Houd grip op een portfolio met de Portfolio app van Fortes Change Cloud. De app bestaat uit verschillende tabs die samen een functioneel en uitgebreid overzicht in het portfolio bieden. Gebruik alle tabs voor een optimaal gebruik van de Portfolio app.
In dit artikel vind je antwoord op de volgende vragen:
- Wat is het doel van de Portfolio app?
- Wat zijn de functionaliteiten van de Portfolio app?
- Hoe richt ik de Portfolio app in?
Wat is het doel van de Portfolio app?
Met de Portfolio app creëer je overzicht in jouw portfolio’s. Hierdoor wordt het dus makkelijker een portfolio te managen en inzicht te creëren in de voortgang van de portfolio items. Daarnaast stelt de Portfolio app je in staat te blijven focussen op bedrijfsbrede strategieën en lokale doelstellingen door de bijdrage van portfolio-items aan de doelstellingen en strategieën te visualiseren en te prioriteren in de balanceren tab. Bovendien plan je in de mijlpalenplanning alle belangrijke mijlpalen en portfolio-items, en creëer je inzicht in de benodigde en beschikbare capaciteit in de capaciteitsplanning. Verder biedt de Portfolio app de mogelijkheid issues en risico’s in kaart te brengen.
Wat zijn de functionaliteiten van de Portfolio app?
De Portfolio app bestaat uit verschillende tabs. De tabs vormen samen een tool om jouw portfolio helder neer te zetten en succesvol af te ronden. Echter, elke tab heeft zijn eigen functionaliteit en doel. De functionaliteit van elke tab wordt hieronder toegelicht.
Portfolio-funnel
In de Portfolio-funnel visualiseer je het portfolio-proces door processtappen aan te maken en portfolio-items te verdelen over deze processtappen. Voeg canvassen toe aan de verschillende processtappen, zodat de relevante informatie van elk portfolio-item wordt weergegeven. Zo creëer je inzicht in de voortgang van het portfolio-proces en de status van de portfolio-items. Lees meer over de Portfolio-funnel op Hoe gebruik ik de portfolio-funnel om een proces weer te geven?
Balanceren
De Balanceren tab bevat alle relevante informatie van de portfolio-items. Zo kun je hier bijvoorbeeld een uitgebreid financieel overzicht creëren en de statussen van de portfolio-items bijhouden. Gebruik doelstellingen, financiën en velden om de informatie weer te geven en rangschik de portfolio-items op basis van prioriteit. Lees meer over de Balanceren tab op Hoe gebruik ik de balanceren tab?
Mijlpalenplanning
Met de Mijlpalenplanning creëer je een planning volgens de Gantt-principes. Plan de portfolio-items in en creëer sub-items voor belangrijke onderdelen of mijlpalen. Voeg ook onderlinge afhankelijkheden toe om aan te geven dat een portfolio-item pas kan worden gestart wanneer een andere is voltooid. De ontstane planning biedt inzicht in het verloop van het portfolio-proces en dient als leidraad voor de capaciteitsplanning. Lees meer over de Mijlpalenplanning op Hoe gebruik ik de mijlpalenplanning?
Capaciteitsplanning
De Capaciteitsplanning biedt inzicht in de benodigde en de beschikbare capaciteit voor items binnen het portfolio, door deze in te vullen in de tab. Zo is makkelijk te zien of de planning moet worden aangepast. Lees meer over de Capaciteitsplanning op Hoe gebruik ik de capaciteitsplanning?
Doelstellingen volgen
Gebruik de Doelstellingen volgen tab om de prestatie van het portfolio of van de portfolio-items per doelstelling te bekijken. Zo is in één oogopslag te zien of er vooruitgang wordt geboekt en welke doelstelling extra aandacht nodig heeft. Daarnaast is het mogelijk doelstellingen in te stellen voor het huidige portfolio, zowel uit een bedrijfsbrede strategie als een lokale doelstelling voor dit portfolio. Lees meer over het gebruik van de Doelstellingen volgen tab op Hoe gebruik ik de doelstellingen volgen tab?
Issues
De Issues tab stelt je in staat de issues binnen het proces bij te houden. Geef aan of de issue een vraag, wijzigingsverzoek, zorg of een ander type is en wijs hem toe aan een specifiek persoon. Daarnaast kun je in deze tab zelf kolommen toevoegen, zodat het overzicht precies wordt zoals jij dat wilt! Lees meer over de Issues tab op Hoe houd ik issues bij in mijn portfolio?
Risico’s
Houd de risico’s van een portfolio bij in de Risico’s tab. In deze tab geef je de kans en de impact van een risico aan, en wijs je het risico toe aan iemand. Ook kun je in deze tab kolommen toevoegen om het overzicht in te richten zoals jij dat wilt! Lees meer over de Risico’s tab op Hoe houd ik risico’s bij in mijn portfolio?
Hoe richt ik de Portfolio app in?
- Maak een nieuw portfolio aan door te klikken op
Portfolio toevoegenop het dashboard van de Portfolio app.- Je kunt er ook voor kiezen om een nieuw portfolio toe te voegen met een best practice als basis. Dit betekent dat een aantal dingen in het portfolio automatisch worden aangemaakt, bijvoorbeeld de processtappen in de portfolio-funnel. Je bepaalt zelf welke portfolio’s kunnen worden gebruikt als best practice en welke elementen uit het portfolio worden gebruikt als best practice.
- Vergeet niet jezelf als manager aan het portfolio toe te voegen! Doe je dit niet, dan kan het zijn dat je zelf het portfolio niet kunt bewerken.
- Klik op een portfolio om het te bekijken. Zijn er tabs die je denkt niet te gebruiken? Maak ze onzichtbaar door te klikken op de instellingen knop en de tabs te deselecteren.
- Zorg dat alle relevante personen bij het portfolio kunnen. Dit doe je door te klikken op
Ledenen de relevante personen in de relevante rollen toe te voegen. Zo kunnen er meerdere managers zijn binnen een portfolio, of kan het juist belangrijk zijn dat alle programma managers het portfolio kunnen bekijken. - Begin met het invullen van de tabs. Begin bijvoorbeeld met het definiëren van processtappen in de portfolio-funnel.
