Ga naar hoofdinhoud
Versie: Versie 22

Funnelfase-workflows op portfolio-items

Portfoliomanagers kunnen nu per portfolio-item bij bijdragende teams informatie opvragen die past bij de funnelfase van het item. Een workflow kan worden geconfigureerd om alleen te starten wanneer een item zich in specifieke funnelfases bevindt, en een nieuw segment Workflows op het portfolio-item toont welke workflows voor dat item lopen en hoe ver ze zijn.

Voorheen gold een workflow altijd voor het hele portfolio en was er geen gestructureerde manier om op verschillende punten in de funnel andere informatie te verzamelen. Met deze update bepaal je per workflow wanneer deze beschikbaar wordt en welk team deze ontvangt, en volg je het resultaat vanuit het item zelf.

Let op: Dit bouwt voort op de bestaande functionaliteit Workflows. Wat een workflow opvraagt, hoe een team deze invult, en hoe ingediende wijzigingen worden beoordeeld en toegepast, blijft ongewijzigd.

Kiezen hoe een workflow start​

Op het tabblad Workflows, subtabblad Configuratie, biedt de instelling Workflowtrigger twee opties:

  • Handmatig door dit portfolio maakt er een Portfolio-workflow van. Deze is altijd startbaar en wordt vanuit het tabblad Workflows gestart voor het hele portfolio.
  • Handmatig in de portfolio-itemdetails voor de volgende fases maakt er een Funnelfase-workflow van. Als je dit kiest, verschijnt een meervoudige selectie van funnelfases, en wordt de workflow alleen startbaar zolang een item zich in een van de geselecteerde fases bevindt.

Een Funnelfase-workflow heeft minstens één funnelfase nodig en kan niet worden opgeslagen zonder. Het kiezen van de funnelfase-trigger vervangt ook de configuratie Set of items door een korte scope-toelichting, omdat een Funnelfase-workflow altijd geldt voor het ene item waarop deze is gestart.

Workflows starten nooit automatisch wanneer een item in een fase komt. Het starten is altijd een bewuste actie van een persoon.

Workflowconfiguratiescherm met de funnelfase-specifieke Workflowtrigger geselecteerd, een meervoudige selectie van funnelfases met Ideation en Business case, de sectie Set of items vervangen door een scope-toelichting, en de Teams-opties met Fixed team geselecteerd

Kiezen welk team de workflow ontvangt​

Onder het label Teams biedt de configuratie twee opties:

  • Alle bijdragende teams gebruikt het eigen bijdragende team van elk item. Wanneer een Portfolio-workflow betrekking heeft op meerdere items, ontvangt elk team één workflow met alle items waaraan het bijdraagt, in plaats van één workflow per item.
  • Vast team stuurt de workflow naar één team dat bij het configureren wordt gekozen. Alleen teams die op dat moment in de eigenschap Contributing teams van het portfolio staan, kunnen worden geselecteerd, en het eigen bijdragende team van het item wordt genegeerd.

Als een vast team later wordt gearchiveerd of verwijderd uit de eigenschap Contributing teams, markeert de configuratie dit in rood met een waarschuwingspictogram. Dit blokkeert echt: de workflow kan niet worden gestart totdat een geldig team is geselecteerd, omdat er geen terugvalteam is.

Zien welke configuraties aandacht nodig hebben​

De lijst met workflowconfiguraties heeft een kolom Status die problemen zichtbaar maakt zonder dat je elke configuratie hoeft te openen. Elke melding verschijnt als een pictogram met een korte boodschap ernaast:

  • Funnelfase verwijderd, andere funnelfases nog geldig voor een Funnelfase-workflow die een van zijn funnelfases is kwijtgeraakt.
  • Geen geldige funnelfase, workflow kan niet starten voor een Funnelfase-workflow waarvan de enige funnelfase is verwijderd.
  • Team niet beschikbaar, workflow kan niet starten voor een workflow met een vast team dat niet meer bereikbaar is.

De meldingen over funnelfases zijn signalerend en niet blokkerend, dus de configuratie blijft vermeld en bewerkbaar. De melding over een niet-beschikbaar team weerspiegelt een blokkerende situatie, zoals hierboven beschreven.

Het segment Workflows op een portfolio-item​

Managers en Support kunnen via de canvasconfiguratie op het tabblad Funnel een segment Workflows toevoegen aan een portfolio-itemcanvas. Er kan één segment per canvas worden geplaatst, en alleen op portfolio-itemcanvassen, niet op sub-items zoals risico's of issues.

Eenmaal geplaatst toont het segment de workflows van dat item in het detailvenster van het item, gegroepeerd per workflowconfiguratie. Binnen een groep wordt de meest urgente instantie als volledige rij getoond, met verdere openstaande instanties compact eronder. Workflows die nu gestart kunnen worden, verschijnen als eigen rij, buiten de groepen. Het segment is gesorteerd met eerst startbare workflows, dan workflows met lopende instanties, en ten slotte workflows met alleen afgeronde instanties.

Elke instantie toont zijn status als een pictogram met een tekstlabel: wachtend op team, wachtend op beoordeling, afgekeurd terug naar team, of afgerond. Elke instantie toont ook de funnelfase waartoe deze behoort. Een workflow die is afgerond in de huidige funnelfase van het item toont Afgerond in deze funnelfase, een workflow die elders is afgerond noemt die funnelfase bij naam, en een funnelfase die niet meer bestaat wordt getoond met een neutraal archiefpictogram, omdat dit informatief is en geen waarschuwing.

Afgeronde instanties zitten achter de schakelaar Toon afgeronde workflows, met maximaal twee per groep, en Show more completed om de rest te tonen. Vanuit een instantie kun je de workflow in het portfolio openen om bij de bestaande acties per instantie te komen, zoals deze annuleren.

Segment Workflows op het detailvenster van een portfolio-item, met bovenaan een startbare rij Business case, een gegroepeerde Monthly report die wordt gedeeld door meerdere items met instanties die wachten op beoordeling en op team, en afgeronde workflows daaronder

Een workflow starten vanuit een item​

Een Funnelfase-workflow wordt vanuit het segment gestart door een Manager, een Support-gebruiker, of de Eigenaar of Bijdrager van het item. Deze kan alleen worden gestart terwijl het item zich in een van de geconfigureerde funnelfases bevindt, en er kan maar één instantie tegelijk actief zijn. Zodra die instantie is afgerond of geannuleerd, kan de workflow opnieuw worden gestart.

Wanneer een workflow die is ingesteld op Alle bijdragende teams wordt gestart voor een item dat nog geen bijdragend team heeft, word je gevraagd er een te kiezen in plaats van geblokkeerd te worden. Het gekozen team wordt opgeslagen op het item.

Portfolio-workflows kunnen niet vanuit het segment worden gestart. Ze worden gestart vanuit het tabblad Workflows en verschijnen alleen ter monitoring in het segment.

Een lopende instantie blijft zichtbaar, ook wanneer het item naar een andere funnelfase verplaatst. De verplaatsing annuleert de instantie niet.

Rollen en rechten​

  • Managers en Support configureren workflows, plaatsen het segment Workflows en starten workflows.
  • De Eigenaar of Bijdrager van een portfolio-item kan een Funnelfase-workflow starten op dat item, ook zonder een managementrol op portfolioniveau.
  • Wie het segment ziet, volgt uit de canvas- en funnelfaseconfiguratie. Iedereen die het item kan openen en zich in een funnelfase bevindt waarvoor het segment is geconfigureerd, ziet het.
  • Het bijdragende team vult de workflow in en dient deze in via de Teams-app, en Managers of Support van het bronportfolio beoordelen de inzending voordat deze wordt toegepast.