Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Issues

Inleiding​

Wat is het tabblad Issues? Het tabblad Issues in de Portfolio-functionaliteit van Fortes Change Cloud is een centrale plek voor het identificeren, vastleggen en beheren van issues op portfolioniveau die de succesvolle oplevering van portfolio-elementen beïnvloeden. Het biedt een gestructureerde manier om problemen vast te leggen, eigenaarschap toe te wijzen, de voortgang van de oplossing te volgen en de mogelijke impact op strategische doelstellingen, programma's of projecten te beoordelen. Dit tabblad zorgt ervoor dat issues niet alleen worden gedocumenteerd, maar ook actief worden beheerd en indien nodig worden geëscaleerd, zodat organisaties grip houden op risico's en verstoringen.

Wie gebruikt het? Het tabblad Issues wordt gebruikt door verschillende rollen die betrokken zijn bij de uitvoering en het toezicht van het portfolio, waaronder:

  • Portfoliomanagers, om kritieke issues over het portfolio te monitoren en tijdige oplossing te waarborgen.
  • Programma- en projectmanagers, om issues buiten hun eigen scope vast te leggen, te beheren en indien nodig te escaleren.
  • PMO-teams, om trends in issues te bewaken, governance te ondersteunen en consistente issuebeheerpraktijken te waarborgen.
  • Directie en sponsoren, om op de hoogte te blijven van issues met grote impact die mogelijk strategische interventie vereisen.

Welke waarde levert het op? Het tabblad Issues levert waarde door:

  • Risicobewustzijn te verbeteren: biedt zichtbaarheid in issues die het succes van strategische initiatieven kunnen bedreigen.
  • Proactief beheer te ondersteunen: maakt vroegtijdige identificatie en oplossing van issues mogelijk voordat ze escaleren.
  • Verantwoordelijkheid te versterken: wijst duidelijk eigenaarschap en deadlines toe voor het oplossen van issues, wat opvolging bevordert.
  • Governance te faciliteren: zorgt ervoor dat issuebeheer consistent, traceerbaar en afgestemd is op de governancestandaarden van het portfolio.

Werken met issues​

Volg de issues van een portfolio in het tabblad Issues of de Portfolio-app in Fortes Change Cloud. Het is niet alleen eenvoudig om alle issues op één plek bij te houden, het is ook handig omdat je daar bijhoudt waar alle andere relevante informatie over het portfolio te vinden is.

Dit artikel beantwoordt de volgende vragen:

  • Wat is het doel van het tabblad Issues in het portfolio?
  • Hoe gebruik ik het tabblad Issues?

Wat is het doel van het tabblad Issues in het portfolio?​

Met het tabblad Issues in het portfolio kun je alle issues documenteren die binnen een portfolio naar voren komen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om alle relevante informatie over de issues bij te houden, bijvoorbeeld het type issue, de status van het issue en de datum waarop het issue is aangemaakt. De lijst met issues kan ook worden geëxporteerd naar een spreadsheetprogramma, zodat de issues eenvoudig kunnen worden gedeeld met mensen die geen toegang hebben tot Fortes Change Cloud. Issues kunnen in dit tabblad eenvoudig worden gevolgd en overzichtelijk worden weergegeven.

Hoe gebruik ik het tabblad Issues?​

  • Bepaal welke informatie je wilt documenteren en voeg de informatie toe als kolommen door op kolommen te klikken en de gewenste kolommen te selecteren. Dit zijn kolommen die meer informatie over de issues geven. Je zou bijvoorbeeld kunnen kiezen om de kolom Laatst bewerkt op toe te voegen om de datum weer te geven waarop het issue voor het laatst is bewerkt. Voorbeeld van de kolommen:

    • Type toont het type van het issue. Deze informatie kan worden gebruikt om de volgende stap te bepalen.
    • Status geeft aan of een issue is opgelost of niet.
    • Eigenaar maakt het mogelijk om iemand aan een issue toe te wijzen.

  • Voeg een issue toe door op + te klikken. Voer een omschrijving in en vul de overige kolommen in.

  • Gebruik indien nodig een filter om de issues te filteren. Het gebruik van een filter zorgt voor meer overzicht, omdat je hiermee alleen de op dat moment relevante issues kunt tonen. Je kunt er ook voor kiezen om een weergave te gebruiken als je een filter of set filters opnieuw wilt gebruiken.

  • Exporteer de issues naar een spreadsheetprogramma om ze te delen of te versturen naar mensen die geen toegang hebben tot Fortes Change Cloud.

Relatie met projectissues​

Net als bij risico's zijn het tabblad Issues van een portfolio en het tabblad Issues van een project afzonderlijke registers. Een issue die vanuit een project wordt gerapporteerd, wordt zichtbaar voor het portfolio (bijvoorbeeld in rapporten en dashboards), maar wordt niet samengevoegd met het eigen tabblad Issues van het portfolio. Zie Relatie met projectrisico's voor een volledige toelichting. Dezelfde scheiding tussen rapporteren en samenvoegen geldt voor issues.

Aanpasbare detailpagina van logitems​

Het is nu mogelijk om de detailpagina van logitems naar wens te configureren. Dit geldt in het portfolio voor de tabbladen Issues en Risico's.

Als je naar de detailpagina van een logitem gaat, vind je nu een menuknop met de optie Pagina aanpassen. Je komt dan in de configuratiemodus van het canvas terecht en kunt de standaardindeling wijzigen. Deze functie is alleen beschikbaar voor de rollen administrator, manager en support.

Detailpagina aanpasknop

Segment verplaatsen op detailpagina

Met de instellingenknop van een segment pas je het segment aan. Met het kruisje verwijder je het segment. Met de knop "+ segment toevoegen" onderaan het canvas voeg je een nieuw segment toe. Segmenten kunnen op de pagina worden verplaatst door op de segmentkop te klikken en vervolgens met de muis te slepen. Een segment kan aan de hoek groter of kleiner worden gemaakt.

Met de knop Terugzetten op standaard herstel je de standaardinstelling.

Op de detailpagina van een logitem kunnen 4 segmenttypen worden toegevoegd:

Segmenttypen toevoegen

  • Velden: zelf te selecteren velden.
  • Alle zelfgedefinieerde velden: bevat alle zelfgedefinieerde velden van het betreffende logitem.
  • Taken: taken kunnen aan het logitem worden toegevoegd.
  • Documenten: documenten kunnen aan het logitem worden toegevoegd.

Het segment Velden is het enige segment dat meerdere keren aan een canvas kan worden toegevoegd.

Voor elk type logitem kan een aangepaste detailpagina worden ingericht. De aangepaste detailpagina is alleen beschikbaar in het portfolio waarin je de wijziging hebt doorgevoerd. Wil je aangepaste detailpagina's uitrollen over meerdere/alle portfolio's, dan kan dat via portfoliomodellen.

Wanneer je detailpagina's aanpast in een model, krijgen alle daarvan afgeleide portfolio's en projecten deze aangepaste pagina's. In het model kun je bovendien instellen of het model strikt gevolgd moet worden of dat per portfolio mag worden afgeweken.

Instellingen portfoliomodel

Best practices​

  • Gebruik kolommen en filters om het overzicht helder en beheersbaar te houden.
  • Werk issues regelmatig bij en beoordeel ze, zodat de lijst relevant en bruikbaar blijft.
  • Configureer de detailpagina naar je workflow en toon alleen de informatie die voor je team belangrijk is.
  • Exporteer issues wanneer je informatie buiten Fortes Change Cloud moet delen.

FAQ​

Kan ik de lijst met issues delen met mensen buiten Fortes Change Cloud?
Ja, je kunt de issuelijst exporteren naar een spreadsheetprogramma om te delen.

Kan ik de detailpagina voor issues aanpassen?
Ja, administrators, managers en support-rollen kunnen de indeling van de detailpagina voor logitems in de tabbladen Issues en Risico's aanpassen.

Kan ik filters gebruiken om me op specifieke issues te richten?
Ja, filters en weergaven helpen je om alleen de issues te tonen die voor jou relevant zijn.

Zijn aangepaste detailpagina's beschikbaar in alle portfolio's?
Een aangepaste detailpagina is alleen beschikbaar in het portfolio waarin je de wijziging hebt doorgevoerd, tenzij je portfoliomodellen gebruikt om ze breder uit te rollen.

Meer hulp nodig?​

Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app help.