Risico's
Introductie
Wat is het tabblad Risico's? Het tabblad Risico's binnen de Portfolio-functionaliteit van Fortes Change Cloud is een centrale omgeving voor het identificeren, beoordelen en beheren van risico's op portfolioniveau die het succes van strategische initiatieven kunnen beïnvloeden. Hiermee kun je potentiële risico's vastleggen, de kans en impact ervan inschatten, eigenaarschap toewijzen en beheersmaatregelen bepalen. Dit tabblad biedt een portfoliobreed overzicht van risicoblootstelling, waardoor organisaties proactief onzekerheden kunnen beheren en controle houden over de strategische uitvoering.
Wie gebruikt het? Het tabblad Risico's wordt gebruikt door verschillende rollen die betrokken zijn bij portfolio- en risicomanagement, waaronder:
- Portfoliomanagers, om risico's binnen alle initiatieven te bewaken en te beheren en afstemming met de risicobereidheid te waarborgen.
- Programma- en projectmanagers, om risico's buiten hun eigen managementscope te identificeren en te beperken, en significante risico's indien nodig te escaleren.
- PMO-teams, om consistente risicomanagementpraktijken te waarborgen en governance te ondersteunen.
- Bestuurders en sponsors, om op de hoogte te blijven van risico's met grote impact en strategische beslissingen te nemen om deze aan te pakken.
Welke waarde levert het op? Het tabblad Risico's levert waarde op door:
- Risicozichtbaarheid te vergroten: biedt een duidelijk overzicht van risico's binnen het portfolio, wat vroegtijdige detectie en respons mogelijk maakt.
- Proactief management te ondersteunen: stimuleert tijdige identificatie en beperking van risico's voordat ze escaleren.
- Besluitvorming te verbeteren: geeft leidinggevenden inzicht in mogelijke bedreigingen en hun impact op strategische doelen.
- Governance te versterken: bevordert consistente, traceerbare risicomanagementpraktijken binnen de organisatie.
Werken met het tabblad Risico's
- Voeg de gewenste kolommen toe door op kolommen te klikken en de kolommen te selecteren die je nodig hebt. Deze kolommen bieden extra informatie over de risico's, zoals de datum van de laatste wijziging.
- Voeg een risico toe door op het plusicoon (+) te klikken. Voer een omschrijving in en vul de overige kolommen in:
- Status: geeft aan of een risico is opgelost of nog openstaat.
- Kans: toont de kans dat het risico zich voordoet.
- Impact: geeft de impact weer als het risico zich voordoet.
- Owner: hiermee wijs je het risico toe aan een specifieke persoon.
- Voeg optioneel een filter toe om de weergegeven risico's te beperken. Dit helpt om te focussen op de risico's die op een bepaald moment relevant zijn. Sla de weergave op als je een set filters regelmatig opnieuw wilt gebruiken.
- Exporteer risico's naar een spreadsheet om ze te delen of te verspreiden onder mensen die geen toegang hebben tot Fortes Change Cloud.
Relatie met projectrisico's
Een portfolio heeft zijn eigen tabblad Risico's, en elk project dat tot het portfolio behoort heeft zijn eigen, aparte tabblad Risico's. De twee registers zijn niet dezelfde lijst: een risico dat op een project wordt vastgelegd, verschijnt niet automatisch in het tabblad Risico's van het portfolio, en omgekeerd ook niet.
Een project kan zijn risico's rapporteren aan het portfolio. Gerapporteerde risico's worden zichtbaar op plekken zoals portfoliorapporten en dashboards, maar worden niet samengevoegd met het eigen tabblad Risico's van het portfolio. Zo blijven het risicoregister van het portfolio en dat van elk project echt gescheiden: de portfoliomanager ziet wat er is gerapporteerd, terwijl het project volledig eigenaar blijft van zijn eigen lijst. Zie voor meer informatie over hoe een project bepaalt welke risico's worden gerapporteerd Projectrisico's koppelen aan het portfolio.
Aanpasbare detailpagina van logitems
Het is nu mogelijk om de detailpagina van logitems naar wens te configureren. Dit geldt in de Portfolio-app voor de tabbladen Issues en Risico's.
Als je naar de detailpagina van een logitem gaat, is er nu een menuknop met de optie Adjust page. Je komt dan in de configuratiemodus van het canvas terecht en kunt de standaardindeling wijzigen. Deze functie is alleen beschikbaar voor de rollen beheerder, manager en support.
Met de instellingenknop van een segment kun je het segment aanpassen. Met het kruis kun je het segment verwijderen. Met de knop "+ add segment" onderaan het canvas voeg je een nieuw segment toe. Segmenten kunnen op de pagina worden verplaatst door op de segmentkop te klikken en vervolgens te slepen. Een segment kan groter of kleiner worden gemaakt via de hoek van het segment.
De knop Reset to Default herstelt de standaardinstelling.
Op de detailpagina van een logitem kunnen 4 segmenttypen worden toegevoegd:
- Fields: zelf te selecteren velden.
- All self-defined fields: bevat alle zelfgedefinieerde velden van het betreffende logitem.
- Tasks: taken kunnen worden toegevoegd aan het logitem.
- Documents: documenten kunnen worden toegevoegd aan het logitem.
Het field-segment is het enige segment dat meerdere keren aan een canvas kan worden toegevoegd.
Voor elk type logitem kan een aangepaste detailpagina worden ingesteld. De aangepaste detailpagina is alleen beschikbaar in het portfolio waarin je de wijziging hebt doorgevoerd. Als je aangepaste detailpagina's wilt uitrollen naar meerdere/alle portfolio's, kun je dit doen via portfoliomodellen.
Wanneer je detailpagina's aanpast in een model, krijgen alle daarvan afgeleide portfolio's en projecten deze aangepaste pagina's. In het model kun je bovendien instellen of het model strikt gevolgd moet worden of dat afwijking per portfolio is toegestaan.
Best practices
- Gebruik filters en kolommen om risico-overzichten overzichtelijk en relevant te houden.
- Wijs aan elk risico een eigenaar toe, zodat er altijd een duidelijk aanspreekpunt is.
- Exporteer risico's regelmatig om inzichten te delen met stakeholders die geen toegang hebben tot Fortes Change Cloud.
- Pas de detailpagina alleen aan wanneer dit echt waarde toevoegt voor je organisatie. Consistentie tussen portfolio's kan worden gewaarborgd via het portfoliomodel.
FAQ
Kan ik het tabblad Risico's voor elk portfolio apart aanpassen?
Ja, je kunt het tabblad Risico's en de detailpagina's per portfolio aanpassen. Als je consistente indelingen nodig hebt voor alle portfolio's, gebruik dan portfoliomodellen om dit centraal te beheren.
Is het mogelijk om de aangepaste detailpagina terug te zetten naar de oorspronkelijke indeling?
Ja, de knop "reset to default" herstelt de standaard detailpagina-indeling.
Wie kan de detailpagina van logitems bewerken?
Alleen gebruikers met de rol beheerder, manager of support kunnen de indeling van de detailpagina configureren.
Kan ik de lijst met risico's exporteren?
Ja, risico's kunnen worden geëxporteerd naar een spreadsheet voor eenvoudig delen of rapporteren.
Meer support nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app help.