Uren goedkeuren
Inleiding
Wat is het tabblad Uren goedkeuren?
Met het tabblad Uren goedkeuren in de Project-app kunnen projectmanagers de tijdregistraties die op hun project zijn geschreven controleren en goedkeuren. Teamleden registreren uren op het project zelf of op specifieke activiteiten binnen het project (zoals planningsitems of fasen). De projectmanager controleert deze boekingen vervolgens voordat ze de volledige goedkeuringsworkflow doorlopen.
Wie gebruikt het?
Het tabblad Uren goedkeuren wordt gebruikt door projectmanagers die verantwoordelijk zijn voor het valideren van de op hun project geregistreerde tijd. Het is alleen zichtbaar wanneer de bijbehorende instellingen in het Model zijn ingeschakeld.
Welke waarde levert het op?
- Geeft projectmanagers direct overzicht over alle op hun project geboekte uren.
- Zorgt ervoor dat tijdregistraties correct zijn voordat ze doorgaan naar de lijnmanager voor de definitieve goedkeuring.
- Ondersteunt verantwoording door te tonen wie welke uren heeft geregistreerd, op welke activiteit en met welke omschrijving.
Het tabblad Uren goedkeuren inschakelen
Het tabblad Uren goedkeuren is niet standaard zichtbaar. Het moet door een beheerder worden ingeschakeld via het projectmodel.
Configuratiestappen
- Open het Model dat op het project is toegepast.
- Ga naar Modelgedrag.
- Schakel de volgende selectievakjes in:
- Projectmanagers moeten uren goedkeuren: activeert het tabblad Uren goedkeuren en vereist dat de projectmanager tijdregistraties op dit project goedkeurt.
- Tijdregistratie alleen op projectniveau: beperkt tijdregistratie tot projectniveau (in plaats van op individuele activiteiten). Schakel dit alleen in als je organisatie geen uren wil laten registreren op specifieke planningsitems.
Het tabblad Uren goedkeuren verschijnt pas in de Project-app nadat ten minste de instelling Projectmanagers moeten uren goedkeuren is ingeschakeld. Zie je het tabblad niet, controleer deze instellingen dan bij je Model-beheerder.
Het tabblad Uren goedkeuren gebruiken
Eenmaal ingeschakeld toont het tabblad Uren goedkeuren een lijstweergave van alle tijdregistratieregels die op het project zijn geschreven.
Wat de projectmanager ziet
Voor elke tijdregistratieregel wordt de volgende informatie getoond:
- Resource: wie de uren heeft geregistreerd.
- Uren: het aantal geregistreerde uren.
- Omschrijving: eventuele omschrijving of opmerking van het teamlid.
- Activiteit: de specifieke activiteit of het planningsitem waarop de uren zijn geboekt (indien van toepassing).
Uren goedkeuren
- Open het tabblad Uren goedkeuren in de Project-app.
- Controleer de tijdregistratieregels.
- Selecteer de regels die je wilt goedkeuren.
- Klik op Goedkeuren.
Het goedkeuren van een regel in het tabblad Uren goedkeuren dekt alleen de goedkeuring door de projectmanager. De volledige weekstaat van het teamlid heeft nog steeds goedkeuring van de lijnmanager nodig voordat deze volledig is verwerkt. De goedkeuring door de projectmanager en de goedkeuring door de lijnmanager zijn twee afzonderlijke stappen in de workflow.
Best practices
- Controleer regelmatig om een opeenstapeling van niet-goedgekeurde tijdregistraties te voorkomen.
- Controleer omschrijvingen om te zorgen dat uren op de juiste activiteiten zijn geboekt.
- Stem af met lijnmanagers: beide goedkeuringen zijn nodig om een weekstaat volledig goed te keuren.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik het tabblad Uren goedkeuren niet? Het tabblad verschijnt alleen wanneer Projectmanagers moeten uren goedkeuren is ingeschakeld in de instellingen voor Modelgedrag. Neem contact op met je Model-beheerder om de configuratie te controleren.
Wordt de weekstaat hiermee volledig goedgekeurd? Nee. Het goedkeuren van uren in de Project-app dekt alleen de controle door de projectmanager. De lijnmanager moet de volledige weekstaat nog apart goedkeuren.
Kunnen uren op specifieke activiteiten worden geregistreerd of alleen op het project? Dit hangt af van de instelling Tijdregistratie alleen op projectniveau in het Model. Wanneer deze is ingeschakeld, kunnen uren alleen op projectniveau worden geboekt. Wanneer deze is uitgeschakeld, kunnen teamleden ook uren registreren op individuele activiteiten binnen het project.