Funnel
Inleiding
Wat is het tabblad Funnel?
Het tabblad Funnel is het startpunt voor het beheren van binnenkomende veranderinitiatieven binnen de Portfolio-functionaliteit van Fortes Change Cloud. Het is een gestructureerde, procesgerichte ruimte voor intake en evaluatie, waar ideeën, voorstellen en potentiële projecten worden verzameld, beoordeeld en geprioriteerd voordat ze worden uitgevoerd. Dit tabblad helpt organisaties om controle te houden over hun strategische pipeline en zorgt ervoor dat alleen de meest waardevolle initiatieven verder gaan.
Wie gebruikt het?
Het tabblad Funnel wordt gebruikt door portfoliomanagers en -ondersteuners, PMO's, initiatiefeigenaren, bijdragers en beslissers die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen en selecteren van initiatieven. Het is ook relevant voor business units en afdelingen die voorstellen of ideeën ter overweging indienen. Door de intake te centraliseren, ondersteunt het de samenwerking tussen operationele teams en strategisch leiderschap.
Welke waarde levert het op?
Het tabblad Funnel levert waarde door:
- Een gestructureerd intakeproces te creëren: Het zorgt ervoor dat alle initiatieven consistent worden vastgelegd en beoordeeld tegen strategische criteria.
- Prioritering te verbeteren: Gebruikers kunnen voorstellen vergelijken op basis van impact, haalbaarheid en aansluiting op strategische doelen, zodat resources gericht worden ingezet op wat het meest belangrijk is.
- Transparantie te vergroten: Stakeholders krijgen zicht op welke ideeën worden overwogen, afgewezen of goedgekeurd, wat vertrouwen en betrokkenheid bevordert.
- Strategische wendbaarheid te ondersteunen: Door continu de instroom van nieuwe initiatieven te beheren, kunnen organisaties snel inspelen op veranderende prioriteiten en kansen.
Kortom, het tabblad Funnel helpt organisaties om slimmere, strategischere beslissingen te nemen over welke initiatieven ze oppakken, en zet ideeën om in impact.
Typische funnelfasen
Een typische funnelopzet kan bestaan uit:
- Nieuw: Idee of voorstel wordt geregistreerd.
- Analyse: Eerste beoordeling of haalbaarheidsstudie.
- Backlog: Goedgekeurd, wacht op prioritering of planning.
- In uitvoering: Er wordt actief aan gewerkt.
- Afgerond: Voltooide initiatieven.
- On hold: Tijdelijk gepauzeerde items.
- Verwijderd: Ingetrokken of afgewezen items.
Deze fasen kunnen volledig worden aangepast aan het portfoliomanagementproces van je organisatie.
Zo werk je met de Funnel
De portfoliofunnel is een kanban-achtige weergave. Zie voor meer informatie over het werken met de kanbanweergave het artikel Kanban.
Funnelfasen aanpassen
Voeg funnelfasen toe, wijzig ze en verwijder ze.
Hoe voeg ik portfolio-items in bulk toe (vanuit Excel of klembord)
In het tabblad Funnel is het mogelijk om meerdere portfolio-items in één keer toe te voegen. Hierbij kun je ook direct waarden instellen voor de (custom)velden van de toegevoegde portfolio-items.
Hoe start ik een project vanuit een portfolio-item
Zet een initiatief direct vanuit de funnel om in een volwaardig project, waardoor het traject van idee naar uitvoering wordt gestroomlijnd.
Een rapportagemodel selecteren bij het starten van een project
Wanneer je een project start vanuit een portfolio-item, bevat het dialoogvenster Project starten een dropdown om het juiste rapportagemodel te selecteren. Zo sluit het project vanaf dag één aan op de rapportagestandaarden van je organisatie, zonder aanpassingen na de start.
Let op: De dropdown voor het rapportagemodel verschijnt alleen wanneer de instelling Classic portfolio reporting is ingeschakeld. Deze instelling wordt beheerd door een beheerder in Configuration → Portfolio Management. Wanneer deze is uitgeschakeld, worden de dropdown en de bijbehorende opties voor portfoliorapportage verborgen, zodat de interface overzichtelijk blijft.
Velden op kaarten aanpassen bij gebruik van een portfoliomodel
Wanneer een portfolio modelgedefinieerde funnelfasen gebruikt, kunnen portfoliomanagers extra velden toevoegen aan kaarten naast de standaardvelden van het model, mits een beheerder dit heeft ingeschakeld in de modelconfiguratie.
Voor beheerders:
- Open de modelconfiguratie voor het betreffende portfoliomodel.
- Schakel de instelling Allow managers to add fields on cards in en sla op.
Voor portfoliomanagers:
- Ga naar het tabblad Funnel.
- Open Fields on cards via het menu
⋮of de weergaveconfiguratie. - Selecteer extra velden om weer te geven. De modelvelden blijven de basis; je selecties komen daar bovenop.
Kaarten tonen dan zowel de modelgedefinieerde velden als de extra velden die de manager heeft geselecteerd. Dit geldt voor alle funnelfasen (niet per afzonderlijke fase).
Best practices
- Beoordeel items in elke fase regelmatig om knelpunten te voorkomen.
- Gebruik filters, labels en ingebouwde analyses om je portfolio beheersbaar te houden.
- Moedig bijdragers aan om complete, goed onderbouwde voorstellen aan te leveren voor efficiënte besluitvorming.
FAQ
Wie heeft toegang tot de Funnel-app?
Toegang is afhankelijk van gebruikersrollen; portfolio-/projectmanagers en stakeholders hebben doorgaans bewerkingsrechten.
Kunnen we rapporteren over funnelgegevens?
Ja, maak eigen rapporten en dashboards, en exporteer gegevens waar nodig.
Is er een audit trail?
Ja, alle acties worden gelogd voor governance.
Meer hulp nodig?
Neem voor stapsgewijze instructies of troubleshooting contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app help.
De Funnel-app van Fortes Change Cloud – strategie omzetten in doelgerichte, transparante beslissingen, elke stap van de weg.