Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Archiveren en verwijderen

Inleiding​

Fortes Change Cloud biedt de mogelijkheid om items te archiveren en permanent te verwijderen. Je kunt organisatie-eenheden, portfolio's, portfolio-items, mappen, programma's en projecten archiveren. Door te archiveren leg je een item opzij, met de mogelijkheid het later te herstellen, vergelijkbaar met een document in een archiefkast leggen. Een item permanent verwijderen wist het item en al onderliggende data, zonder mogelijkheid tot herstel.

Items archiveren​

Je kunt items archiveren vanuit het bijbehorende dashboard of detailscherm.

Vanuit een dashboard of lijst​

  1. Navigeer naar het betreffende dashboard (bijvoorbeeld de portfolio funnel of de startpagina van het project).
  2. Selecteer het item dat je wilt archiveren.
  3. Klik op Archiveren. Er verschijnt een bevestigingspop-up.
  4. Klik opnieuw op Archiveren om te bevestigen.

Het item wordt uit de actieve lijst verwijderd en verplaatst naar het archief.

Vanuit een detailscherm van een portfolio-item​

  1. Open het detailscherm van het portfolio-item door erop te klikken.
  2. Klik op ARCHIVEER DIT ITEM.
  3. Klik op Archiveren om te bevestigen.

Het portfolio-item wordt uit de lijst verwijderd en verplaatst naar het archief.

Let op: Bij het archiveren van een item worden ook alle onderliggende items gearchiveerd. Als je bijvoorbeeld een map archiveert die projecten bevat, worden die projecten ook gearchiveerd. Hetzelfde geldt voor organisatie-eenheden die portfolio's, mappen en projecten bevatten.

Gearchiveerde items herstellen​

Je kunt gearchiveerde items herstellen om ze terug te brengen naar hun oorspronkelijke actieve status.

Een portfolio-item herstellen​

Het portfolioarchief is een apart overzicht waarin je alle gearchiveerde portfolio-items kunt zoeken, filteren, sorteren en beheren.

  1. Klik op het uitklapmenu rechtsboven in het portfolioscherm en klik op Gearchiveerde items.
  2. Gebruik de zoekbalk of kolomsortering om het item te vinden dat je wilt herstellen.
  3. Selecteer het item en klik op Herstellen. Bevestig in de dialoog die verschijnt.

Het item wordt hersteld en is terug te vinden bij de actieve items.

Tip: Selecteer meerdere items en klik op Herstellen om ze in één keer te herstellen.

Een gearchiveerd portfolio-item bekijken​

Klik op een gearchiveerd item om de alleen-lezen detailweergave te openen. Deze toont de oorspronkelijke canvasindeling en alle veldwaarden. In de kop staat een (Gearchiveerd)-indicator. In deze weergave zijn alleen de acties Herstellen en Verwijderen beschikbaar.

Bulkbeheer​

Selecteer meerdere items in het archief via de selectievakjes en kies een van de volgende acties:

  • Herstellen: verplaatst de geselecteerde items terug naar de actieve portfolio.
  • Verwijderen: verwijdert de geselecteerde items permanent. Een bevestigingsdialoog voorkomt onbedoeld verwijderen.

Waarschuwing: Het permanent verwijderen van gearchiveerde items wist deze en alle onderliggende data. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een project herstellen​

  1. Open de startpagina van de Project-app.
  2. Klik op Gearchiveerde projecten om het archief te openen.
  3. Selecteer het project dat je wilt herstellen en klik op Herstellen.

Het project wordt hersteld en is weer terug te vinden bij de actieve projecten.

Items permanent verwijderen​

Je kunt items permanent verwijderen vanuit het archief. Deze actie is niet terug te draaien.

  1. Navigeer naar het betreffende tabblad of de lijst Archief (bijvoorbeeld Gearchiveerde items of Gearchiveerde projecten).
  2. Selecteer de items die je wilt verwijderen door ze aan te vinken.
  3. Klik op Verwijderen.
  4. Bevestig door op Verwijderen te klikken in het bevestigingsscherm.

De items zijn nu permanent verwijderd.

Waarschuwing: Het verwijderen van gearchiveerde items wist het item en alle onderliggende items permanent. De data kan niet worden hersteld.

Rapporteren over bewaartermijnen​

Organisaties die onder archiveringswetgeving vallen (zoals de Nederlandse Archiefwet) moeten vaak niet alleen gegevens gedurende een minimumtermijn bewaren, maar deze na afloop van die termijn ook beoordelen en verwijderen. Dit is een terugkerende vraag bij gemeenten, overheidsinstanties en andere gereguleerde organisaties die Fortes Change Cloud gebruiken.

Om dit te ondersteunen, bouw je een weergave op de rapportoverzichten (zie Werken met weergaven) die filtert op de datum waarop een item is gearchiveerd, zodat alleen items die langer dan de bewaartermijn van je organisatie gearchiveerd zijn, worden getoond. Zo krijg je in één overzicht de items die aan een beoordeling en, waar van toepassing, permanente verwijdering toe zijn.

Let op: Om het veld met de archiveringsdatum te configureren, raden we aan een consultant in te schakelen om dit betrouwbaar in te richten.

Best practices​

  • Archiveer voor je verwijdert: archiveer items altijd eerst. Verwijder items alleen permanent als je zeker weet dat de data niet meer nodig is.
  • Controleer onderliggende items: controleer voor het archiveren welke onderliggende items (bijvoorbeeld projecten binnen een map) ook worden gearchiveerd.
  • Gebruik het archief voor afgerond werk: archiveer afgeronde projecten en portfolio-items om je actieve lijsten overzichtelijk te houden.

Veelgestelde vragen​

Kan ik een permanent verwijderd item herstellen? Nee. Zodra een item permanent is verwijderd, kan de data niet worden hersteld.

Wat gebeurt er met onderliggende items als ik een bovenliggend item archiveer? Alle onderliggende items worden ook gearchiveerd. Het archiveren van een map archiveert bijvoorbeeld ook alle projecten daarbinnen.

Waar vind ik gearchiveerde items? Gearchiveerde items zijn te vinden op het tabblad Archief of via de optie Gearchiveerde items / Gearchiveerde projecten in de betreffende app.

Support​

Heb je vragen of hulp nodig bij het archiveren of verwijderen van items? Bezoek dan onze Support-pagina.