bewerkbaar, zichtbaar of verborgen is, afzonderlijk voor de portfolio en het project. Welke classificaties je in het project kunt bewerken, hangt dus af van deze configuratie. Zie Financiële planning in de portfolio voor de volledige instelling.
In de praktijk betekent dit doorgaans voor het project:
- Budget wordt vanuit de portfolio toegewezen en is zichtbaar in het project.
- Gepland is een afgeleide van alle financiën die in het project zijn geboekt (bijvoorbeeld uren tegen een uurtarief, verplichtingen of opgegeven kosten per planningsitem) en wordt daarom niet in dit grid ingevoerd.
- Prognose is bewerkbaar in het project: de formele verwachting van kosten, opgegeven door de projectmanager.
- Aanvraag is bewerkbaar in het project, om een formeel wijzigingsproces (RFC) te ondersteunen.
- Besteed wordt doorgaans ingelezen vanuit het financiële systeem; is dat niet het geval, dan kan het bewerkbaar worden gemaakt.
Werken met de Financiële planning
Classificaties vergelijken
Selecteer een classificatie en een vergelijking in de werkbalk om de financiële situatie te analyseren:
- Budget versus Gepland: toont of de zorgvuldig geplande kosten nog binnen het gegeven budget passen.
- Budget versus Prognose: de meer formele vergelijking, gebruikt in de rapportage van het project naar de portfolio.
- Budget versus Besteed: toont of het project nog op koers ligt zodra werkelijke kosten zijn vastgelegd.
Een prognose rapporteren
Werk periodiek de Prognose per Financiële categorie bij. De prognose is de formele terugkoppeling van verwachte kosten naar de portfolio, waar de portfoliomanager deze naast het toegewezen budget ziet.
Een budgetwijziging aanvragen
Als de verwachte kosten substantieel afwijken van het budget, gebruik dan de classificatie Aanvraag om een formeel wijzigingsproces (RFC) te starten. Vul de aangevraagde bedragen in en pas de wijziging toe, zodat de portfolio kan beoordelen of de aanvraag kan worden gehonoreerd.
Tip: Gebruik de ingebouwde goedkeuringsworkflows om het wijzigingsproces te formaliseren en de besluitvorming vast te leggen in FCC.
Waarden overzetten tussen classificaties
Waarden van de ene classificatie kunnen met één druk op de knop worden overgezet naar een andere. Bijvoorbeeld door de geplande kosten over te nemen als nieuwe prognose. Welke overzettingen beschikbaar zijn, hangt af van de financiële configuratie.
Best practices
- Spreek de betekenis van elke classificatie af: zorg dat portfolio en projecten Budget, Gepland, Prognose en Aanvraag op dezelfde manier gebruiken; dit wordt centraal ingesteld in de financiële configuratie.
- Werk de prognose op een vaste cadans bij: een actuele prognose houdt het financiële beeld van de portfolio betrouwbaar.
- Gebruik Aanvraag voor formele wijzigingen: aanvragen maken budgetafwijkingen expliciet en traceerbaar, in plaats van stilzwijgend te overschrijden.
- Vergelijk Budget versus Besteed regelmatig: werkelijke cijfers zijn de uiteindelijke controle of het project binnen budget blijft.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik een bepaalde classificatie niet bewerken?
De financiële configuratie (ingesteld aan de portfoliokant) bepaalt per classificatie of deze bewerkbaar, zichtbaar of verborgen is in het project.
Waar komt het bedrag Gepland vandaan?
Gepland is een som per Financiële categorie van alle financiën die in het project zijn geboekt, zoals uren tegen een uurtarief, verplichtingen of kosten per planningsitem. Het wordt niet rechtstreeks in dit grid ingevoerd.
Hoe bereikt mijn prognose de portfolio?
Prognoses die in het project zijn ingevoerd, zijn zichtbaar in de Financiële planning van de portfolio, naast het toegewezen budget.
Waarom zie ik een bepaalde Financiële categorie niet?
Financiële categorieën worden per portfolio beschikbaar gesteld. Neem contact op met de portfoliomanager of functioneel beheerder als een categorie ontbreekt.
Meer ondersteuning nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of probleemoplossing contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app help.