Weekstaten goedkeuren
Introductie
Wat is weekstaatgoedkeuring?
Weekstaatgoedkeuring is het proces waarbij managers de weekstaten die teamleden hebben ingediend, beoordelen en goedkeuren. Fortes Change Cloud ondersteunt twee goedkeuringsniveaus:
- Goedkeuring door de projectmanager: de projectmanager beoordeelt de uren die op zijn project zijn geboekt.
- Goedkeuring door de lijnmanager / resource pool manager: de lijnmanager of resource pool manager beoordeelt en keurt de volledige weekstaat van een resource goed.
Beide niveaus zijn onafhankelijke stappen in de goedkeuringsworkflow. Dit artikel behandelt de goedkeuring door de lijnmanager / resource pool manager in de Start-app. Zie voor goedkeuring door de projectmanager Uren goedkeuren in de Project-app.
Wie kan weekstaten goedkeuren?
- Resource pool managers / lijnmanagers: keuren weekstaten van resources in hun resource pool goed of af.
- Beheerders: kunnen weekstaten voor alle resources goedkeuren of afkeuren.
Vereisten
Voordat weekstaten in de Start-app kunnen worden goedgekeurd, moet het volgende zijn ingesteld:
- Ga naar de instellingen van de organisatie-eenheid (OE).
- Schakel Resource Management in met Time Management.
Let op: Zonder deze instelling is de functionaliteit voor weekstaatgoedkeuring niet beschikbaar in de Start-app.
Een weekstaat goedkeuren
Wanneer een teamlid zijn weekstaat indient, verschijnt deze in de Start-app zodat de verantwoordelijke manager deze kan beoordelen.
Stappen om goed te keuren
- Open de Start-app.
- Ga naar de sectie Weekstaten. Er verschijnt een lijst met ingediende weekstaten.
- Selecteer de weekstaat die je wilt beoordelen.
- Controleer de uren, activiteiten en omschrijvingen.
- Klik op Goedkeuren om de weekstaat goed te keuren.
Let op: Als goedkeuring door de projectmanager ook is ingeschakeld, moet de projectmanager de uren op zijn project apart goedkeuren. Zie Uren goedkeuren in de Project-app voor meer informatie.
Een weekstaat afkeuren
Als een weekstaat fouten bevat of aanpassingen nodig heeft, kun je deze afkeuren en terugsturen naar het teamlid.
Stappen om af te keuren
- Open de Start-app.
- Ga naar de sectie Weekstaten.
- Selecteer de weekstaat die je wilt afkeuren.
- Klik op Afkeuren.
- Geef een reden voor de afkeuring, zodat het teamlid weet wat er gecorrigeerd moet worden.
Het teamlid ontvangt de afgekeurde weekstaat en kan de nodige aanpassingen doen voordat deze opnieuw wordt ingediend.
Een weekstaat heropenen en aanpassen
In sommige gevallen moet een al goedgekeurde weekstaat worden gecorrigeerd. Managers kunnen een weekstaat heropenen zodat het teamlid aanpassingen kan doen.
Stappen om te heropenen
- Open de Start-app.
- Ga naar de sectie Weekstaten.
- Zoek de goedgekeurde weekstaat die moet worden aangepast.
- Klik op Heropenen.
- De weekstaat wordt teruggestuurd naar het teamlid voor aanpassing.
Zodra het teamlid de wijzigingen heeft doorgevoerd en de weekstaat opnieuw heeft ingediend, doorloopt deze het goedkeuringsproces opnieuw.
Let op: Alleen resource pool managers, lijnmanagers en beheerders kunnen goedgekeurde weekstaten heropenen.
Goedkeuringsworkflow met twee niveaus
Fortes Change Cloud ondersteunt een goedkeuringsworkflow met twee niveaus voor weekstaten:
| Niveau | Goedkeurder | Waar | Wat wordt goedgekeurd |
|---|---|---|---|
| 1 | Projectmanager | Project-app: tabblad Uren goedkeuren | Uren geboekt op een specifiek project |
| 2 | Lijnmanager / resource pool manager | Start-app: Weekstaten | De volledige weekstaat van een resource |
Beide niveaus zijn onafhankelijk. Een projectmanager kan projecturen goedkeuren terwijl de lijnmanager de volledige weekstaat nog niet heeft goedgekeurd, en andersom.
Zie voor meer informatie over de goedkeuring door de projectmanager Uren goedkeuren in de Project-app.
Best practices
- Beoordeel weekstaten wekelijks om een opeenstapeling van niet-goedgekeurde weekstaten te voorkomen.
- Geef duidelijke feedback bij het afkeuren van een weekstaat, zodat het teamlid deze snel kan corrigeren en opnieuw indienen.
- Stem af met projectmanagers wanneer beide goedkeuringsniveaus actief zijn, zodat weekstaten efficiënt door de workflow gaan.
Veelgestelde vragen
V: Waarom zie ik geen weekstaten om goed te keuren in de Start-app? A: Controleer of Resource Management met Time Management is ingeschakeld in de instellingen van de organisatie-eenheid. Je moet ook zijn toegewezen als resource pool manager, lijnmanager of beheerder.
V: Keurt het goedkeuren van een weekstaat in de Start-app ook de projecturen goed? A: Nee. Goedkeuring door de projectmanager en goedkeuring door de lijnmanager zijn afzonderlijke stappen. Beide moeten zijn voltooid voordat de weekstaat volledig is goedgekeurd.
V: Kan ik een weekstaat heropenen die al is goedgekeurd? A: Ja. Resource pool managers, lijnmanagers en beheerders kunnen goedgekeurde weekstaten heropenen zodat het teamlid aanpassingen kan doen.
Support
Voor vragen over weekstaatgoedkeuring, neem contact op met support@fortes.nl.