Enterprise-portfolio
Inleiding
Wat is het Enterprise-portfolio? Het Enterprise-portfolio in Fortes Change Cloud biedt een strategisch overzicht op het hoogste niveau over meerdere portfolio's binnen de organisatie. Het stelt je in staat scenario's te maken op capaciteit (Skill/Team) of budget, met één overzicht over meerdere portfolio's heen. Dit geeft je centrale grip op je strategische capaciteit en gezamenlijke wijzigingsbudget.
Wie gebruikt het? Het Enterprise-portfolio wordt voornamelijk gebruikt door rollen die verantwoordelijk zijn voor strategische planning en governance op ondernemingsniveau, waaronder:
- Directie en senior management, om te beoordelen hoe alle portfolio's de bedrijfsstrategie ondersteunen en om investeringsbeslissingen te sturen.
- Enterprise-portfoliomanagers, om portfolio's onderling te coördineren en afstemming met strategische prioriteiten te waarborgen.
- PMO-directeuren en governanceteams, om compliance, prestaties en risico's over het portfoliolandschap heen te monitoren.
Welke waarde levert het op? Het Enterprise-portfolio levert waarde door:
- Strategisch overzicht te bieden: biedt een geconsolideerd overzicht van alle portfolio's, wat weloverwogen besluitvorming op ondernemingsniveau mogelijk maakt.
- Afstemming te verbeteren: zorgt ervoor dat initiatieven uit verschillende portfolio's bijdragen aan gedeelde doelstellingen en hoofdresultaten.
- Resource- en investeringsbeheer te verbeteren: ondersteunt organisatiebrede zichtbaarheid in capaciteitsallocatie en financiële prestaties via scenarioplanning.
- Scenarioplanning mogelijk te maken: hiermee kun je beschikbare capaciteit of budget verdelen over portfolio-items van verschillende deelnemende portfolio's en de verdeling opslaan als scenario.
Wat is Enterprise Portfolio Management?
Het uitgangspunt van Enterprise Portfolio Management (EPM) is dat je scenario's kunt maken op capaciteit (Skill/Team) of geld, met één overzicht over meerdere portfolio's heen. Dit geeft je centrale grip op je strategische capaciteit en gezamenlijke wijzigingsbudget. Via Insights (Power BI) zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar, zoals uitgebreide filtering en rapportage.
Voorbeeld: In je organisatie is er een groep projectmanagers die aan meerdere portfolio's is toegewezen. De portfolio's met (potentiële) projecten waarvoor deze projectmanagers worden ingezet, kunnen samen worden weergegeven in één Enterprise-portfolio. De beschikbare capaciteit kan vervolgens worden toegewezen aan de verschillende projecten, op basis van prioriteit of bijdrage aan doelstellingen.
Een Enterprise-portfolio aanmaken
- Klik op de app-selector linksboven in het scherm.
- Kies Portfolio.
- Selecteer de optie + Enterprise-portfolio toevoegen.
- Voer in het dialoogvenster een naam in voor het nieuwe Enterprise-portfolio, sla het op in een organisatie-eenheid en wijs een primaire eigenaar toe.
Let op: Je kunt een Enterprise-portfolio alleen opslaan in een organisatie-eenheid waarin Portfoliomanagement is geactiveerd en waarvoor je rechten hebt.
Deelnemen aan een Enterprise-portfolio
Bestaande portfolio's kunnen hun gegevens zichtbaar maken in een Enterprise-portfolio door aan te geven dat ze deelnemen. Een portfolio kan deelnemen aan meerdere Enterprise-portfolio's.
- Open het portfolio dat gaat deelnemen.
- Als je beheerder, manager of supporter van het portfolio bent, klik dan op het icoon Enterprise-portfolio's in de menubalk rechts.
- Klik in het scherm dat verschijnt op + Enterprise-portfolio toevoegen en kies het gewenste Enterprise-portfolio.
Let op: Deze opzet zorgt ervoor dat een Enterprise-portfolio geen directe toegang heeft tot een portfolio. Het recht op inzage moet expliciet worden gegeven door het betreffende portfolio.
:::warning Deelnemen deelt gegevens met alle gebruikers van het Enterprise-portfolio Toegang in een Enterprise-portfolio wordt uitsluitend bepaald door de rechten op het Enterprise-portfolio. Zodra een portfolio deelneemt, kan elke gebruiker met toegang tot het Enterprise-portfolio de items en planningsgegevens van dat portfolio zien, ook als die gebruiker geen rechten heeft op het deelnemende portfolio zelf. Controleer wie toegang heeft tot het Enterprise-portfolio voordat je deelneemt. :::
Om te zien aan welke Enterprise-portfolio's een portfolio deelneemt, open je het eigenschappenpaneel bovenaan de menubalk rechts.
Werken met het Enterprise-portfolio
Zodra portfolio's deelnemen, toont het Enterprise-portfolio de gegevens van die portfolio's, bijvoorbeeld geplande uren of kosten.
Beschikbaarheid en budget invoeren
Het idee achter het Enterprise-portfolio is dat centraal, over portfolio-items (projecten) van meerdere portfolio's heen, de capaciteit van bepaalde Skills/Teams of het financiële budget (per Financiële categorie) wordt toegewezen. Voer de beschikbare capaciteit in (als type Capaciteit) of geld (als type Gereserveerd) onderaan het scherm.
Let op: De configuratie en werking van de schermen in het Enterprise-portfolio is hetzelfde als die van de overeenkomstige schermen in een normaal portfolio. Het verschil is dat het bovenste raster is gegroepeerd per deelnemend portfolio, met de items van dat portfolio eronder. De portfoliorij is alleen een groepskop: je voert waarden in op de portfolio-items, niet op het portfolio.
Scenarioplanning
Zodra de beschikbare capaciteit en/of het budget zijn ingevoerd, kunnen deze worden verdeeld over de portfolio-items van de verschillende deelnemende portfolio's. De verdeling kan worden opgeslagen als scenario.
Wanneer een scenario naar tevredenheid is uitgewerkt en besproken met de deelnemende portfolio's, kun je het scenario toepassen. De toewijzing van capaciteit en/of budget wordt dan doorgevoerd in het Enterprise-portfolio en in de deelnemende portfolio's.
Doelstellingen in Enterprise-portfolio's
Enterprise-portfolio's ondersteunen doelstellingen, die een manier bieden om initiatieven van deelnemende portfolio's te categoriseren en op elkaar af te stemmen. Doelstellingen die op het niveau van het Enterprise-portfolio zijn gedefinieerd, kunnen worden gedeeld met deelnemende portfolio's, zodat consistente strategische afstemming gewaarborgd blijft.
Doelstellingen beheren
Doelstellingen kunnen worden beheerd op het tabblad Doelstellingen. Wanneer een portfolio gekoppeld is aan een Enterprise-portfolio, kunnen doelstellingen worden toegevoegd door:
- Doelstellingen selecteren uit een gekoppeld Enterprise-portfolio: deze zijn alleen-lezen in het deelnemende portfolio.
Voor meer informatie over het werken met doelstellingen en hoofdresultaten, zie het artikel over het tabblad Doelstellingen en de documentatie van de Strategie app.
Dashboard (Power BI)
Het Enterprise-portfolio bevat een Dashboard-tab op basis van Power BI. Deze tab laadt met een standaard Power BI-rapport dat meerdere tabbladen bevat, selecteerbaar onderaan het rapport.
Voor meer informatie over het gebruik van het Power BI-dashboard, zie BI Connectivity.
Best practices
- Gebruik Enterprise-portfolio's om centrale zichtbaarheid te krijgen over portfolio's die capaciteit of budget delen.
- Laat deelnemende portfolio's expliciet meedoen, zodat portfolio-eigenaren de controle over hun gegevens behouden.
- Gebruik scenarioplanning om verschillende verdelingen van capaciteit en budget te modelleren voordat je ze toepast.
- Maak gebruik van doelstellingen op het niveau van het Enterprise-portfolio om consistente strategische afstemming te waarborgen over alle deelnemende portfolio's.
- Gebruik het Power BI-dashboard voor rapportage en inzichten over portfolio's heen.
FAQ
Kan een portfolio deelnemen aan meerdere Enterprise-portfolio's? Ja. Een portfolio kan tegelijkertijd deelnemen aan meerdere Enterprise-portfolio's.
Heeft een Enterprise-portfolio directe toegang tot deelnemende portfolio's? Nee. Het recht op inzage moet expliciet worden gegeven door het portfolio dat wil deelnemen. Zodra het deelneemt, kunnen alle gebruikers van het Enterprise-portfolio de items en planningsgegevens ervan zien, ook gebruikers zonder rechten op het deelnemende portfolio.
Kunnen doelstellingen van een Enterprise-portfolio worden bewerkt in een deelnemend portfolio? Nee. Doelstellingen die zijn geselecteerd uit een gekoppeld Enterprise-portfolio zijn alleen-lezen in het deelnemende portfolio. Je kunt alleen aanvullende lokale doelstellingen aanmaken.
Wat gebeurt er wanneer een doelstelling wordt verwijderd of ontkoppeld? Portfolio-items die gekoppeld waren aan de verwijderde of ontkoppelde doelstelling worden verplaatst naar de lijst Geen doelstelling.
Verschillen de schermen van het Enterprise-portfolio van de reguliere portfolioschermen? De configuratie en werking van de schermen (bijvoorbeeld capaciteitsplanning, financiële planning) is hetzelfde als in een normaal portfolio. Het bovenste raster is gegroepeerd per deelnemend portfolio, met de portfolio-items als rijen. Er is geen bewerkbare rij op portfolioniveau.
Meer hulp nodig?
Neem contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de online kennisbank voor meer stapsgewijze configuratiehandleidingen.