Mijn uren
Introductie
Wat is de Uren-app?
De Uren-app in Fortes Change Cloud is waar je de tijd registreert die je aan je werk besteedt. Je vult wekelijkse weekstaten in door uren te boeken op projectactiviteiten (PA's) en niet-projectactiviteiten (NPA's, zoals verlof, training of vergaderingen). Zodra je klaar bent, dien je de weekstaat in voor goedkeuring.
Wie gebruikt het?
Elk teamlid dat tijd moet registreren, gebruikt de Uren-app. Dit geldt voor projectteamleden, consultants en iedere medewerker van wie de organisatie de gewerkte uren via Fortes Change Cloud bijhoudt.
Welke waarde levert het op?
- Geeft een duidelijk overzicht van de tijd die is besteed per project, programma of niet-projectactiviteit.
- Maakt nauwkeurige kostenbewaking mogelijk wanneer uren zijn gekoppeld aan uurtarieven.
- Ondersteunt de goedkeuringsworkflow, zodat managers weekstaten kunnen beoordelen en goedkeuren.
- Geeft inzicht in accountable hours: hoeveel uren je per week naar verwachting moet registreren.
Toegang tot de Uren-app
Er zijn twee manieren om de Uren-app te openen:
- Persoonlijke startpagina: wanneer je Fortes Change Cloud opent, toont je startpagina alle weekstaten die moeten worden ingevuld.
- App-selector: klik op de app-selector linksboven in het scherm en selecteer Uren.
Weekstaten
De Uren-app organiseert tijdregistratie in weekstaten. Elke week heeft zijn eigen weekstaat die je opent, invult en indient.
Een weekstaat openen
Wanneer je de Uren-app opent, zie je een tegel voor elke openstaande week. Klik op een tegel om de bijbehorende weekstaat te openen.
Vooraf ingevulde items
Als je eerder weekstaten hebt ingediend, worden de items van je meest recente weken automatisch vooraf ingevuld. Zo kun je meteen beginnen met het invoeren van uren voor dezelfde activiteiten, zonder ze opnieuw te hoeven opzoeken.
Uren registreren
Uren invoeren op bestaande items
- Open de weekstaat van de week waarvoor je uren wilt registreren.
- Klik op het dagveld naast het item waarop je uren wilt boeken.
- Voer het aantal uren in.
Een nieuw item toevoegen
Als een activiteit ontbreekt op je weekstaat:
- Klik op de knop Toevoegen (rechtsboven in het scherm).
- Er verschijnt een pop-up met je recent gebruikte items.
- Staat het gewenste item er niet tussen, typ dan een zoekterm in de zoekbalk.
- De bijpassende items worden getoond. Selecteer het item door op het selectievakje te klikken.
- Klik op Regel toevoegen om het geselecteerde item aan de weekstaat toe te voegen.
Typ % in de zoekbalk om alle beschikbare activiteiten te bekijken.
Je totalen controleren
De weekstaat toont het totaal aantal uren per dag boven de lijst met items. Gebruik dit om te controleren of je al je uren hebt verantwoord voordat je indient.
Accountable hours
Als jouw organisatie accountable hours gebruikt, toont de weekstaat hoeveel uren je naar verwachting moet registreren. Dit is gebaseerd op capaciteitsboekingen die voor jouw profiel zijn geïmporteerd. Zowel positieve als negatieve boekingswaarden worden ondersteund. Negatieve waarden worden afgetrokken van de positieve boekingen.
Indienen voor goedkeuring
Zodra je alle uren voor de week hebt geregistreerd:
- Klik op de knop Indienen (rechtsboven in het scherm).
- Je weekstaat wordt verzonden voor goedkeuring.
Na het indienen:
- Uren geboekt op projectactiviteiten worden doorgaans goedgekeurd door de projectmanager.
- Uren geboekt op niet-projectactiviteiten worden doorgaans goedgekeurd door de lijnmanager.
De exacte goedkeuringsflow hangt af van hoe jouw organisatie de goedkeuringsworkflow heeft ingericht. Zie Goedkeuringsworkflows voor meer informatie.
Afgekeurde weekstaten verwerken
Als een beoordelaar je weekstaat afkeurt, wordt deze aan je teruggegeven met de opmerkingen van de beoordelaar zichtbaar op de afgekeurde regels.
Om een afgekeurde weekstaat te corrigeren:
- Open de afgekeurde weekstaat.
- Bekijk de opmerkingen van de beoordelaar op de afgekeurde regels.
- Corrigeer de uren of items zoals aangegeven.
- Dien de weekstaat opnieuw in.
De Uren-app op mobiel gebruiken
De Uren-app is beschikbaar op mobiele apparaten (telefoon en tablet) als Progressive Web App (PWA). Installatie via een app store is niet nodig.
De mobiele app instellen
- Open de Uren-app in Fortes Change Cloud op je pc.
- Kopieer de URL van de Uren-app uit de adresbalk van je browser.
- Stuur de URL naar je mobiele apparaat (bijvoorbeeld via e-mail of een berichten-app).
- Open de URL op je mobiele apparaat in de browser.
- Tik op Installeren wanneer daarom wordt gevraagd, om de Uren-app aan je startscherm toe te voegen.
Eenmaal geïnstalleerd, kom je na het inloggen direct in de Uren-app terecht.
Best practices
- Registreer uren dagelijks of ten minste wekelijks om te voorkomen dat je vergeet waar je aan hebt gewerkt.
- Controleer je totalen voordat je indient, om zeker te weten dat je alle verwachte uren hebt verantwoord.
- Bekijk afgekeurde regels zorgvuldig: de opmerkingen van de beoordelaar leggen uit wat er moet veranderen.
- Gebruik de zoekfunctie bij het toevoegen van items om snel de juiste activiteit te vinden.
Veelgestelde vragen
Waarop kan ik uren boeken? Je kunt uren boeken op projectactiviteiten (PA's), niet-projectactiviteiten (NPA's), portfolio-items en programma-items, afhankelijk van hoe jouw organisatie tijdregistratie heeft ingericht.
Wat gebeurt er nadat ik mijn weekstaat heb ingediend? Deze komt in de goedkeuringsworkflow terecht. Projecturen gaan naar de projectmanager voor goedkeuring, en niet-projecturen gaan naar de lijnmanager. Je wordt op de hoogte gebracht als een indiening wordt afgekeurd.
Kan ik een ingediende weekstaat bewerken? Nee. Zodra een weekstaat is ingediend, kan deze alleen worden gewijzigd als deze door een beoordelaar wordt afgekeurd en aan je wordt teruggegeven.
Wat zijn accountable hours? Accountable hours laten zien hoeveel uren je per week naar verwachting moet registreren, op basis van geïmporteerde capaciteitsboekingen. Het helpt je te controleren of je alle verplichte uren hebt ingevoerd.
Waar configureer ik de instellingen voor tijdregistratie? Configuratie wordt gedaan door een systeembeheerder. Zie Tijdregistratie voor meer informatie.