Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Configuraties

Inleiding​

Wat zijn workflowconfiguraties?
Configuraties bepalen de structuur en regels van goedkeuringsworkflows. Alleen vooraf ingestelde workflows kunnen door gebruikers worden gestart. Configuraties bepalen welke groepen, rollen en categorieën beschikbaar zijn.

Wie gebruikt het?

  • Systeembeheerders die de eerste managers van de workflows-app instellen.
  • Managers die toezicht houden op de algehele instellingen van workflowgroepen.
  • Coördinatoren die workflows aanmaken en onderhouden binnen hun toegewezen groep.

Belangrijkste rollen bij de configuratie​

  • Systeembeheerder
    Koppelt de eerste Manager aan de Approval Workflows-app.

  • Manager
    Heeft volledige rechten binnen de app. Kan andere managers toevoegen en coördinatoren aan groepen toewijzen.

  • Coördinator
    Wordt toegewezen aan een workflowgroep. Kan workflows voor die groep configureren en lopende workflowaanvragen beheren.

Configuratieproces​

  1. Een Manager toewijzen

    • De Systeembeheerder opent de Approval Workflows-app.
    • Voeg onder het tabblad Configuratie een Manager toe via de knop Leden.

  2. Groepen instellen

    • Groepen organiseren workflows per portfolio of organisatie-eenheid.
    • Elke groep kan een of meer Coördinatoren hebben die de workflows binnen die groep beheren.
    • Zie Groepen voor meer informatie.

  3. Rollen definiëren

    • Rollen koppelen mensen aan verantwoordelijkheden binnen de workflow.

    • Wijs vaste rollen toe (bijvoorbeeld portfoliomanager), zodat herverdeling eenvoudig blijft.

    • Optioneel: wijs een reservegoedkeurder toe om continuïteit te waarborgen.

    • Zie Rollen voor meer informatie.

  4. Categorieën (workflows) aanmaken

    • Categorieën vertegenwoordigen de daadwerkelijke goedkeuringsworkflows.

    • Elke categorie kan maximaal 5 stappen bevatten.

    • Stappen kunnen worden geconfigureerd als Goedkeuring of Advies, en ingesteld op opeenvolgend of parallel.

    • Rollen of personen worden aan elke stap toegewezen.

    • Zie Categorieën voor meer informatie.

Rollen​

Rollen vertegenwoordigen de mensen die verantwoordelijk zijn voor het geven van advies of goedkeuringen binnen workflows. In plaats van in elke workflow rechtstreeks individuele gebruikers toe te wijzen, fungeren rollen als plaatshouders die aan specifieke personen kunnen worden gekoppeld.

Waarvoor worden rollen gebruikt?​

  • Om te bepalen wie deelneemt aan workflowstappen (goedkeuring of advies).
  • Om eenvoudige vervanging mogelijk te maken: als de persoon achter een rol wijzigt, worden alle lopende en toekomstige workflows automatisch bijgewerkt.
  • Om flexibiliteit toe te voegen: sommige stappen kunnen worden ingesteld om rollen te gebruiken, andere vereisen handmatige selectie van personen bij het starten van de workflow.

Soorten rollen​

  • Vaste rollen
    Gebruikt voor terugkerende verantwoordelijkheden zoals Portfoliomanager of Controller.

  • Projectspecifieke rollen
    Gebruikt voor verantwoordelijkheden die per project verschillen (bijvoorbeeld leden van de stuurgroep). In deze gevallen selecteren gebruikers de daadwerkelijke personen bij het starten van de workflow.

Roldetails​

Bij het definiëren van een rol geef je op:

  • Naam: duidelijk en herkenbaar (bijvoorbeeld "Portfoliomanager").
  • Goedkeurder: de persoon die momenteel aan de rol is gekoppeld.
  • Reservegoedkeurder (optioneel): een vervanger die kan optreden als de primaire goedkeurder niet beschikbaar is.

Waar vind je rollen​

  • Rollen worden aangemaakt en beheerd in de Approval Workflows-app onder het tabblad Configuratie.
  • Ze worden toegewezen aan stappen binnen categorieën (workflows) om te bepalen wie in elke fase handelt.

Categorieën​

Categorieën vertegenwoordigen de daadwerkelijke goedkeuringsworkflows die gebruikers kunnen starten. Elke categorie definieert een reeks stappen, de betrokken deelnemers en de regels voor hoe goedkeuringen of adviezen worden verzameld.

Structuur van categorieën​

  • Stappen
    Een categorie kan maximaal 5 opeenvolgende stappen bevatten.
    Elke stap bepaalt:

    • Het staptype (Goedkeuring of Advies).
    • Of deze opeenvolgend of parallel verloopt.
    • Wie deelneemt (rollen of individuele personen).

  • Naamgeving
    Categorieën worden opgeslagen onder duidelijke, herkenbare namen, zodat gebruikers eenvoudig de juiste workflow kunnen selecteren bij het starten ervan.

Staptypen en hun gedrag​

  • Adviesstap

    • Deelnemers geven input zonder formeel goed te keuren of af te keuren.
    • Nuttig om deskundige meningen te verzamelen voordat de besluitvormingsfase begint.
    • Opmerkingen worden opgeslagen in de audit trail.

  • Goedkeuringsstap

    • Deelnemers moeten expliciet goedkeuren of afkeuren.
    • De workflow gaat pas verder zodra aan de goedkeuringsregels voor deze stap is voldaan.

Opeenvolgend versus parallel​

  • Opeenvolgend

    • Deelnemers handelen na elkaar, in de vastgelegde volgorde.
    • De volgende persoon kan pas handelen nadat de vorige is afgerond.
    • Het beste te gebruiken wanneer beslissingen afhankelijk zijn van eerdere input (bijvoorbeeld een stuurgroep die advies beoordeelt).

  • Parallel: allemaal verplicht

    • Alle deelnemers moeten handelen, maar ze kunnen dit onafhankelijk van elkaar doen.
    • De stap is voltooid zodra elke toegewezen persoon zijn advies of goedkeuring heeft ingediend.
    • Nuttig om meerdere perspectieven tegelijk te verzamelen (bijvoorbeeld controller + architect).

  • Parallel: één voldoende

    • De stap is voltooid zodra één deelnemer heeft gehandeld.
    • Gebruikt voor efficiëntie wanneer de input van één goedkeurder voldoende is (bijvoorbeeld wanneer een van meerdere plaatsvervangers kan aftekenen).

Rollen versus personen​

  • Rollen

    • Het meest geschikt voor vaste verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld Portfoliomanager, Controller).
    • Het opnieuw toewijzen van de persoon achter een rol werkt automatisch alle lopende en toekomstige workflows bij.

  • Personen

    • Gebruikt wanneer deelnemers per project verschillen (bijvoorbeeld leden van de stuurgroep).
    • Bij het starten van de workflow moet de gebruiker selecteren wie de rol in dit geval zal vervullen.

Voorbeeld: workflow voor een wijzigingsverzoek​

  1. Stap 1: Advies

    • Controller + Architect (parallel, allemaal verplicht).
    • Beide moeten onafhankelijk van elkaar hun advies indienen.

  2. Stap 2: Goedkeuring

    • Stuurgroep (opeenvolgend).
    • Elk lid keurt goed in de vastgelegde volgorde.

  3. Stap 3: Definitieve goedkeuring

    • Portfoliomanager (enkele rol).
    • De workflow is voltooid zodra deze is goedgekeurd.

Dit voorbeeld laat zien hoe verschillende configuratiekeuzes het pad en gedrag van de workflow bepalen.

Best practices​

  • Houd het aantal stappen beperkt om lange vertragingen te voorkomen.
  • Gebruik Advies-stappen vroeg in het proces om consensus op te bouwen, en Goedkeuring-stappen voor formele besluiten.
  • Kies waar mogelijk voor parallel om tijd te besparen, tenzij de volgorde cruciaal is.
  • Gebruik rollen voor terugkerende posities, en personen alleen voor specifieke deelnemers.
  • Geef categorieën altijd duidelijke namen die hun doel beschrijven (bijvoorbeeld "Goedkeuring businesscase", "Wijzigingsverzoek").

Veelgestelde vragen​

...
...

Meer hulp nodig?​

Neem voor stapsgewijze instructies of het oplossen van problemen contact op met je Fortes Change Cloud-beheerder of raadpleeg de in-app hulp.