Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Workflows

Inleiding​

Wat zijn workflows?
Workflows ondersteunen gestructureerde besluitvorming. Ze worden gebruikt voor goedkeuringen en advies bij belangrijke portfolio- of projectbeslissingen, bijvoorbeeld het goedkeuren van een businesscase, een projectwijziging of een budget.

Wie gebruikt het?

  • Projectteamleden die goedkeuringen aanvragen.
  • Adviseurs die input geven voorafgaand aan een beslissing.
  • Goedkeurders, zoals portfoliomanagers, leden van de stuurgroep of het MT.
  • Coördinatoren die workflows beheren en monitoren.

Welke waarde levert het?

  • ...

Werken met goedkeuringsworkflows​

Een workflow starten​

  1. Zorg ervoor dat het Approval Workflow-segment is toegevoegd aan het canvas van een project of portfolio-item.
  2. Klik in het canvas op + Add om een nieuwe workflow te starten.
  3. Vul de details in:
    • Titel: duidelijk en herkenbaar.
    • Categorie: selecteer de vooraf ingestelde workflow die je wilt gebruiken.
    • Stuurgroep: selecteer indien nodig een specifieke goedkeuringsstap voor een individu.
    • Bijlagen: voeg eventuele ondersteunende documenten toe.
    • Bericht: voeg indien nodig achtergrondinformatie toe.
  4. Dien in om de workflow te starten.

Workflows toevoegen aan het canvas​

Om workflows beschikbaar te maken voor een portfolio of project:

  1. Open de canvas-editor voor het portfolio of project.
  2. Klik op + Segment toevoegen en kies Approval als segmenttype.
  3. Configureer het workflowsegment:
    • Groep: selecteer de groep die de workflows bevat die je wilt gebruiken.
    • Categorieën: kies welke workflows uit die groep beschikbaar moeten zijn.
    • Workflow versnellen (optioneel): maakt snellere herbeoordeling mogelijk als een workflow opnieuw wordt ingediend.
  4. Sla het canvas op.

Eenmaal geconfigureerd, kunnen workflows rechtstreeks vanuit het canvas worden gestart. Zie Canvas voor meer informatie over het gebruik van canvassen.

Mijn openstaande workflowtaken​

Openstaande workflowtaken zijn de goedkeurings- of adviesaanvragen die aan jou zijn toegewezen. Deze taken ontstaan vanuit lopende goedkeuringsworkflows die gekoppeld zijn aan projecten of portfolio-items. Ze vertegenwoordigen de stappen waarbij jouw inbreng — goedkeuring, afkeuring of advies — vereist is.

Waar vind je je openstaande workflowtaken​

Je eigen openstaande taken verschijnen op de dashboardpagina in de Approval Workflows-app en tonen de openstaande aanvragen die aan jou zijn toegewezen. Je ontvangt ook e-mailmeldingen met directe links naar de taak zodra een nieuwe stap aan jou wordt toegewezen.

Mogelijke acties op een workflow​

Wanneer je een workflowtaak opent, kun je:

  • Documenten en achtergrondinformatie bekijken die aan de workflow zijn gekoppeld.
  • Advies geven (niet-bindend) of het verzoek goedkeuren/afkeuren, afhankelijk van jouw rol in de workflow.
  • Opmerkingen toevoegen die worden opgeslagen in de audit trail.
  • De taak delegeren aan een vervanger als je tijdelijk niet beschikbaar bent.

Voortgang volgen​

  • Je kunt de status van elke workflow volgen in het project- of portfoliocanvas, en ook in de workflow zelf.
  • Het systeem houdt een audit trail bij, zodat altijd duidelijk is wie wat heeft besloten en wanneer.

Workflows​

Op de Workflows-pagina vind je alle workflows die met jou zijn geassocieerd: zowel je huidige openstaande workflows als de workflows waarbij je in het verleden betrokken was. Dit geeft je een compleet overzicht van je goedkeuringen, adviezen en afgeronde taken.

  • Start workflows met de knop + Add workflow.
  • Gebruik filters om de lijst te verfijnen (bijvoorbeeld op status, project of categorie), zie Filters and views .
  • Wissel tussen tegelweergave en gridweergave, afhankelijk van je voorkeur.
  • Workflows kunnen ook worden geëxporteerd voor rapportage- of archiveringsdoeleinden.
  • Systeembeheerders hebben volledige zichtbaarheid en kunnen alle workflows in het systeem bekijken.

Best practices​

  • Houd workflowstappen duidelijk en beperk ze tot wat noodzakelijk is.
  • Gebruik waar mogelijk rollen in plaats van met naam genoemde personen, voor meer flexibiliteit.
  • Voeg ondersteunende documenten toe om vertragingen in het goedkeuringsproces te voorkomen.

Veelgestelde vragen​

...
...

Meer hulp nodig?​

Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app hulp.