Rapportage
Introductie
Wat is het tabblad Rapportage?
Het tabblad Rapportage binnen de Portfolio-functionaliteit van Fortes Change Cloud is een centrale hub voor het beheren van portfoliobrede gegevensverzameling en rapportageactiviteiten. Het biedt toegang tot rapportagecycli waarin je statusupdates van projectmanagers verzamelt, uitgebreide rapporten over alle portfolio-entiteiten genereert en configureert welke velden worden gerapporteerd. Het tabblad Rapportage zorgt ervoor dat het portfoliomanagement beschikt over tijdige, accurate en goed georganiseerde gegevens voor besluitvorming.
Wie gebruikt het?
Het tabblad Rapportage wordt gebruikt door:
- Portfoliomanagers: om rapportagecycli te beheren, updateverzoeken te versturen en portfoliorapporten te genereren.
- PMO-teams: om toezicht te houden op de rapportagecyclus en gegevensconsistentie te waarborgen.
- Projectmanagers: om rapportageverzoeken te ontvangen en statusupdates in te dienen.
- Bestuurders en stakeholders: om portfoliobrede rapporten en prestatiegegevens te bekijken.
- Systeembeheerders: om te configureren welke velden worden gerapporteerd en gesynchroniseerd.
Welke waarde levert het op?
Het tabblad Rapportage levert waarde op door:
- Gegevensverzameling te stroomlijnen: centraliseert het proces van het verzamelen van statusupdates voor alle portfolio-items.
- Onderbouwde besluitvorming mogelijk te maken: biedt het portfoliomanagement geconsolideerde, real-time inzichten in de portfolioprestaties.
- Gegevensconsistentie te waarborgen: synchroniseert velden tussen project- en portfolioweergaven, waardoor handmatige consolidatie wordt verminderd.
- Governance te ondersteunen: houdt een audit trail bij van alle gerapporteerde gegevens en rapportageactiviteiten.
- Handmatig werk te verminderen: automatiseert het genereren en verspreiden van rapporten naar stakeholders.
Rapportagecyclus
De rapportagecyclus is het doorlopende proces van het verzamelen en beheren van statusupdates van projecten binnen het portfolio. Het tabblad Rapportage biedt een lijstweergave van portfolio-items waarin je de rapportagestatus van alle actieve portfolio-items kunt volgen en verzoeken kunt versturen naar projectmanagers.
Lijstweergave van portfolio-items
Het tabblad Rapportage toont een lijstweergave van alle portfolio-items in je portfolio. Deze lijst toont:
- Naam en status van het portfolio-item: snelle identificatie van elk item.
- Rapportagestatus: geeft aan of een rapport is ingediend, in behandeling is, of te laat is.
- Gerelateerde projectinformatie: koppelingen naar bijbehorende projecten en hun managers.
- Customgerapporteerde velden: toont gegevens die door projectmanagers zijn gerapporteerd.
- Datum laatste rapport: toont wanneer de meest recente update is ingediend.
Vanuit deze lijst kun je filteren, sorteren en kolommen aanpassen om je te richten op de informatie die voor jou het meest relevant is.
Rapportageverzoeken versturen naar projectmanagers
Om statusupdates van projectteams te verzamelen, verstuur je rapportageverzoeken vanuit het portfolioniveau.
- Zoek in de lijstweergave van het tabblad Rapportage het portfolio-item waarvoor je een statusupdate nodig hebt.
- Klik op de knop Send report request of gebruik het actiemenu.
- Er wordt een melding verstuurd naar de projectmanager die aan dat project is toegewezen.
- Het systeem houdt de status automatisch bij als pending, submitted of overdue.
- Je kunt de indieningsstatus direct volgen in de lijstweergave.
De rapportagestatus volgen
De lijstweergave biedt real-time inzicht in de rapportagestatus van alle portfolio-items:
- Pending: het rapportageverzoek is verstuurd maar nog niet ingediend door de projectmanager.
- Submitted: de projectmanager heeft de statusupdate voltooid en ingediend.
- Overdue: het rapport had ingediend moeten zijn, maar is dat nog niet.
Gebruik het statusfilter om snel te zien welke items opvolging nodig hebben. Je kunt ook geautomatiseerde herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat rapportagedeadlines worden gehaald.
Reports
Het onderdeel Reports toont alle entiteitstypen binnen je portfolio, zodat je gegevens per entiteitstype kunt bekijken, analyseren en exporteren in aanpasbare lijstweergaven.
Rapporten per entiteitstype bekijken
Het onderdeel Reports toont alle beschikbare entiteitstypen in je portfolio:
- Portfolio Items: de belangrijkste registraties van portfolio-initiatieven
- Plan Items: plan-items die gerelateerd zijn aan de portfolio-items (niet aan het project)
- Issues: issues die de uitvoering van het portfolio beïnvloeden
- Risico's: geïdentificeerde risico's binnen het portfolio
- Quality reviews: kwaliteitsbeoordelingsregistraties
- Changes: wijzigingsverzoeken en aanpassingen
- Actions: actiepunten en vervolgacties
- Lessons learned: gedocumenteerde leerpunten uit projecten en initiatieven
- Custom Logs: elk gedefinieerd customobject
- Entries: customlogboekitems en documentatie
Voor elk entiteitstype kun je:
- Op een entiteitstype klikken om een lijstweergave van alle entiteiten van dat type te openen.
- Alle registraties bekijken in een volledig overzicht met alle instanties van die entiteit.
- Je weergave aanpassen via filtering, kolomselectie en het maken van weergaven.
Draaitabellen maken (timelinerapporten)
Voor timelinegebaseerde rapporten kun je draaitabellen of Charts maken om gegevens vanuit meerdere dimensies te analyseren.
- Klik in een timelinerapport op Basic Settings.
- Scroll naar beneden om de timelineweergave te kiezen.
Weergaven en rapporten exporteren naar Excel
Alle lijstweergaven en draaitabellen kunnen worden geëxporteerd naar Excel voor verdere analyse, delen of distributie:
- Klik in een lijstweergave of draaitabel op Export of de exportknop.
- Selecteer Excel-formaat: kies het formaat
.xlsxvoor Excel-compatibiliteit. - Kies wat je wilt exporteren: alle zichtbare rijen en kolommen, of gefilterde selecties.
- Download: het bestand wordt gedownload naar je computer voor gebruik in toepassingen zoals Microsoft Excel.
Geëxporteerde bestanden behouden alle opmaak, filters en customweergaven, waardoor ze ideaal zijn voor:
- Rapporten delen met externe stakeholders
- Aanvullende analyses uitvoeren in Excel
- Geautomatiseerde rapporten maken met geplande exports
- Rapportagegegevens archiveren
Geautomatiseerde rapporten
Voor terugkerende rapportagebehoeften kun je geautomatiseerde rapporten configureren die op een vast schema rapporten genereren en exporteren. Geautomatiseerde rapporten kunnen automatisch Excel-bestanden genereren en deze verspreiden naar stakeholders.
Zie voor uitgebreide informatie over het configureren van geautomatiseerde rapporten Automated Reports.
Veldsynchronisatie en publicatie
Portfolio-items en de bijbehorende projecten zijn gekoppeld zodat gegevens tussen beide kunnen worden uitgewisseld. Dit omvat veldwaarden, projectplanningen en logboekinformatie. Om deze gegevensuitwisseling te beheren, biedt Fortes Change Cloud twee mechanismen: veldsynchronisatie en publicatie.
Twee mechanismen voor gegevensuitwisseling
Field Synchronization
Field synchronization wisselt automatisch gegevens uit tussen het portfolio-item en het project zodra er wijzigingen worden aangebracht. De synchronisatie kan in meerdere richtingen worden geconfigureerd:
- Wijzigingen in het portfolio-item worden direct doorgevoerd in het project
- Wijzigingen in het project worden direct doorgevoerd in het portfolio-item
- Wijzigingen stromen slechts in één richting
Bij field synchronization is geen handmatige actie nodig: gegevens blijven altijd gesynchroniseerd.
Publication
Publication is een mechanisme voor periodieke, gevalideerde rapportage van project naar portfolio-item. De projectmanager drukt bewust op een knop Publish to Portfolio om geselecteerde gegevens naar eigen inzicht over te dragen. Dit omvat:
- Veldwaarden
- Updates van de projectplanning
- Logboekitems (risico's, issues)
- Financiële gegevens (bijv. Forecast)
- Bijdragen aan batenrealisatie
Publication zorgt ervoor dat alleen gevalideerde, bewust ingediende gegevens naar het portfolioniveau worden overgedragen.
Waar veldsynchronisatie te configureren
Veldsynchronisatie kan op twee plekken worden geconfigureerd:
- Portfoliomodel (Best Practice): stel field synchronization in het portfoliomodel in, zodat alle portfolio's die van dat model zijn afgeleid consistente instellingen overnemen.
- Individueel portfolio: overschrijf instellingen in een specifiek portfolio indien nodig.
Tip: configureren in het portfoliomodel zorgt voor consistentie binnen je organisatie en is de aanbevolen aanpak.
Wie veldsynchronisatie kan configureren
In het Portfoliomodel:
- Manager- en Supporter-rollen op de organisatie-eenheid waar het model zich bevindt
- Systeembeheerder
In een individueel portfolio:
- Manager- en Supporter-rollen op dat portfolio
- Systeembeheerder
Veldsynchronisatie instellen
- Open het Portfoliomodel: navigeer naar het tabblad Models binnen je organisatie-eenheid.
- Ga naar het tabblad Rapportage: open in het portfoliomodel het tabblad Rapportage.
- Klik op Change Field Configuration: te vinden rechtsboven in het scherm.
- Selecteer het juiste tabblad:
- Tabblad Own fields: voor customvelden die binnen je organisatie zijn aangemaakt.
- Tabblad System fields: voor standaard Fortes Change Cloud-velden.
- Ga naar de bewerkmodus: klik op het pen-icoon om bewerken in te schakelen.
- Configureer het veldgedrag: kies voor elk veld de juiste synchronisatie-instelling (zie de opties hieronder).
- Sla je configuratie op: pas de wijzigingen toe.
Let op: dezelfde procedure geldt bij het configureren in een individueel portfolio, maar dan begin je bij stap 2 in plaats van stap 1.
Opties voor veldsynchronisatie
Voor elk veld kan het volgende synchronisatiegedrag worden geconfigureerd:
1. Wijziging portfolio-item → project (project is alleen-lezen)
Een wijziging in het portfolio-item werkt automatisch het projectveld bij met dezelfde waarde. Het projectveld wordt alleen-lezen en kan niet los worden aangepast.
| Aspect | Portfolio | Project |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Beschikbaar | Beschikbaar |
| Wijzigbaarheid | Wijzigbaar | Alleen-lezen |
| Gedrag | Aangepast | Gesynchroniseerd |
2. Wijziging project → portfolio-item (portfolio-item is alleen-lezen)
Een wijziging in het project werkt automatisch het veld van het portfolio-item bij. Het veld van het portfolio-item wordt alleen-lezen en kan niet los worden aangepast.
| Aspect | Portfolio | Project |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Beschikbaar | Beschikbaar |
| Wijzigbaarheid | Alleen-lezen | Wijzigbaar |
| Gedrag | Gesynchroniseerd | Aangepast |
3. Portfolio wijzigbaar totdat project start → daarna leidt het project
Het veld van het portfolio-item is wijzigbaar zolang er geen project is. Zodra er een project wordt aangemaakt, neemt het projectveld het over en werkt het automatisch het portfolio-item bij. Het veld van het portfolio-item wordt alleen-lezen.
| Aspect | Portfolio | Project |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Beschikbaar | Beschikbaar |
| Wijzigbaarheid | Wijzigbaar vóór projectstart; alleen-lezen erna | Wijzigbaar |
| Gedrag | Gesynchroniseerd na projectstart | Aangepast |
4. Geen synchronisatie (gebruikt bij Publication)
Het portfolio-item en het project behouden gescheiden veldwaarden. Bij deze instelling worden velden doorgaans in plaats daarvan gesynchroniseerd via publicatie (wanneer de projectmanager zijn rapport publiceert).
| Aspect | Portfolio | Project |
|---|---|---|
| Wijzigbaarheid | Wijzigbaar | Wijzigbaar |
| Gedrag | — (niet gesynchroniseerd) | — (niet gesynchroniseerd) |
Belangrijk: als je deze instelling gebruikt voor velden die NIET in het publicatierapport zijn opgenomen, kunnen de waarden tussen portfolio-item en project permanent uit elkaar lopen. Tip: markeer het veld als niet-bewerkbaar in het portfoliocanvas als je publication gebruikt, om onbedoelde wijzigingen te voorkomen.
5. Veld niet beschikbaar aan één kant
Een veld kan alleen relevant zijn aan één kant. Je kunt het markeren als niet beschikbaar om het uit te sluiten aan de andere kant. Voor niet-beschikbare velden vindt geen synchronisatie plaats.
| Aspect | Portfolio | Project |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Beschikbaar | Niet beschikbaar |
| Gedrag | — (geen synchronisatie) | — (geen synchronisatie) |
Portfoliomodelinstellingen overschrijven
Als je veldsynchronisatie op portfolioniveau hebt geconfigureerd en wilt terugkeren naar de modelinstelling:
- Open het veld in de bewerkmodus.
- Selecteer No local configuration.
- Sla de wijziging op.
Na het opslaan toont het veld de instelling zoals geconfigureerd in het portfoliomodel.
Gevalideerde gegevens publiceren van project naar portfolio
Wanneer publication wordt gebruikt in plaats van synchronisatie, moet de projectmanager op de knop Publish to Portfolio drukken om gegevens over te dragen.
Alleen velden en onderdelen die in het rapport zijn opgenomen worden gepubliceerd naar het portfolio-item, waaronder:
- Geconfigureerde velden
- Risico's en issues
- Projectplanning (mijlpalen)
- Financiële gridgegevens
De gepubliceerde gegevens overschrijven de bijbehorende waarden in het portfolio-item.
Tip: als je wilt dat de knop Publish to Portfolio altijd beschikbaar is (zonder dat er telkens een nieuw rapportageverzoek nodig is), kan je systeembeheerder de geavanceerde systeeminstelling inschakelen:
Feature.EnableAlwaysPublishToPortfolio→ Custom value =true
Best practices voor het configureren van veldsynchronisatie
- Bepaal duidelijk eigenaarschap van gegevens: beslis welke kant (portfolio of project) leidend is voor elk veld.
- Synchroniseer kritieke velden: gebruik synchronisatie voor velden die altijd synchroon moeten blijven, zoals projectnaam of startdatum.
- Gebruik publication voor gevalideerde rapportage: gebruik voor complexe gegevens zoals forecasts en risico's publication, zodat projectmanagers eerst kunnen controleren voordat gegevens worden overgedragen.
- Voorkom afwijkende waarden: configureer synchronisatie=false alleen als je van plan bent publication te gebruiken; anders kunnen portfolio- en projectwaarden uit elkaar lopen.
- Documenteer je configuratie: zorg dat je team begrijpt welke velden synchroniseren en welke handmatige publicatie vereisen.
- Test voor uitrol: als je configureert in een model, test de instellingen eerst op één portfolio voordat je ze organisatiebreed toepast.
Best practices
- Stel duidelijke rapportagecycli op: bepaal vaste schema's voor wanneer rapporten moeten worden ingediend, zodat teams weten wat er van hen wordt verwacht.
- Organiseer weergaven strategisch: maak en benoem weergaven die je meest voorkomende rapportagebehoeften weerspiegelen om tijd te besparen.
- Gebruik filters en kolomaanpassing: organiseer de lijsten van entiteitstypen om snel items te identificeren die actie of opvolging nodig hebben.
- Maak gebruik van draaitabellen voor analyse: gebruik draaitabellen om risico's, issues en financiële gegevens vanuit meerdere dimensies te analyseren.
- Plan veldsynchronisatie zorgvuldig: bepaal welke velden automatisch moeten synchroniseren en welke publication moeten gebruiken voor validatie.
- Exporteer regelmatig: exporteer weergaven en draaitabellen naar Excel om te delen met stakeholders buiten Fortes Change Cloud.
- Automatiseer terugkerende exports: als je regelmatig hetzelfde rapport genereert, stel dan geautomatiseerde rapporten in om tijd te besparen en consistentie te waarborgen.
- Documenteer je veldconfiguratie: zorg dat je team het synchronisatiegedrag van elk veld begrijpt.
- Archiveer afgeronde items: verwijder afgeronde portfolio-items regelmatig uit de actieve tracking om je lijst overzichtelijk te houden.
FAQ
Kan ik mijn gefilterde weergaven opslaan voor later gebruik?
Ja. Je kunt weergaven maken en opslaan die je filterinstellingen, kolomselecties en andere aanpassingen bewaren. Opgeslagen weergaven zijn toegankelijk voor jou en kunnen, indien geconfigureerd door een beheerder, worden gedeeld met andere teamleden.
Wat is het verschil tussen een weergave en een filter?
Een filter beperkt tijdelijk de gegevens die in de huidige lijst worden getoond. Een weergave slaat een volledige configuratie op, inclusief filters, kolomselecties en volgorde, zodat je later terug kunt naar precies dezelfde weergave.
Kan ik draaitabellen maken voor alle entiteitstypen?
Draaitabellen zijn het meest nuttig voor timelinegebaseerde en analytische entiteitstypen zoals risico's, issues, financiële gegevens en mijlpalen. Timelinerapporten ondersteunen specifiek draaitabelfunctionaliteit.
Wat kan ik aggregeren in een draaitabel?
Draaitabellen kunnen gegevens aggregeren op aantal, som, gemiddelde, minimum, maximum en andere standaard aggregatiefuncties, afhankelijk van het gegevenstype.
Kan ik draaitabellen exporteren naar Excel?
Ja. Draaitabellen kunnen worden geëxporteerd naar Excel, waarbij de draaitabelstructuur en alle gegevens behouden blijven, zodat je aanvullende analyses kunt uitvoeren met de functies van Excel.
Wat gebeurt er als ik een weergave aanpas terwijl anderen deze gebruiken?
Wijzigingen in gedeelde weergaven gelden voor alle gebruikers die die weergave bekijken. Overweeg om verwarring te voorkomen door een nieuwe versie van de weergave te maken in plaats van een bestaande gedeelde weergave te wijzigen.
Kan ik meerdere weergaven combineren of complexe filters maken?
Ja. Je kunt meerdere filters tegelijk toepassen om complexe query's te maken. Deze combinaties van meerdere filters kunnen worden opgeslagen als een weergave voor hergebruik.
Hoe vaak kan ik gegevens exporteren?
Je kunt zo vaak gegevens exporteren als nodig is. Er zijn geen limieten op het aantal exports dat je kunt uitvoeren.
Zijn geëxporteerde Excel-bestanden gekoppeld aan de live gegevens?
Nee. Geëxporteerde bestanden zijn statische momentopnames van de gegevens op het moment van export. Ze worden niet automatisch bijgewerkt als de onderliggende gegevens in Fortes Change Cloud veranderen.
Kan ik geautomatiseerde exports inplannen?
Ja. Geautomatiseerde rapporten kunnen worden geconfigureerd om Excel-bestanden volgens een schema te exporteren en per e-mail naar stakeholders te versturen voor periodieke rapportage.
Wat als ik synchronisatie configureer in zowel het portfoliomodel als een individueel portfolio?
Instellingen op portfolioniveau overschrijven modelinstellingen. Je kunt terugkeren naar de modelinstellingen door "No local configuration" te selecteren voor een veld.
Wat is het verschil tussen synchronisatie en publicatie?
Veldsynchronisatie is automatisch en direct. Publication is handmatig: de projectmanager bepaalt wanneer er wordt gepubliceerd, zodat hij eerst de gegevens kan valideren.
Kunnen risico's, issues en planninggegevens worden gepubliceerd?
Ja. Deze onderdelen kunnen worden opgenomen in publicatierapporten, zodat ze samen met de geconfigureerde velden worden overgedragen van project naar portfolio-item.
Is de knop Publish to Portfolio altijd beschikbaar?
Standaard verschijnt deze pas nadat een rapportageverzoek is verstuurd. Een systeembeheerder kan Feature.EnableAlwaysPublishToPortfolio inschakelen om de knop permanent beschikbaar te maken.
Meer support nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app help.