Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Importeren & exporteren

De Import/Export app maakt het mogelijk om data uit te wisselen tussen Fortes Change Cloud en externe systemen. Je kunt data vanuit FCC exporteren naar bestanden, of data vanuit bestanden importeren in FCC. De module ondersteunt ook het automatiseren van deze taken voor continue gegevensuitwisseling met applicaties zoals financiële systemen of hr-applicaties.

Ondersteunde bestandstypen​

RichtingOndersteunde formaten
ImporterenCSV, XML
ExportCSV, XML, HTML

Let op: Voor HTML-export is activering via een licentiesleutel vereist. Neem contact op met Support om dit te activeren.

Een exporttaak aanmaken​

  1. Ga naar de Import/Export app.
  2. Klik onder Exporttaken op + om een nieuwe taak aan te maken.
  3. Vul de verplichte velden in:
    • Naam, Omschrijving en Eigenaar
    • Datatype (bijv. Entry, Portfolio-item)
    • Bestemmingstype: Bestand op server of Bestand in documentenlijst
    • Exportformaat: CSV of XML
  4. Ga naar het tabblad Filter om de kolommen en filters voor de gegevens die je wilt exporteren te selecteren.
  5. Klik op het tabblad Algemeen op Nu uitvoeren om de export uit te voeren.
  6. Controleer het tabblad Logboek om het resultaat te verifiëren.

CSV-weergavenamen​

Bij het exporteren naar CSV kun je bepalen hoe kopnamen, selectiewaarden, referenties en personen worden weergegeven. Kies op het tabblad Algemeen voor elke optie tussen Interne naam / ID en Weergavenaam.

Geaggregeerde boekingen​

Om gegroepeerde boekingen te exporteren in plaats van afzonderlijke boekingsregels, ga je naar het tabblad Filter van een Entry-exporttaak en schakel je het selectievakje Boekingen aggregeren in.

Een importtaak aanmaken​

  1. Ga naar de Import/Export app.
  2. Klik onder Importtaken op + om een nieuwe taak aan te maken.
  3. Vul de verplichte velden in:
    • Naam, Omschrijving en Eigenaar
    • Datatype
    • Importformaat: CSV of XML
    • Brontype: Bestand op server of Bestand in documentenlijst
    • Bron: moet exact overeenkomen met de bestandsnaam van het importbestand
  4. Bereid je importbestand voor en upload het (zie Vereisten voor bestandsformaten hieronder).
  5. Ga naar het tabblad Veldmapping en configureer de mapping (zie Veldmapping configureren hieronder).
  6. Klik op het tabblad Algemeen op Nu uitvoeren om de import uit te voeren.
  7. Controleer het tabblad Logboek om het resultaat te verifiëren.

Veldmapping configureren​

Op het tabblad Veldmapping bepaal je hoe data uit je importbestand wordt gekoppeld aan FCC-velden, en onder welke voorwaarden data wordt aangemaakt of bijgewerkt.

Importvoorwaarde​

Selecteer het type import op basis van je Datatype. De beschikbare opties zijn afhankelijk van het gekozen Datatype:

  • Boekingen: Altijd een nieuwe boeking aanmaken / Als de boeking al bestaat, eerst een tegenboeking aanmaken en dan een nieuwe boeking aanmaken / Als er al een boeking bestaat, overslaan
  • Portfolio-items: Altijd een nieuw item aanmaken / Een nieuw item aanmaken als er geen match is met een bestaand item / Als er geen match is, geen nieuw item aanmaken

Bronvelden koppelen aan FCC-velden​

Selecteer voor elke rij in de mappingtabel het bronveld (kolomnaam uit je importbestand) dat overeenkomt met een FCC-veld. Velden gemarkeerd met * zijn verplicht.

  • Als een verplicht veld niet aanwezig is in je importbestand, kies je Vaste waarde en voer je een constante waarde in (bijv. voor Eigenaar).

Referentieconfiguratie​

De referentie is de unieke identificatie die wordt gebruikt om rijen uit je importbestand te matchen met bestaande objecten in FCC. Configureer het volgende:

InstellingOmschrijving
BronveldDe kolom in het importbestand die de unieke waarde per rij bevat
Matchend referentie-objecttypeHet objecttype waartoe de referentie behoort (bijv. Project, Entry)
Matchend referentieveldHet FCC-veld dat overeenkomt met het bronveld (bijv. ID, Projectcode)
Verplichte matchIndien ingeschakeld is een exacte match tussen het bron- en referentieveld vereist om de rij te importeren

Let op: Het gebruik van het ID-veld als matchende referentie wordt beschouwd als best practice, omdat dit uniciteit garandeert. Zorg ervoor dat je het referentieveld opneemt in je veldmapping.

Koppeling aan bovenliggend item (portfolio-items)​

Bij het importeren van portfolio-items moet je ook de koppeling aan het bovenliggende item configureren, zodat items in de juiste portfolio worden geïmporteerd.

Voorbeeld: werkelijke kosten op projecten importeren​

  1. Stel Datatype in op Entry.
  2. Kies een importvoorwaarde (bijv. altijd nieuwe boekingen aanmaken, of bestaande bijwerken via tegenboekingen).
  3. Koppel de verplichte velden:
    • Referentie: koppelt de boeking aan het juiste FCC-object
    • Timeline Unit: bijv. Geld of Uren
    • Type: bijv. Besteed, Budget, Committed

Let op: Een import kan worden teruggedraaid door het bijbehorende logboekitem te verwijderen.

Vereisten voor bestandsformaten​

CSV-bestanden​

  • Kolomkoppen mogen alleen reguliere tekens of _ bevatten (geen speciale tekens, geen spaties).
  • Elke rij moet alle gemapte velden bevatten.
  • Het standaardscheidingsteken is puntkomma ;. Dit is instelbaar in de importtaak.
  • Bestanden moeten UTF-8-gecodeerd zijn. ANSI- of Unicode-codering kan ertoe leiden dat speciale tekens worden weergegeven als ?.

Voorbeeld:

Costs;Date;SAP_ID;Category;Type
25000;2018-01-01;118225;Opex;Budget
150.50;2018-01-30;118225;Opex;Actual

XML-bestanden​

  • Gebruik de W3C XML-specificatie met root-tag <objects> en correct benoemde objecttags.
  • Het bestand moet alle velden bevatten die in de veldmapping zijn geconfigureerd.
  • Bestanden moeten UTF-8-gecodeerd zijn.

Voorbeeld:

<objects>
  <Entry>
    <fields>
      <Costs>0.00</Costs>
      <Date>2005-01-03</Date>
      <Hours>0.00</Hours>
      <SAPID>118225</SAPID>
      <Person>1296</Person>
    </fields>
  </Entry>
</objects>

Opmaak van datatypen​

DatatypeOpmaakVoorbeelden
TekstOptioneel tussen "" geplaatst"value with ; semicolon"
Datum/tijdYYYY-MM-DD hh:mm:ss2018-10-05, 2018-10-28 12:12:06
Getal[-]n[.d]10000.00, -25.04, 400
ValutaZelfde als getalformaatWordt geïmporteerd als de standaardvaluta, tenzij gemapt
Boolean1, y, yes, true = waarElke andere waarde wordt als onwaar beschouwd
SelectGebruik databasewaardenWaarden worden geïmporteerd zonder validatie

Let op: Tekstvelden mogen geen harde of zachte regeleinden bevatten. Als de tekst de doelveldlengte overschrijdt, wordt deze afgekapt.

Problemen oplossen​

Speciale tekens worden weergegeven als ?​

Zorg ervoor dat je importbestand UTF-8-codering gebruikt:

  • In Notepad: klik op Opslaan als en selecteer UTF-8 bij Codering.
  • In Notepad++: ga naar Character set, kies Convert to UTF-8 en sla het bestand op.

Veelvoorkomende foutmeldingen​

FoutOorzaak
Source file not specifiedGeen bronbestand geconfigureerd in de importtaak
Source file doesn't existHet bronbestand is niet toegankelijk voor FCC
Import map not defined yetDe importtaak is nog niet volledig geconfigureerd
Unique field in import file not specifiedGeen bronveld of matchend referentieveld ingevoerd
Not a valid pathDe doelmap voor de export is ongeldig

Veelgestelde vragen​

Kan ik import- of exporttaken automatiseren? Ja. Taken kunnen worden ingepland voor automatische uitvoering, zodat continue gegevensuitwisseling met externe systemen mogelijk is.

Wat gebeurt er als ik data importeer die al bestaat? Dit is afhankelijk van de importvoorwaarde die je configureert. Mogelijke opties zijn: altijd nieuw aanmaken, een tegenboeking en vervolgens een nieuwe boeking aanmaken, of bestaande boekingen overslaan.

Kan ik de Import/Export app gebruiken om de beschikbaarheid van resources bij te werken? Ja. Je kunt beschikbaarheids- en allocatiegegevens voor resources importeren. Dit is handig voor bulkupdates vanuit een hr-systeem.

Support​

Voor vragen of problemen met betrekking tot het importeren en exporteren van data, neem je contact op met Fortes Support.