Workflows
Inleiding
Wat is het tabblad Workflows? Het tabblad Workflows in het Portfolio van Fortes Change Cloud is een plek waar gebruikers workflows binnen het portfolio kunnen definiëren en beheren. Het stelt organisaties in staat om workflows op te zetten die bepalen hoe initiatieven door verschillende fasen bewegen, op basis van vooraf gedefinieerde regels en rollen. Dit tabblad zorgt ervoor dat portfoliogovernance consistent wordt toegepast, terwijl het ook flexibiliteit ondersteunt om aan te sluiten bij organisatorische processen, informatieverzameling en besluitvormingsstructuren.
Wie gebruikt het? Het tabblad Workflows wordt gebruikt door rollen die verantwoordelijk zijn voor het beheren en overzien van portfolioprocessen, waaronder:
- Portfoliomanagers, om de doorstroom van initiatieven langs strategische beslismomenten te definiëren en te monitoren.
- PMO-teams, om governancestandaarden te handhaven en procesconsistentie binnen het portfolio te waarborgen.
- Programma- en projectmanagers, om gestructureerde stappen te volgen voor het indienen, bijwerken en afsluiten van initiatieven.
- Beslissers en goedkeurders, om items te beoordelen en hierop te handelen op belangrijke momenten in de workflow.
- Business owners en bijdragers, om deel te nemen aan workflows die relevant zijn voor hun rol en verantwoordelijkheden.
Welke waarde levert het op? Het tabblad Workflows levert waarde door:
- Portfolioprocessen te standaardiseren: Zorgt voor consistente behandeling van initiatieven tussen afdelingen en teams.
- Governance te verbeteren: Bouwt goedkeuringsstappen, validaties en rolgebaseerde acties in om compliance en toezicht te ondersteunen.
- Transparantie te vergroten: Maakt duidelijk waar elk initiatief zich in zijn levenscyclus bevindt en welke acties nog openstaan.
- Efficiëntie te verhogen: Stuurt elk bijdragend team een eigen taak en informeert de teammanagers per e-mail, waardoor handmatige coördinatie en vertragingen afnemen.
- Strategische regie te ondersteunen: Stemt uitvoering af op organisatorische prioriteiten door te bepalen hoe en wanneer initiatieven voortgang boeken.
Doel van workflows met formulieren
Gebruik workflows om statusupdates of andere gegevens op te vragen bij bijdragende teams en om ervoor te zorgen dat die updates het portfolio bereiken. Je bepaalt welke velden teams moeten invullen, verstuurt een aanvraag, volgt de voortgang, en accepteert of wijst de ingediende gegevens af. Geaccepteerde gegevens worden onderdeel van de officiële portfolio-informatie.
Zo werk je met workflows en formulieren
1) Bijdragende teams configureren
Maak en configureer teams in de Teams-app en wijs managers toe. Bijdragende teams zijn verantwoordelijk voor het geven van updates als reactie op je workflow-aanvragen.
2) Teams koppelen aan het portfolio
Koppel de bijdragende teams aan het relevante portfolio en de items. Voeg een segment Bijdragende teams toe aan een canvas, zodat teams direct aan doelstellingkaarten gekoppeld kunnen worden.
3) De workflow configureren
Maak een workflowconfiguratie en geef de velden op die teams moeten invullen. Dit bepaalt de structuur van het formulier dat teams invullen.
De paginalay-out ontwerpen
Elke workflowconfiguratie heeft een tabblad Detail Page Layout waar je het formulier ontwerpt dat bijdragende teams zien in de Teams-app. Je kunt een eigen lay-out bouwen met twee typen segmenten:
- Veldsegmenten: tonen en verzamelen portfolio-itemwaarden (naam, status, datums, customvelden). Zet individuele velden aan of uit als bewerkbaar of alleen-lezen, en bepaal de zichtbaarheid van labels.
- Lijstsegmenten: tonen gerelateerde items zoals risico's, issues, acties en leerpunten. Kies de zichtbare kolommen en bepaal of teams items in de lijst kunnen toevoegen, bewerken of verwijderen.
Secties, kolommen en segmenten worden opnieuw geordend door de ⋮⋮-handle te verslepen. Toetsenbordnavigatie wordt ook ondersteund: Tab om te focussen, Spatie om een element op te pakken of neer te zetten, en de pijltoetsen om het te verplaatsen.
Elke workflowconfiguratie heeft zijn eigen lay-out, zodat je per configuratie een ander formulier kunt tonen. Wanneer teams een workflowtaak invullen, worden velden automatisch opgeslagen bij wijziging. Portfoliomanagers beoordelen de ingediende gegevens in dezelfde lay-out.
4) Updates opvragen bij teams
Start de workflow handmatig met Nieuwe workflow starten op het tabblad Workflows van de portfolio. Er is geen automatische trigger of planning. Kies een configuratie, voer een naam in en stel optioneel een vervaldatum in.
FCC maakt per bijdragend team één taak aan. Elke taak bevat alle portfolio-items waarvoor dat team het bijdragende team is, en het team reageert erop in de Teams-app.
Notificaties
FCC stuurt in drie situaties een e-mail naar de managers van het team:
- Wanneer de taak is aangemaakt.
- Wanneer een inzending wordt afgewezen.
- Eenmalig, wanneer de vervaldatum van de taak is verstreken zonder dat deze is ingediend.
Er worden geen herinneringen verstuurd vóór de vervaldatum. Start je een workflow zonder vervaldatum, dan raakt de taak nooit over tijd en wordt er geen e-mail over de verstreken vervaldatum verstuurd.
5) Teams dienen gegevens in
Teams kunnen hun updates op verschillende manieren indienen:
Via Excel
Bereid de gegevens offline voor in Excel, kopieer de cellen en klik in de taak op Bijwerken vanuit Excel. Plak de gekopieerde cellen in het dialoogvenster en koppel elke geplakte kolom aan een kolom van de lijst of aan Negeren. Een bestand uploaden is niet mogelijk.
Rijen worden op naam gekoppeld aan bestaande items. Afhankelijk van de workflowconfiguratie worden niet-gekoppelde rijen toegevoegd als nieuwe items (Nieuwe items kunnen worden toegevoegd) en worden items die ontbreken in de geplakte gegevens verwijderd (Items kunnen worden verwijderd).
Als Items kunnen worden verwijderd is ingeschakeld, wordt elk item in de taak dat niet in de geplakte gegevens staat verwijderd.
Vanuit je eigen of een andere FCC-omgeving
Maak een canvas in de externe FCC-omgeving dat dezelfde workflowstructuur gebruikt, zodat teams van daaruit kunnen invullen en indienen.
Voor het verzamelen van gegevens tussen omgevingen definieer je de datavelden, genereer je een OData-koppeling (met bijbehorende autorisatiesleutel), en gebruik je deze in de Teams-context om de gegevens veilig te ontvangen.
Via de Workflow Import Wizard
Teammanagers kunnen de Workflow Import Wizard gebruiken om gegevens rechtstreeks vanuit een OData-bron in bulk te importeren in workflowtaken. De wizard is beschikbaar voor OData-gekoppelde workflows in de Portfolio- en Teams-modules.
De wizard leidt je door vier stappen:
- Een gegevensbron selecteren: kies je huidige FCC-omgeving of maak verbinding met een externe FCC-omgeving via een URL en een autorisatiesleutel. Externe sleutels worden gegenereerd via de OData Connectivity-app of het tabblad Dashboard van een portfolio.
- Velden koppelen: het systeem stelt automatisch kolom-naar-veldkoppelingen voor op basis van naamgevingsconventies. Overschrijf suggesties waar nodig, markeer velden als Negeren om bestaande waarden te behouden, en bekijk een voorbeeld van maximaal vijf rijen. De koppeling wordt opgeslagen per team en workflowconfiguratie.
- Items filteren: beperk het importbereik met voorwaarden op elk beschikbaar veld. Het aantal items wordt live bijgewerkt en filterinstellingen blijven bewaard bij de configuratie.
- Voorbeeld en importeren: bekijk alle gefilterde items met de toegepaste koppelingen voordat je bevestigt.
Tip: Je kunt op elk moment teruggaan naar eerdere stappen zonder latere configuratie te verliezen. Ongeldige instellingen worden automatisch verwijderd wanneer hun afhankelijkheden veranderen.
6) Inzendingen accepteren of afwijzen
Nadat een team iets heeft ingediend, beoordelen managers de gegevens. Geaccepteerde gegevens werken het portfolio bij; afgewezen gegevens kunnen worden verduidelijkt en opnieuw ingediend.
7) Rapporteren en analyseren
Gebruik de weergave Lijst op de workflowpagina om alle ingediende en geaccepteerde gegevens te bekijken. Pas de kolommen aan zodat ze overeenkomen met de velden die in je workflow zijn gedefinieerd.
Best practices
- Bereid bijdragende teams voor (en wijs managers toe) voordat je een workflow start.
- Koppel teams aan portfolio-items via een segment Bijdragende teams om aanvragen correct te routeren.
- Bepaal vooraf exact welke velden je nodig hebt; houd formulieren beknopt.
- Kies de juiste indienmethode: de Teams-app voor eenvoudige updates; Excel of OData voor bulkgegevens of gegevens tussen omgevingen.
- Beoordeel tijdig en geef feedback op afgewezen inzendingen.
- Stem de kolommen van je weergave Lijst af op de workflowvelden voor eenvoudigere analyse.
FAQ
Hoe stel ik teams in?
Maak teams aan in de Teams-app en wijs managers toe. Die teams leveren de input voor de workflow.
Hoe koppel ik teams aan portfolio-items?
Voeg een segment Bijdragende teams toe aan een canvas en koppel de relevante teams aan de doelstellingkaarten.
Waar bepaal ik welke gegevens teams moeten indienen?
In de workflowconfiguratie. Geef de velden op die ingevuld moeten worden voordat je een aanvraag verstuurt.
Kunnen teams buiten onze FCC-omgeving gegevens indienen?
Ja. Laat ze een canvas invullen in hun eigen FCC-omgeving (met dezelfde workflowstructuur), of gebruik een OData-koppeling om hun gegevens te verzamelen.
Wat gebeurt er met afgewezen gegevens?
Afgewezen inzendingen werken het portfolio niet bij. Teams kunnen ze corrigeren en opnieuw indienen.
Hoe analyseer ik de inzendingen?
Open de weergave Lijst op de workflowpagina en pas de zichtbare kolommen aan zodat ze overeenkomen met je workflowvelden.
Meer hulp nodig?
Neem contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de online kennisbank voor meer stapsgewijze configuratiehandleidingen.